Buku Petunjuk

Approval Draft Penagihan Penjualan

Updated at: September 22, 2020
Last updated by: Pristy

Fitur Approval dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi penjualan yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh Manajer.

Jika Anda sudah mengaktifkan fitur Approval, maka pengguna dengan akses “Butuh Persetujuan Untuk Transaksi Penjualan” hanya dapat membuat draft terkait transaksi penjualan.

Formulir draft atas transaksi penagihan penjualan yang telah dibuat akan disetujui atau ditolak oleh Approval Manager (pengguna yang tidak diberi akses "Butuh Persetujuan ..."), sebelum akhirnya menjadi formulir penagihan penjualan yang dapat diproses lebih lanjut.

 

Berikut cara menyetujui atau menolak draft penagihan penjualan oleh approval manager:

  1. Buka draft penagihan penjualan yang telah terdaftar pada menu “Penjualan” dalam tab "Membutuhkan Persetujuan" dan klik formulir draft penagihan penjualan yang telah dibuat sebagai berikut;
  2. Klik icon "" untuk menyetujui draft penagihan penjualan;
    Note: Jika Anda tidak ingin menyetujui draft ini, Anda dapat menuliskan komentar dengan klik icon ” agar pembuat draft dapat melakukan revisi atau menghapus draft tersebut dan menggantinya dengan draft yang baru.
  3. Pengguna juga dapat mengubah informasi dalam formulir draft dengan klik "Ubah" di sebelah kanan bawah;
  4. Jika sudah selesai mengubah, klik “Ubah Penjualan” untuk tetap menyimpan formulir sebagai draft. Jika Anda mengklik tanda panah atas di samping tombol ini dan memilih “Ubah dan setujui”, maka formulir akan disetujui;
    Note: Anda dapat membatalkan tindakan dengan menekan “Batal”
  5. Anda dapat menambahkan komentar atas transaksi draft dengan cara klik ikon “;
  6. Selanjutnya, akan muncul pop-up dan Anda dapat menambahkan komentar seperti berikut;
    Notes:
    • Komentar berfungsi sebagai interaksi antara manager & user yang butuh persetujuan perihal transaksi tersebut;
    • Panjang komentar maks. 255 karakter, tidak bisa emoji dan juga tidak bisa upload gambar;
    • Komentar  tidak dapat diubah dan dihapus;
    • Jumlah komentar yang akan disimpan maks. hanya 50 komentar per transaksi;
    • Komentar hanya bisa di submit ketika transaksi masih tahap draft. Ketika sudah disetujui, maka komentar akan dinonaktifkan.
  7. Demikian formulir penagihan penjualan yang terbentuk;
  8. Formulir Penagihan Penjualan berupa draft yang telah disetujui otomatis akan berpindah ke tab "Faktur Penjualan".
    Note: Pengguna yang memiliki kewenangan sebagai Approval Manager dapat membuat transaksi penjualan secara langsung tanpa melalui Approval terlebih dahulu.
  9. Pengguna dapat melanjutkan proses penagihan penjualan ke pembayaran atas penjualan;
  10. Apabila perusahaan ingin melakukan tutup buku pada sistem Jurnal, pengguna akan diberikan pemberitahuan jika masih terdapat draft atas transaksi penjualan yang belum diselesaikan seperti berikut;
  11. Anda tetap dapat melakukan tutup buku untuk periode tertentu apabila perusahaan masih memiliki draft transaksi penjualan. Transaksi penjualan yang masih berbentuk draft, secara otomatis tidak dapat disetujui oleh pengguna yang berwenang sebagai Approval Manager jika sudah melakukan tutup buku.
    Note: Pengguna disarankan untuk menyetujui transaksi draft terlebih dahulu atau menghapus transaksi draft apabila transaksi tersebut tidak akan disetujui oleh Approval Manager sebelum dilakukan tutup buku.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut mengenai rincian informasi dalam formulir penagihan penjualan melalui link berikut.

 

 

Baca juga:

 

Pengaturan Perusahaan

Pengaturan Pengguna

 

Buat Draft Penagihan Penjualan

Buat Penagihan Penjualan

 

 

Back to Top