Jurnal Enterpreneur

Apa Perbedaan Purchase Order dan Invoice?

Sebagai pelaku bisnis, Anda pasti sering mendengar istilah invoice pembelian, purchase order, faktur, kuitansi, nota, dan lain sebagainya. Istilah-istilah tersebut merupakan bukti transaksi perusahaan yang sangat penting. Apa saja arti, perbedaan, dan persamaan purchase order, invoice, dan faktur pembelian itu?

Namun, beberapa di antara Anda yang tidak berhubungan langsung dengan bidang akuntansi tentu saja menjadi sedikit awam. Padahal bukti-bukti tersebut yang nantinya akan menjadi laporan keuangan.

Baca juga manfaat aplikasi invoice ini.

Invoice, purchase order, faktur ataupun nota merupakan beberapa istilah yang akan seringa Anda jumpai di setiap transaksi perusahaan.

Istilah-istilah penting ini memiliki pengertian dan penggunaan yang berbeda-beda. Setiap dokumennya penting untuk dimasukkan kedalam laporan keuangan.

Oleh karena itu, mari mengenal beberapa istilah-istilah bukti transaksi yang sering terjadi di perusahaan. Pada kesempatan ini, akan dibahas mengenai pesanan pembelian (purchase order) dan nota invoice.

Kelola Invoice Terintegrasi Ke Dalam Laporan Keuangan Anda, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

1. Purchase Order (PO)

apa itu perbedaan purchase order invoice faktur pembelian
Purchase Order atau pesanan pembelian merupakan dokumen yang berisi konfirmasi resmi dari sebuah pesanan. PO dikirim oleh pembeli ke vendor yang mengotorisasi pembelian.

Purchase Order merupakan sebuah dokumen resmi. Dokumen ini dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau distributor.

Purchase Order juga berperan sebagai dokumen kontrak yang membentuk kesepakatan tentang barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli.

Tagihan dari supplier ke perusahaan disebut dengan bill.

Mengapa Perusahaan Menggunakan Purchase Order?

Mungkin sebagian Anda bertanya, mengapa harus menggunakan pesanan pembelian? Ini dikarenakan beberapa alasan, di bawah ini akan kami jabarkan beberapa fungsi Purchase Order:

a. Agar transaksi yang dilakukan jelas

Dengan menggunakan PO maka pembeli dapat melakukan klarifikasi atas kebutuhan mereka kepada vendor. Selain itu, antara pembeli dan vendor juga dapat menggunakan PO sebagai dasar jika pesanan tidak terkirim sesuai dengan pesanan.

b. Memudahkan mengelola pesanan

Pesanan pembelian ini tidak hanya dipegang oleh bagian penjualan saja tetapi juga bagian pengadaan, keuangan, operasional.

Sehingga jika pengiriman sudah dilakukan atau jika terdapat masalah pada pengiriman, maka untuk melacaknya menjadi mudah dan pengelolaan pesanan menjadi lebih efektif.

c. Membantu membuat anggaran perusahaan

Setelah pesanan pembelian dibuat, Anda dapat menghitung biaya-biaya yang terjadi dan memasukannya kedalam anggaran perusahaan secara keseluruhan. Dengan demikian, uang yang terpakai lebih terkontrol, efektif serta efisien.

Kelola Kas & Transaksi Lebih Mudah dan Akurat, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

2. Invoice Pembelian

Apa itu invoice  atau lebih dikenal dengan nama nota faktur merupakan dokumen yang bertujuan meminta pembayaran atas suatu pembelian. Invoice dikirim dari vendor ke pembeli yang melakukan pembelian.

Invoice merupakan dokumen perusahaan yang juga tak kalah penting dari Purchase Order. Di dalam Invoice berisi rincian barang yang dibeli dari penjual.

Selain itu Invoice juga bisa digunakan sebagai dokumen penagihan pembayaran oleh penjual kepada pembeli sesuai kesepakatan yang disepakati di dalam pesanan pembelian atau purchase order.

Baca juga: Proses Pembuatan Invoice Bisnis Lebih Mudah Secara Online

Mengapa Perusahaan Menggunakan Invoice Pembelian?

Sama halnya dengan PO, invoice digunakan oleh perusahaan karena:

a. Bukti untuk mendapatkan uang

Invoice dapat digunakan sebagai dokumen untuk menagih uang pembayaran kepada pembeli. Beberapa perusahaan biasanya tidak mau mengeluarkan uang jika hanya ditagih melalui telepon atau email. Anda dapat menggunakan invoice karena informasi yang ada didalamnya sudah lengkap dan rinci.

Baca juga: Contoh Surat Tagihan, Apa Saja Komponen di Dalamnya?

b. Memberikan visibilitas ke dalam pengeluaran perusahaan

Faktur atau invoice dapat menggambarkan dengan detail dan tepat, sehingga ini menjadi sebuah transparansi antar departemen berkaitan dengan uang yang masuk atau keluar.

c. Membantu pengelolaan pembayaran

Nota Invoice dapat digunakan untuk melacak pembayaran dengan cara formal karena menunjukan barang atau jasa apa yang dijual, berapa banyak uang yang telah dibayarkan, dan tagihan-tagihan yang belum dilunasi.

Baca juga: Perbedaan Faktur dan e-Faktur

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Perbedaan utama antara purchase order dan invoice  atau faktur adalah arti purchase order  sudah dikirimkan oleh pembeli ke vendor sebelum invoice dikirim ke pembeli.

Untuk memudahkan Anda memahami, berikut ini akan ditampilkan tabel perbedaan purchase order dan invoice:

Perbedaan Purchase Order Invoice
Pengertian Konfirmasi resmi atas pesanan Permintaan pembayaran untuk pesanan yang telah dipesan
Pelaku atau pembuat dokumen Pembeli Vendor
Ditunjukkan kepada (penerima) Vendor Pembeli
Waktu pengiriman Pada saat awal melakukan pesanan Setelah pesanan selesai dikerjakan dan sesuai dengan ketentuan pembayaran
Isi dokumen – Tanggal pembelian
– Nama perusahaan yang membeli barang/jasa
– Deskripsi dan kuantitas barang/ jasa
– Harga
– Alamat
– Nomor pesanan pembelian
– Tanggal pembelian
– Nama perusahaan yang membeli barang/jasa
– Deskripsi dan kuantitas barang/ jasa
– Harga
– Alamat
– Nomor pesanan pembelian
– Nomor faktur/invoice
– Informasi kontak vendor
– Kredit/diskon
– Jadwal pembayaran

Persamaan Purchase Order dan Invoice

Selain memiliki perbedaan, pesanan pembelian dan invoice juga memiliki beberapa persamaan, seperti:

  • Kedua jenis dokumen tersebut mengikat secara hukum. Hal ini karena PO dan invoice yang telah dibuat merupakan perjanjian antara pembeli dan vendor dan informasi yang ada didalamnya mengikat. Sehingga harus dilaksanakan sesuai dengan yang sudah disepakati.
  • Informasi yang tertulis di dalam dokumen hampir sama, seperti adanya nomor dokumen, informasi pembeli atau vendor, detail pesanan, harga, dan sebagainya.
  • Invoice dan PO dapat digunakan menjadi bukti audit.

Pesanan pembelian dan faktur pembelian merupakan bagian yang penting dari proses pembelian. Jika Anda masih merasa kesulitan membuat template purchase order dan invoice pembelian, Anda bisa mendapatkan kemudahan dengan bantuan Jurnal.

Jurnal adalah software akuntansi berbasis cloud yang memudahkan Anda terkait dengan proses akuntansi. Jurnal memiliki menu pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.

Sehingga Anda dapat lebih mudah, cepat, dan aman mengelola bisnis Anda. Informasi lebih lanjut tentang fitur yang ada pada Jurnal, lihat di sini.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!

Pastikan Anda Sudah Pakai Jurnal, Software Akuntansi Online Terpercaya!

Setelah membaca penjelasan di atas Anda dapat memahami apa saja arti, perbedaan, dan persamaan purchase order, nota invoice, dan faktur pembelian itu, tagihan dari supplier kepada perusahaan disebut dengan apa.

Semoga bermanfaat. Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Jurnal by Mekari untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.

 

Kategori : Accounting

Kembangkan bisnis Anda dengan Jurnal sekarang

https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Jurnal by Mekari selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo