Purchase Order (PO) dan Invoice? Cari Tahu Perbedaannya!

Dalam menjalankan bisnis, istilah purchase order (PO) dan invoice akan sering terdengar. Namun, faktanya masih banyak orang yang belum memahami perbedaannya. Walaupun isinya tidak jauh berbeda, PO dan invoice memiliki perbedaan yang wajib diketahui karena keduanya memiliki peranan penting saat transaksi jual beli dalam suatu bisnis. Apakah sebenarnya PO dan invoice? Bagaimana perbedaannya? Simak ulasannya berikut ini.

Purchase Order

Purchase order atau biasa dikenal dengan PO adalah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada pihak penjual. PO  dibuat untuk memperjelas pesanan pembelian dari pihak pembeli sehingga menghindari kesalahan pesanan saat barang tiba di tempat tujuan. 

Manfaat dan Fungsi Purchase Order

  • Mengamankan Ketersediaan Barang

Manfaat utama memakai sistem PO adalah mengamankan ketersediaan barang agar tidak terjual kepada orang lain. Dengan adanya PO inilah, penjual akan memastikan barang yang tersedia, lalu menyimpannya sebelum dikirimkan pada waktu yang ditentukan. PO akan sangat membantu Anda yang ingin memesan barang yang mudah laku di pasaran.

  • Audit Keuangan

Menggunakan sistem PO dalam transaksi jual beli bisa menjadi bukti terjadinya pemesanan produk atau barang yang dikelola dengan baik di perusahaan Anda. Selain sebagai catatan pengeluaran, hal ini juga bisa menjadi cara untuk membuktikan kepada bank, auditor, atau lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis dengan benar. 

  • Dokumen yang Mengikat

Purchase order bertindak sebagai dokumen yang mengikat secara hukum antara pihak pembeli maupun penjual. Hal ini tentunya akan menjadi saksi jika terjadi konflik antara kedua belah pihak, seperti barang tidak dikirimkan. Dengan sistem PO, pengiriman barang akan terkontrol dengan baik.

  • Membuat Pesanan yang Jelas

Purchase order membuat perusahaan mengetahui apa yang dibutuhkan oleh pembeli. PO mendokumentasikan secara resmi operasional dari perusahaan sehingga kedua belah pihak dapat menjadikan dokumen tersebut sebagai acuan terhadap pesanan yang diharapkan. Perusahaan juga memiliki prioritas atas barang atau jasa yang ditransaksikan.

Contoh Rincian Purchase Order 

Tanggal pembelian
Nama dan alamat pembeli
Nama dan alamat penjual
Nomor purchase order
Rincian barang atau jasa yang dipesan
Syarat dan ketentuan transaksi

Baca juga : Apa Itu Purchase Order? Yuk, Cari Tahu Pengertian dan Kegunaannya!

Invoice

Jika PO dikirimkan oleh pembeli kepada penjual, invoice kebalikannya. Invoice merupakan dokumen yang dibuat oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli. Invoice adalah dokumen yang berisi bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang yang dibeli. 

Manfaat Invoice bagi Perusahaan

  • Memberikan Visibilitas bagi Perusahaan Terkait Pengeluaran 

Invoice adalah dokumen penting yang biasanya dibutuhkan oleh setiap perusahaan saat melakukan transaksi, terutama untuk pembelian dalam jumlah besar. Invoice berisi rincian pembelian dengan detail dan tepat sehingga pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dapat diketahui secara transparan. 

  • Mengelola Pembayaran

Invoice juga berfungsi untuk melacak pembayaran secara tertulis karena menunjukkan berapa banyak uang yang sudah dikeluarkan dan tagihan apa saja yang belum dilunasi oleh perusahaan Anda.

  • Menagih Pembayaran Atas Barang atau Jasa

Invoice adalah dokumen yang sah untuk menagih pembayaran kepada pembeli. Sejumlah perusahaan biasanya tidak mau mengeluarkan uang jika ditagih melalui e-mail atau telepon saja. Oleh karena itu, keberadaan invoice ini sangat membantu karena berisi informasi yang rinci mengenai pembayaran yang harus dibayarkan oleh suatu perusahaan.

Contoh Rincian Invoice

Tanggal invoice
Nama dan alamat penjual
Nama dan alamat pembeli
Nomor invoice
Nomor purchase order, jika PO (purchase order) dikeluarkan
Rincian dan jumlah barang dan jasa yang diberikan
Harga yang disepakati
Diskon dan pajak
Jumlah total yang harus dibayarkan
Syarat dan ketentuan transaksi (opsional)
Tanggal jatuh tempo pembayaran

Baca juga : Cara Membuat Invoice Bagi Pemula di Bidang Bisnis atau cek fitur invoice software Jurnal.

Apa Persamaan dan Perbedaan antara Purchase Order dan Invoice?

 Ternyata masih banyak orang yang keliru mengenai PO dan Invoice. Hal ini tentu saja harus dihindari agar proses transaksi tetap berjalan dengan lancar.

1. Persamaan

  • PO dan invoice sama-sama menjadi bukti adanya pemesanan dan pembelian barang antara kedua belah pihak (pembeli dan penjual).
  • PO dan invoice adalah dokumen penting yang terikat secara hukum karena didalamnya berisi perjanjian atas pembelian dan pemesanan barang antara pihak pembeli dan penjual. 
  • Informasi yang ada di dalam PO maupun invoice memiliki kemiripan yang berisi daftar rincian pesanan, nama perusahaan, nomor telepon, serta harga yang sudah disepakati.

2. Perbedaan

  • PO dibuat oleh pembeli kepada penjual, sementara invoice dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli.
  • PO adalah dokumen yang berisi detail pemesanan barang yang ingin dibeli atau jasa yang digunakan, sedangkan invoice memuat informasi mengenai penagihan atas barang atau jasa.
  • PO adalah dokumen yang dikirimkan ketika pembeli memesan barang atau jasa, sementara invoice dikirimkan setelah barang atau jasa selesai dikirimkan atau dikerjakan serta saat tanggal jatuh tempo.

Purchase order dan invoice adalah bagian penting dari kegiatan sehari-hari di perusahaan Anda. Jika sampai saat ini Anda masih kesulitan membuat PO dan invoice dengan benar, sudah saatnya Anda beralih dan memanfaatkan software akuntansi yang tepat, seperti Jurnal. Hadir sebagai software akuntansi online, Jurnal akan memudahkan perusahaan Anda dalam membuat PO dan invoice dengan template form yang mudah dan sederhana. Ingin tahu lebih lanjut? Klik di sini! 


PUBLISHED04 Feb 2020
Tiara Suci
Tiara Suci


Kategori : Panduan Akuntansi