Buku Petunjuk

Buat Kredit/Debit Memo

Updated at: July 18, 2019
Last updated by: Jessica

Apa itu kredit/debit memo? kredit memo di Jurnal dibagi menjadi 2 bagian, yaitu kredit memo pelanggan dan debit memo supplier.

  • Kredit memo adalah saldo hutang perusahaan ke pelanggan atau dengan kata lain, pelanggan menitipkan sejumlah uang kepada perusahaan dengan kondisi faktur penjualan belum diterbitkan.
  • Debit memo adalah saldo utang supplier kepada perusahaan yang belum dibayarkan dan biasanya timbul karena kelebihan pembayaran baik via transfer atau cash.

Kredit/debit memo yang telah dibuat di Jurnal ini nantinya dapat dicatat sebagai pelunasan terhadap faktur penjualan/pembelian dan dicatat sebagai pengembalian ke pelanggan atau pengembalian dari supplier.

Selain kredit/debit memo yang dibuat sendiri di aplikasi Jurnal melalui menu Pelanggan dan Supplier, ada beberapa pemicu terbuatnya kredit/debit memo otomatis di Jurnal yaitu:

  • Hasil retur penjualan/pembelian
    *ketika faktur penjualan/pembelian telah lunas;
  • Kelebihan pembayaran (overpayment);
    Note: Untuk mengaktifkan fitur overpayment, Anda harus menghubungi support kami.

Pada bagian ini, Anda akan melihat penjelasan mengenai:

  1. Cara Membuat Kredit/Debit Memo
  2. Cara Mengubah dan Menghapus Kredit/Debit Memo
  3. Cara Mencetak Kredit/Debit Memo
  4. Cara Mencetak Pengembalian Kredit/Debit Memo
     

1. Cara Membuat Kredit/Debit Memo


Misalkan, pada tanggal 27 April 2017, pelanggan Anda bernama PT Holastica menitipkan sejumlah uang atau deposit kepada Anda sebesar Rp 500.000 via transfer Bank BCA. Uang ini nantinya akan digunakan sebagai pelunasan terhadap pembelian PT Holastica untuk sparepart.

Maka, Anda dapat mencatat deposit ini dengan cara:

  1. Masuk ke menu Kontak;
  2. Klik nama pelanggan 'PT Holastica';
  3. Pada kanan atas halaman detil pelanggan, klik “Buat Transaksi” > “Kredit Memo”;
  4. Pilih tanggal transaksi '27/08/2018';
  5. Pada kolom Setor Ke, pilih akun 'Bank BCA';
  6. Isikan nominal kredit memo sebesar ‘Rp 500.000’;
  7. Klik "Buat Credit Memo" untuk menyimpan;

     
  8. Setelah disimpan, bila Anda klik tombol “Tindakan”, ada 2 pilihan, yaitu “Pengembalian Kredit Memo” dan “Gunakan Kredit Memo”;
    • Pengembalian Kredit Memo adalah pelunasan terhadap faktur penjualan dari PT Holastica (jika faktur penjualan sudah dibuat di Jurnal).
    • Gunakan Kredit Memo adalah pengembalian uang deposit yang telah dititipkan oleh pelanggan.

    Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai 2 tindakan ini, Anda dapat membacanya di Guidebooks - Menggunakan dan Mengembalikan Kredit Memo.

    *ikuti cara yang sama seperti di atas untuk membuat debit memo supplier dari menu Supplier

2. Cara Mengubah dan Menghapus Kredit/Debit Memo


Jika kredit/debit memo yang telah dibuat terdapat kesalahan sehingga Anda harus mengubah atau bahkan menghapusnya, maka Anda dapat melakukannya dengan mengikuti langkah berikut:

  1. Masuk ke menu Kontak;
  2. Klik nama pelanggan;
  3. Klik tab Transaksi;
  4. Scroll ke bawah dan klik nomor transaksi Kredit Memo;

    *jika supplier, pilih transaksi dengan nama Debit Memo

  5. Anda bisa klik "Ubah" untuk mengubah kredit memo tersebut atau klik "Hapus" untuk menghapus kredit memo tersebut;

     

3. Cara Mencetak Kredit/Debit Memo


Sebagai contoh, Anda dapat mencetak credit memo pelanggan yang sudah Anda gunakan untuk pelunasan transaksi atau pengembalian kredit memo secara langsung kepada pelanggan Anda. Untuk mencetak Kredit Memo, Anda dapat:

  1. Masuk ke menu Kontak;
  2. Klik nama pelanggan yang akan dicetak kredit memonya;
  3. Klik tab Transaksi;
  4. Klik nomor transaksi Kredit Memo yang akan di cetak;
    *jika supplier, pilih nomor transaksi Debit Memo

     
  5. Klik “Cetak dan Lihat” > “Preview Kredit Memo Pelanggan”;

     
  6. Maka anda akan di bawa ke formulir “Catatan Kredit” seperti ini:

     
  7. Anda juga dapat mempercepat proses cetak Kedit/Debit Memo dengan klik tombol pada baris transaksi Kontak dan pilih “Pratinjau Kredit Memo”.

     

4. Cetak Pengembalian Kredit/Debit Memo


Sebagai contoh, Anda dapat mencetak pengembalian kredit memo pelanggan yang sudah anda gunakan untuk pelunasan transaksi atau pengembalian kredit memo secara langsung kepada pelanggan anda. Untuk mencetak Pengembalian Kredit Memo Pelanggan, Anda dapat:

  1. Masuk ke menu Kontak;
  2. Klik Pelanggan yang akan di cetak credit memo refund nya;
  3. Klik tab Transaksi;
  4. Klik nomor transaksi Kredit Memo, lalu scroll kebagian bawah, dan Anda akan menemukan Rincian Penggunaan.
  5. Kemudian Klik nomor transaksi Kredit/Debit Memo Refund yang akan dicetak;
    *jika supplier, pilih transaksi dengan nama Debit Memo

     
  6. Klik “Cetak dan Lihat” > “Preview Refund Credit Memo Pelanggan”;

     
  7. Maka anda akan di bawa ke formulir Tanda Terima Refund seperti ini:

     

Informasi Setiap Field Kredit/Debit Memo

  • Yang Membayar: Ini adalah nama pelanggan/supplier yang akan Anda buatkan kredit memo. Jika belum ada dalam pilihan yang ditampilkan, Anda dapat menambah pelanggan baru dengan mengklik link +Add New atau mengetikkan nama pelanggan yang baru langsung di kotak pilihan. Untuk cara mengisinya, Anda dapat melihatnya di Membuat Pelanggan Baru
  • Tgl Transaksi: Ini adalah tanggal pelanggan Anda menitipkan uang atau deposit;
  • No Transaksi: Nomor transaksi akan diberikan dan diurutkan secara otomatis oleh sistem, namun dapat diganti sesuai keinginan. Nomor transaksi ini akan memudahkan Anda dalam melacak data transaksi Anda. Lihat cara pengaturannya di sini
  • Tag: Pilih tag dari kotak pilihan yang tersedia atau ketikan tag yang baru bila belum ada pilihan yang Anda inginkan (opsional). Tag ini berfungsi untuk mengelompokkan kredit memo pelanggan berdasarkan sales person yang menangani pelanggan tersebut atau per proyek. Lihat cara penggunaannya di sini
  • Setor ke: Ini adalah pilihan akan dicatat ke akun mana untuk uang dititipkan oleh pelanggan/supplier;
  • Contoh deskripsi: “catatan faktur untuk deposit penjualan mendatang” (bersifat opsional);
  • Jumlah: Ini adalah nilai uang atau deposit yang dititipkan;
  • + Tambah Berkas: Anda bisa melampirkan berkas/ tanda terima yang telah dibuat secara manual dalam bentuk soft copy/foto. Setelah file tersebut dipindahkan di komputer Anda, klik “Pilih File” untuk memilih file dari komputer atau laptop Anda untuk dilampirkan (bila ada).
Back to Top