Buku Petunjuk

Approval Transaksi Penjualan

Updated at: May 08, 2020
Last updated by: Annisa Nadhila

Fitur persetujuan dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi penjualan yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh manajer.
 

Apabila perusahaan mengaktifkan fitur ini di Jurnal, secara otomatis akan terbentuk role dan aksesibilitas baru sebagai role dan aksesibilitas pendukung fitur persetujuan untuk penjualan, yaitu role sebagai Approval Manager dan aksesibilitas Butuh Persetujuan.
 

Pengguna yang diberi akses “Butuh Persetujuan” hanya akan dapat membuat transaksi penjualan dalam bentuk draft. Sedangkan pengguna yang diberi kewenangan sebagai “Approval Manager” dapat mereview transaksi draft sebelum akhirnya mengakui transaksi tersebut.
 

Penting!
  • Transaksi yang masih dalam bentuk draft tidak mempengaruhi pada laporan keuangan).
  • Transaksi yang membutuhkan persetujuan belum dapat diakses pada Jurnal Mobile.
  • Transaksi Credit Memo belum dapat dibuat sebagai Draft (tersimpan secara otomatis).
  • Klik link ini untuk pengajuan fitur Approval.


Ikuti langkah berikut untuk mengaktifkan fitur approval untuk transaksi penjualan:

  1. Klik menu “Setting”, lalu masuk ke Setting Organisasi Perusahaan;
     
  2. Fitur tersebut ada pada bagian Pengaturan Fitur Tambahan;

     
  3. Centang ‘Aktifkan Fitur Approval’ untuk mengaktifkan fitur persetujuan atas transaksi penjualan;

    Notes: Ketika fitur approval diaktifkan, fitur tersebut tidak dapat di nonaktifkan kembali. Fitur ini hanya bisa diaktifkan oleh Owner.
     

  4. Ketika Anda mencentang fitur tersebut, akan muncul pop-up sebagai berikut;
     
  5. Klik “Aktifkan” untuk mengaktifkan fitur;

     
  6. Setelah diaktifkan, pada pengaturan pengguna akan muncul aksesibilitas baru yaitu “Approval”;
     
  7. Anda dapat merubah atau mengundang pengguna pada menu “Setting” di bagian “Pengaturan Pengguna”;
     
  8. Centang “Butuh Persetujuan” yang ada pada halaman pengaturan pengguna untuk memberikan akses tersebut;
     
  9. Lalu klik “Undang” untuk mengundang pengguna;

    Notes:

    • Keterbatasan akses yang dimiliki oleh pengguna dengan batasan “Butuh Persetujuan” adalah sebagai berikut:
      • Hanya dapat membuat transaksi dengan status Draft.
      • Tidak dapat melanjutkan transaksi apabila transaksi belum disetujui oleh Approval Manager.
    • Untuk role yang tidak diberi akses “Butuh Persetujuan”, otomatis menjadi Approval Manager.
       
  10. Pengguna yang diberikan akses “Butuh Persetujuan Untuk Transaksi Penjualan” hanya akan dapat membuat draft transaksi terkait dengan penjualan pada Jurnal seperti pada tampilan berikut;

     
  11. Pengguna hanya akan diberikan pilihan terkait dengan input transaksi penjualan pada Jurnal;

     
  12. Pilih “Buat Draft” untuk menyimpan transaksi penjualan;

     
  13. Draft atas transaksi penjualan tersebut akan masuk dalam kolom “Membutuhkan Persetujuan” yang ada pada menu “Penjualan”;
     
  14. Selanjutnya, pengguna Jurnal lain yang diberi kewenangan sebagai “Approval Manager” dapat me-review transaksi penjualan pada menu “Penjualan” kolom “Membutuhkan Persetujuan” dan memilih transaksi penjualan yang akan disetujui;

    Notes: Pengguna yang memiliki kewenangan sebagai Approval Manager dapat membuat transaksi penjualan secara langsung tanpa melalui approval terlebih dahulu.
     

  15. Lalu pilih kotak bertanda centang pada Sales Invoice yang akan disetujui transaksinya;

    Notes: Pengguna yang memiliki kewenangan sebagai Approval Manager dan Butuh Persetujuan dapat menghapus draft transaksi.
     

  16. Sebelum Anda menyetujui transaksi tersebut, Anda dapat menambahkan komentar atas transaksi yang terjadi, klik ikon ;
     
  17. Anda dapat menambahkan komentar atas transaksi tersebut sebagai berikut;

    Notes:

    • Komentar berfungsi untuk interaksi antara manager & user yang butuh persetujuan perihal transaksi tersebut.
    • Panjang komentar maks. 255 karakter, tidak bisa emoji dan juga tidak bisa upload gambar.
    • Komentar juga tidak bisa diubah dan dihapus.
    • Jumlah komentar yang akan disimpan maks. hanya 50 komentar per transaksi.
    • Komentar hanya bisa di submit ketika transaksi masih tahap draft. Ketika sudah disetujui, maka komentar akan dinon-aktifkan.
       
  18. Transaksi yang telah disetujui akan otomatis berpindah dari kolom “Membutuhkan Persetujuan” ke kolom “Faktur Penjualan”;

    Notes: Transaksi yang sudah disetujui akan tercatat dalam laporan keuangan secara otomatis. Apabila pengguna ingin membatalkan transaksi yang sudah disetujui, pengguna harus menghapus transaksi yang sudah disetujui.
     

  19. Apabila perusahaan ingin melakukan tutup buku pada sistem Jurnal, pengguna akan diberikan pemberitahuan jika masih terdapat draft atas transaksi penjualan yang belum diselesaikan seperti berikut:

     
  20. Anda akan tetap dapat melakukan tutup buku untuk periode tertentu apabila perusahaan masih memiliki draft transaksi penjualan. Transaksi penjualan yang masih berbentuk draft, secara otomatis tidak akan dapat disetujui oleh pengguna yang berwenang sebagai Approval Manager jika sudah melakukan tutup buku.

    Notes: Pengguna disarankan untuk menyetujui transaksi draft terlebih dahulu atau menghapus transaksi draft apabila transaksi tersebut tidak akan disetujui oleh Approval Manager sebelum dilakukan tutup buku.
     

  21. Fitur persetujuan dalam draft akan hilang secara otomatis.
Back to Top