Mengelola persediaan barang merupakan bagian penting untuk kemajuan setiap bisnis. Tetapi banyak pebisnis yang  tidak melakukan pengelolaan ini dengan baik ketika menyangkut produk yang dijual. Agar bisnis dapat berjalan dengan lancar, maka Anda harus mengetahui cara mengelola stok barang digudang dengan baik. Jika tidak, maka hal ini akan menyebabkan masalah bermunculan yang akan mengganggu aktivitas operasional serta pelayanan bisnis Anda sehari-hari. Sebagai salah satu fasilitas khusus yang bersifat tetap, gudang dirancang untuk membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya serendah-rendahnya. Gudang juga menjadi sistem logistik dari sebuah bisnis yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi produk yang disimpan sampai barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksi.

Manfaat Mengelola Stok Barang

Berbicara tentang jadwal produksi, tentu saja di dalam gudang ada istilah Manajemen Gudang atau Warehouse Management. Artinya adalah suatu tatanan untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan kepada para peminta atau pelanggan pada waktu spesifik dan jumlah yang tepat. Manfaat dari sebuah manajemen gudang antara lain:

  1. Menjaga kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan.
  2. Penataan logistik dan peralatan.
  3. Peningkatan pelayanan distribusi.
  4. Menyediakan data dan informasi yang akurat, aktual, dan akuntabel.
  5. Memudahkan akses dalam pengendalian dan pengawasan.
  6. Menertibkan proses administrasi.

Tips Mengelola Stok Barang di Gudang

Manajemen atau pengelolaan stok barang di gudang jika disederhanakan memang berupa tempat menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang dari suatu bisnis atau perusahaan. Namun, bukan berarti hal tersebut dapat dengan mudah dilakukan. Ada beberapa tips dan trik khusus yang perlu diperhatikan agar pengelolaan stok barang di gudang dapat dilakukan dengan mudah seperti berikut ini:

1. Memiliki gudang penyimpanan yang cukup

Ketika Anda ingin mengatur dan mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda telah menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan stok barang tersebut. Meskipun bisnis Anda terbilang masih kecil, namun sebaiknya Anda sudah menyiapkan tempat khusus tersebut untuk menimbun stok barang. Jika memang belum memadai, maka Anda bisa menggunakan sebuah etalase, rak gudang, atau memanfaatkan barang bekas seperti kardus untuk menyimpan persediaan barang dagangan.

2. Menyiapkan data yang akurat

Poin utama yang akan digunakan dan dibutuhkan di dalam semua hal yang berkaitan dengan manajemen tentunya adalah data yang akurat. Ketika Anda ingin memulai untuk mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda sudah menugaskan setidaknya satu orang khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan segala jenis pencatatannya, seperti mencatat stok barang masuk dan stok barang keluar. Dalam hal mengumpulkan data, seseorang yang bertanggung jawab mencatat dapat dibantu dengan sebuah program pendukung agar pencatatan yang dihasilkan lebih akurat. Tujuannya adalah agar Anda mengetahui terlebih dahulu data dari periode sebelumnya, lalu menentukan target pemasaran serta ramalan atau forecast penjualan pada periode saat ini. Beberapa perusahaan distributor atau produsen sekalipun sudah menggunakan sistem pre-order dan data pesanan yang masuk akan dijadikan sebagai landasan untuk menentukan angka persediaan.

3. Membuat forecast persediaan barang

Setelah mengumpulkan data input dan output barang, maka langkah selanjutnya adalah membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang. Anda bisa memulai dari jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode ini. Hal ini bukan tahap yang mudah apalagi jika Anda memiliki penjualan produk dengan jenis yang bermacam-macam, karena Anda harus menentukan jumlah per item yang ada. Perhitungan tersebut akan menjadi lebih mudah jika bisnis Anda dibantu dengan sebuah sistem manajemen penjualan dan inventaris yang tepat. Melalui sistem tersebut, maka Anda dapat membuat manajemen stok barang secara ringkas dan lengkap, mulai dari pengurangan, penambahan, dan pemindahan stok dapat dikontrol dengan lebih baik.

4. Memberikan kode barang

Pemberian kode pada setiap barang akan sangat membantu Anda ketika melakukan penjualan barang. Sehingga Anda dan pelanggan tidak akan merasa kebingungan ketika melakukan transaksi. Jika barang-barang Anda tidak diberikan kode, maka setiap transaksi akan terasa lebih sulit dan dapat mengurangi citra perusahaan Anda di mata para konsumen atau pelanggan. Selain itu, pemberian kode juga akan membantu Anda ketika menata barang di gudang.

5. Memisahkan stok baru dan stok lama

Mencampur aduk stok baru dan stok lama hanya akan membuat Anda bingung ketika akan melakukan pencatatan dan pengecekkan stok barang. Oleh karena itu, sebaiknya Anda memisahkan stok lama dan stok baru. Agar Anda lebih mudah untuk menemukan berapa jumlah stok lama yang terjual dan stok yang belum terjual. Selain itu, Anda juga bisa menyediakan satu tempat khusus untuk stok baru. Sehingga dapat terhindar dari stok barang yang baru dan stok barang yang lama yang bercampur.

 

Itulah beberapa informasi tentang mengelola stok barang di gudang yang perlu Anda pahami. Pengelolaan stok barang memang hal yang penting untuk diperhatikan. Jangan lupa untuk melakukan pencatatan secara rutin setiap ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Lakukan stok opname secara berkala sesuai dengan kebutuhan untuk membantu Anda dalam melakukan manajemen stok barang di gudang. Untuk membantu meringankan tugas Anda dalam pengelolaan stok barang, gunakan bantuan aplikasi akuntansi online Jurnal. Dengan Jurnal, Anda akan lebih mudah dalam memonitor laporan keuangan secara real-time. Selain itu, Anda juga akan lebih mudah dalam memantau ringkasan bisnis secara periodik. Mulai dari data penjualan, pembelian, biaya, laba rugi, dan lain sebagainya.