Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah kegiatan yang melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data keuangan. Sistem informasi akuntansi merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan Anda karena sistem ini menyediakan berbagai elemen penting dalam siklus akuntansi. Sistem ini mencakup data yang berkaitan dengan pendapatan, pengeluaran, informasi pelanggan, informasi karyawan, dan informasi pajak dari perusahaan Anda. Data spesifik lain seperti pesanan penjualan dan laporan analisis, permintaan pembelian, faktur, inventaris, daftar gaji, dan neraca saldo harus masuk ke dalam sistem ini.

Pada umumnya, sistem ini merupakan metode berbasis komputer untuk melacak aktivitas akuntansi. Sistem informasi akuntansi ini menggabungkan praktik akuntansi tradisional, seperti penggunaan prinsip akuntansi yang diterima secara umum dengan sumber daya teknologi informasi modern.  Hasil dari berjalannya sistem ini, nantinya akan digunakan untuk melaporkan informasi keuangan kepada investor, penyedia layanan kredit, dan semua pihak yang terlibat dalam sistem keuangan perusahaan tersebut. Selain itu, hasil dari SIA juga bisa Anda gunakan sebagai bahan pertimbangan ketika ingin mengambil keputusan baru bagi perusahaan Anda.

Pentingnya SIA yang Dikelola Dengan Baik dan Benar

Mengapa perusahaan Anda perlu menjaga SIA dengan baik? Karena SIA akan sangat mempermudah proses bisnis dan akuntansi perusahaan Anda. SIA menjalankan tugas yang Anda perlukan dengan berpedoman pada prosedur yang relatif standar dan sistem akuntansi yang diterima secara umum. Ketika Anda mengerjakannya secara maksimal, SIA dapat menangani data secara rinci dengan berfokus pada historis bisnis dan transaksi keuangan Anda. Bayangkan jika SIA di perusahaan Anda tidak dimaksimalkan?

Jika hal itu sampai terjadi, Anda sudah sepantasnya ragu terhadap informasi yang dihasilkan. Anda tak dapat menggunakan informasi itu sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan kebijakan baru. Akan tetapi dengan sistem informasi akuntansi secara baik dan benar, perusahaan akan mampu melakukan proses operasi ataupun informasi secara efektif dan juga efisien. Dengan begitu, SIA dapat membantu Anda mengendalikan semua proses tersebut untuk mencapai tujuan yang diharapkan perusahaan.

Komponen Pada SIA

Pada SIA terdapat beberapa komponen yang saling terhubung, di antaranya yaitu :

  1. Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia merupakan komponen terpenting dari suatu sistem informasi, tak terkecuali sistem informasi akuntansi ini. Sistem tercipta untuk mempermudah suatu pekerjaan sehingga membutuhkan subjek untuk menjalankannya, yaitu manusia. Oleh karena itu, dalam penyusunan SIA Anda perlu mempertimbangkan aspek dari pelaksanaan yang meliputi aspek sosial, pendidikan, dan psikologi dari manusianya. Oleh karena itu dalam menyusun sebuah sistem informasi akuntansi perlu mempertimbangkan aspek dari pelaksana tersebut, yang meliputi aspek sosial, pendidikan dan psikologi dari manusianya. SDM yang terlatih dan memahami proses bisnis dan akuntansi secara umum akan sangat menguntungkan.

  1. Prosedur Akuntansi

Prosedur Akuntansi meliputi prinsip, standar, dan kebiasaan yang dipegang teguh oleh perusahaan Anda. Sebagai referensi, Anda bisa mencari tahu terlebih dahulu mengenai macam-macam akuntansi yang kemudian bisa Anda adopsi atau formulasikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setelah itu Anda bisa memasukkannya pada SIA yang akan menjadi alat inti berjalannya perekaman proses akuntansi perusahaan.

  1. Formulir Data, Pengkodean, Basis Data

Tiga hal itu merupakan komponen yang saling terkait secara langsung pada SIA. Formulir digunakan untuk menangkap data yang meliputi daftar, skema, uraian, program, dan lain sebagainya. Kemudian dilakukan pengkodean untuk mengimplementasikan suatu skema klasifikasi dari data dalam sistem, misalnya kode masing-masing formulir dan kode rekening. Dari proses pengkodean itu akan menghasilkan kumpulan data yang saling terkait, diorganisasikan, dan disimpan dalam komputer. Data itu yang disebut informasi dan dapat Anda gunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

  1. Software Akuntansi dan Hardware yang Terhubung Dengan Internet

Software atau perangkat lunak yang dimaksud adalah alat yang mendukung kegiatan pencatatan keuangan perusahaan Anda. Mengingat SIA sangat erat kaitannya dengan akuntansi, perangkat lunak akuntansi akan sangat membantu kerja Anda. Perangkat lunak ini bisa Anda dapatkan melalui cara berlangganan dengan biaya tertentu. Hardware merupakan perangkat keras elektronik berupa seperangkat komputer yang mampu melakukan beberapa tugas yaitu menerima input, memproses input sesuai programnya, menyimpan perintah dan hasil pengolahan dalam bentuk informasi yang Anda butuhkan.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

Sebagai pemilik perusahaan atau orang yang bertanggung jawab terhadap sistem informasi akuntansi, Anda harus tahu bagaimana cara penggunaan sistem informasi akuntansi ini. Struktur database untuk menyimpan segala informasi akuntansi harus dimiliki oleh sistem ini. Struktur database ini biasanya diprogram dengan bahasa query yang memungkin Anda untuk dapat mengedit atau menyesuaikan dengan data terbaru. SIA biasanya menggunakan platform yang memiliki tingkat pengamanan tinggi agar terhindar dari virus, peretas, dan gangguan eksternal lain yang berusaha mencuri informasi keuangan perusahaan.

Anda membutuhkan suatu kebijakan dan prosedur dapat ditempatkan di dalam sistem untuk memastikan bahwa pelanggan, vendor, dan informasi bisnis yang sensitif bisa tetap aman. Hal tersebut bisa dicapai dengan penggunaan persetujuan akses fisik, persyaratan masuk, log akses, otorisasi, dan pemisahan tugas. Pengguna dapat dibatasi hanya pada informasi yang relevan yang diperlukan untuk menjalankan fungsi bisnis mereka.

Manfaat SIA Bagi Perusahaan Anda

  1. Manfaat Antar Departemen

Untuk memperoleh hasil dari SIA secara maksimal, Anda perlu memperhatikan keterkaitan antar departemen dalam perusahaan. Sebagai contoh, departemen penjualan dapat mengunggah anggaran penjualannya ke SIA. Selanjutnya, informasi tersebut dapat digunakan oleh tim manajemen inventaris untuk melakukan penghitungan inventaris dan membeli bahan. Setelah tim inventaris mengunggah data pembelian, sistem dapat memberi tahu departemen hutang tentang faktur baru. Sistem ini juga akan membantu departemen manufaktur melakukan pengiriman dan layanan pelanggan dengan berbagi informasi pesanan terbaru.

  1. Manfaat Secara Keseluruhan

Manfaat keseluruhan ini didapat dari berjalannya sistem antar departemen dan bagian-bagian dari sistem lainnya. Berikut merupakan bagian-bagian lain yang dimaksud.

  • Sistem Pemrosesan Transaksi: Bagian ini yang akan mendukung proses operasi bisnis harian perusahaan Anda.
  • Sistem Buku Besar/Pelaporan Keuangan: Bagian ini yang akan menghasilkan laporan keuangan. Laporan tersebut antara lain, laporan laba-rugi, neraca, arus kas, dan pengembalian pajak.
  • Sistem Pelaporan Manajemen: Bagian ini berisi dari pihak manajemen internal sebagai penyedia berbagai laporan keuangan yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, dan laporan pertanggungjawaban. Setelah Anda memastikan berjalannya seluruh bagian sistem tersebut kemudian akan tampak beberapa fungsi

    Pertama, mengumpulkan dan menyimpan segala kegiatan bisnis suatu perusahaan. Kedua, memproses data menjadi informasi yang akan berguna saat pengambilan keputusan. Ketiga, melakukan kontrol terhadap aset perusahaan. Keempat, meningkatkan efisiensi kerja pada bagian keuangan. Kelima, menyajikan data keuangan yang sistematis serta akurat dalam periode akuntansi yang tepat. Setelah Anda mengetahui proses penggunaan dan berbagai keuntungan yang didapat dari SIA, sekarang waktunya Anda menerapkan proses itu untuk pengelolaan SIA bagi perusahaan Anda.

Author