Kenapa Anda harus mulai meninggalkan akuntasi cara tradisional dan beralih ke software akuntansi online atau cloud accounting? Ini dia beberapa tips yang bisa Anda coba dalam memilih software akuntansi yang cocok untuk bisnis Anda.
Memilih software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan memang mempunyai tantangan tersendiri.
Anda sebagai pemilik usaha harus ekstra hati-hati dalam memilih.
Karena perhitungan ini menjadi hal yang krusial untuk melihat kesehatan keuangan perusahaan.
Perhitungan yang cukup kompleks namun butuh keakuratan dan ketelitian dengan proses yang singkat serta efisien.
Dan untuk memenuhi tujuan ini, perusahaan membutuhkan sebuah perangkat lunak akuntansi yang mumpuni.
Salah perhitungan yang dilakukan bisa mengakibatkan masalah yang menjalar terhadap strategi perusahaan selanjutnya.
Karena itu pastikan Anda menggunakan cara memilih software akuntansi yang baik dengan tepat.
4 Alasan Akuntansi Tradisional Mulai Ditinggalkan
Apakah selama ini Anda masih menggunakan pencatatan tradisional seperti buku dan pen untuk mencatat laporan keuangan bisnis Anda?
Jika ya, maka sudah saatnya bagi Anda untuk kembali menilai dan memastikan apakah sistem yang Anda gunakan sudah tepat.
Faktanya, saat ini banyak perusahaan yang telah meninggalkan akuntansi tradisional.
Hal ini dikarenakan sistem akuntansi tradisional memiliki beberapa kelemahan yang berbahaya bagi keamanan data Anda, di antaranya:
1. Membutuhkan Biaya Besar
Menggunakan akuntansi tradisional membutuhkan biaya besar. Anda harus menggaji seorang in-house accountant untuk menyelesaikan pembukuan Anda.
Belum lagi biaya auditor yang harus memeriksa laporan keuangan Anda.
Jika terjadi kesalahan akibat human error, maka Anda harus mengulang pembuatannya kembali.
Ingatlah bahwa semua proses tersebut memakan waktu lama karena membutuhkan tingkat akurasi yang tinggi.
2. Kesulitan Akses
Salah satu kelemahan akuntansi tradisional adalah sulit untuk diakses.
Sebagai pebisnis, Anda perlu mengetahui dan meng-update aktivitas finansial perusahaan.
Di sisi lain, data finansial perusahaan merupakan hal yang penting dan sangat dijaga kerahasiaannya.
Namun, ketika Anda sedang berbisnis di tempat lain, kesulitan mendapatkan informasi yang diperlukan akan berakibat fatal pada bisnis Anda.
Baca juga: Download Laporan Keuangan Bulanan Excel, Lebih Mudah di Jurnal
3. Tingkat Pengawasan Rendah
Anda akan sulit mengawasi keuangan perusahaan jika menggunakan akuntansi tradisional.
Data finansial atau pembukuan perusahaan hanya dipegang oleh 1 orang atau 1 departemen sehingga Anda akan kesulitan untuk mengendalikan keuangan perusahaan.
Akibat paling fatal adalah munculnya pelaku kecurangan atau fraud dalam perusahaan tanpa Anda sadari.
Kecurangan ini dapat berbentuk penyalahgunaan aset perusahaan, mengubah laporan keuangan demi keuntungan pribadi, atau korupsi.
Tanpa Anda sadari, pegawai Anda sedang menggerogoti uang Anda.
4. Risiko Kehilangan Data
Saat menggunakan sistem akuntansi tradisional, Anda sedang mempertaruhkan data perusahaan Anda.
Risiko kehilangan atau kerusakan data karena kecelakaan kecil akibat aktivitas sehari-hari lebih besar dibandingkan dengan perbuatan di sengaja seperti pencurian data.
Minuman yang tumpah di atas laporan atau data penting yang tidak sengaja dibuang merupakan contoh aktivitas kecil tetapi berdampak besar pada perusahaan.
Anda bisa kehilangan investor atau pelanggan karena kejadian tersebut.
Bagaimana pendapat Anda setelah mengetahui fakta di atas? Ternyata sulit untuk menjaga keamanan data Anda, bukan?
Cloud Accounting: Solusi Praktis yang Patut Dicoba!
Perkembangan zaman menuntut manusia untuk mengubah cara hidup yang tradisional menjadi lebih modern dan otomatis.
Begitu juga di dunia bisnis yang mengharuskan semua orang yang berperan didalamnya untuk bergerak lebih cepat.
Banyak bidang usaha ataupun perusahaan yang berlomba-lomba untuk menyempurnakan layanan dan produk serta berinovasi untuk mengakomodasi kebutuhan konsumen.
Selain itu perusahaan juga berusaha memperbaiki sistem didalamnya agar bisa berjalan beriringan. Ini juga berlaku pada cara perusahaan memilih perangkat lunak akuntansi yang dibutuhkan.
Dewasa ini masih banyak yang menggunakan software offline sebagai media perhitungan akuntansi untuk perusahaan.
Padahal software online memberikan banyak kemudahan baik dari proses maupun hasil.
Banyak sekali vendor yang bermunculan dan menawarkan keunggulannya masing-masing.
Saat ini telah muncul akuntansi berbasis internet yang dikenal dengan cloud accounting.
Dengan akuntansi cloud, Anda dapat menyimpan data Anda secara online sehingga risiko kehilangan data sangat kecil.
Data dapat diakses dengan mudah kapan pun Anda memerlukannya.
Karena bersifat online, Anda dapat mengundang orang-orang kepercayaan Anda untuk mengoperasikannya.
Dengan demikian, Anda dapat mengawasi pekerjaan mereka sekaligus kondisi finansial Anda.
Bagaimana dengan biaya? Pada dasarnya biaya operasional akuntansi cloud relatif lebih murah dibandingkan dengan sistem akuntansi tradisional.
Cukup membayar biaya operasional per bulan dan Anda dapat membuat laporan keuangan secara instan.
Anda tidak perlu lagi khawatir akan kerusakan sistem atau mengeluarkan biaya perbaikan.
Salah satu perusahaan penyedia layanan akuntansi cloud di Indonesia adalah Mekari Jurnal, platform akuntansi online berbasis komputasi cloud. Dengan Jurnal, Anda dapat mengakses laporan keuangan Anda secara real time dimana pun dan kapan pun Anda berada.
Data finansial perusahaan merupakan penentu berjalannya bisnis Anda.
Karena itu berhati-hatilah dalam pengelolaannya. Anda tidak mau kehilangan data Anda, bukan?
Oleh karena itu dibutuhkan ketelitian Anda sebagai pemilik perusahaan sebelum memilih.
Jika Anda bingung menentukan pilihan software mana yang seharusnya digunakan, ada baiknya melihat beberapa tips berikut ini.
Baca juga: Software Akuntansi Berbasis Cloud, Solusi Cerdas Pebisnis Modern
Tips Cara Memilih Software Akuntansi yang Baik untuk Perusahaan
Simak beberapa keunggulan menggunakan software online atau cloud accounting jika dibandingkan dengan akuntansi secara tradisional:
1. Fitur Lengkap
Sebelum memilih software tertentu, sebaiknya Anda menentukan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Mulai dari bisnis kecil, menengah hingga skala besar.
Sebaiknya pilih yang memiliki fitur lengkap sesuai dengan kebutuhan.
Untuk bisnis berskala besar, pilihlah software yang bisa melakukan pekerjaan-pekerjaan kompleks.
Berikut adalah fitur yang harus ada dalam perangkat lunak akuntansi Anda:
- Membuat faktur berulang
- Perhitungan pajak otomatis
- Memonitor saldo pelanggan
- Update laporan terakhir
- Menyimpan dan meninjau bukti pembayaran dan slip biaya serta kemudahan melihat kategori biaya
- Melacak penjualan produk
- Mengelola pelanggan dan pemasok
- Mengelola aset
- Mendapatkan pemberitahuan dan kalkulasi persediaan barang secara langsung
- Perhitungan laporan keuangan lengkap seperti neraca keuangan, laba rugi, arus kas, perubahan ekuitas dan rekonsiliasi bank
- Menyocokkan transaksi secara otomatis
- Melakukan audit atas data yang dimasukkan
- Berbasis Cloud
2. Customize Sesuai Keinginan
Setelah fitur yang lengkap, software yang baik juga melayani permintaan customize sesuai dengan jenis usaha.
Ini dibutuhkan karena dunia bisnis terus bergerak yang mengakibatkan strategi yang aplikasikan pun harus terus menyesuaikan.
Untuk mengimbanginya dibutuhkan perangkat lunak akuntansi yang juga bisa terus berubah untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis Anda.
Jika software Anda memiliki fitur lengkap, tentunya Anda akan lebih mudah mengelola bisnis dengan lancar dan tetap mengikuti perkembangan jaman.
Baca juga: 15 Aplikasi Kasir yang Wajib Diketahui Pengusaha
3. Keamanan Data
Banyak pebisnis yang masih memilih menggunakan software offline karena ragu akan kualitas keamanan data.
Padahal saat ini perangkat lunak akuntansi online merupakan solusi untuk pebisnis agar dapat mengakses semua data-data di mana pun dan kapan pun.
Anda tidak perlu khawatir karena vendor biasanya telah memiliki tim ahli dan teknologi terbaru yang mampu menyimpan, melindungi dan mengelola keamanan data Anda.
Pastikan untuk bertanya dan berkonsultasi terlebih dahulu mengenai perlindungan ini sebelum menjatuhkan pilihan pada salah satu vendor.
Keamanan data lerupakan hal yang penting untuk perusahaan.
Tentunya hal ini akan menjadi nilai lebih jika software Anda memiliki keamanan yang terjamin.
4. Sistem Terintegrasi
Tips selanjutnya dalam memilih software akuntansi adalah dengan memperhatikan integrasi sistem lain.
Integrasi membantu Anda untuk menghubungkan software Anda dengan aplikasi lain yang berkaitan.
Contohnya saja software dari Jurnal yang bisa diintegrasikan banyak software seperti Point of Sales Indonesia, payroll, e-commerce, perpajakan dan lainnya.
Biasanya software, baik itu online maupun offline menggunakan spreadsheet sebagai tempat menuangkan laporan keuangan.
Oleh karena itu pilihlah software yang mempunyai fasilitas back up data ke spreadsheet.
Karena selain lebih mudah digunanakan dan lebih mudah dibaca, spreadsheet juga bisa dibuka di software apa saja. I
ntegrasi ini juga berhubungan dengan back up data.
Integrasi dengan aplikasi atau software lain akan sangat membantu Anda ketika terjadi bug.
5. User Friendly
Banyak pemilik usaha ataupun staf yang dipekerjakan bukan dengan latar belakang di bidang akuntansi.
Oleh karena itu software yang dipilih haruslah mudah dipahami dan mudah diaplikasikan oleh pengguna.
Sebaiknya memilih software dengan user interface yang cukup sederhana dan efisien agar lebih mudah dimengerti.
Apabila software yang digunakan semakin user friendly, maka akan semakin mudah pula untuk mengoperasikannya.
Ini akan sangat membantu pemilik usaha karena selain menghemat biaya pelatihan, tujuan usaha Anda pun akan semakin mudah dicapai dalam waktu yang cukup singkat.
Baca juga: 6 Aplikasi Nota Online Jadikan Bisnis Lebih Mudah!
6. Akses Mudah
Selain user friendly, software yang nyaman bagi penggunanya adalah yang mudah diakses dari mana saja.
Kini banyak software akuntansi yang berbasis cloud sehingga bisa diakses dimanapun dan kapanpun selama Anda terkoneksi dengan jaringan internet.
Selain itu, software Anda juga sebaiknya bisa diakses dari platform dan gadget apapun.
Hal ini untuk memudahkan pengguna dimanapun dan kapanpun untuk tetap mengetahui kondisi keuangan perusahaan.
7. Didukung oleh Customer Support
Tips memilih software akuntansi selanjutnya adalah didukung oleh customer support.
Sebaik apapun yang ditawarkan, pasti ada masanya software ini mengalami kendala dan membutuhkan perbaikan.
Di sini peran customer support sangat dibutuhkan. Ketika pengguna memiliki pertanyaan dan masalah yang ahrus diselesaikan.
Anda bisa menguji baik atau tidaknya layanan customer support dengan menghubungi nomor yang biasanya tertera di laman website vendor.
Perhatikan bagaimana cara mereka merespon dan menawarkan bantuan kepada Anda. Semakin ramah dan semakin cepat solusi yang diberikan kepada Anda maka semakin baik.
Baca juga: Ini Alasan Bisnis Membutuhkan Software Laporan Keuangan!
8. Perhatikan Harga & Biaya Tambahan
Tidak bisa dipungkiri, semakin tinggi harga yang ditawarkan maka semakin banyak dan semakin baik juga perangkat lunak akuntansi yang akan Anda miliki.
Namun tidak perlu khawatir karena kini sudah banyak vendor yang menawarkan software dengan harga yang cukup terjangkau. Ini pun semakin dibantu dengan sistem pembayaran bulanan.
Selain pembayaran awal dan angsuran perbulan, perhatikan juga biaya lainnya.
Jangan sampai ada biaya tambahan tersembunyi yang mungkin munculkarena Anda harus melakukan update software dan perawatan lainnya.
Sesuaikan jenis usaha serta budget Anda dengan software yang dibutuhkan.
Jangan sampai Anda mengeluarkan biaya besar namun banyak fitur yang tidak berguna atau tidak mendapatkan manfaat yang cukup banyak.
Software Anda seharusnya membantu Anda untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih mudah dan efisien, bukan sebaliknya.
Oleh sebab itu dibutuhkan berbagai alasan yang tepat mengapa Anda harus memilih software tersebut.
Di tengah banyaknya pilihan software yang ditawarkan, Anda bisa menggunakan kedelapan tips yang telah disebutkan tadi untuk mempertimbangkan mana yang menjadi pilihan.
Mekari Jurnal, Software Akuntansi Pilihan Terbaik Bagi Bisnis Anda!
Salah satu software yang bisa menjadi pilihan terbaik adalah Mekari Jurnal.
Jurnal menyediakan akuntansi online yang memiliki berbagai fitur layanan yang cukup lengkap seperti perhitungan pajak otomatis, perhitungan keuangan, pengelolaan aset, audit terhadap data serta berbagai fitur lengkap lain yang dibutuhkan untuk sebuah software akuntansi yang baik.
Jurnal juga sangat cocok untuk berbagai skala perusahaan mulai dari kecil, menengah hingga besar karena memberi penawaran harga yang cukup bervariasi dan menarik.
Penawaran ini akan membantu Anda untuk memilih software yang sesuai dengan tingkatan kebutuhan perusahaan Anda.
Jadi tunggu apalagi? Cari tahu harga Mekari Jurnal dan free trial selama 14 hari!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Anda juga tidak perlu khawatir mengenai keamanan data perusahaan Anda karena Mekari Jurnal telah menggunakan sistem berbasis cloud yang mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis kapan dan di mana saja.
Jurnal juga telah tersertifikasi ISO 27001 yang menjamin data Anda tersimpan dengan aman.
Bagi Anda juga pemilik toko online manfaatkan aplikasi pembukuan online shop untuk membantu Anda dalam mengelola toko online Anda.
Itulah beberapa tips dalam memilih software akuntansi perusahaan. Semoga bermanfaat ya!
