Cara Membuat Invoice Bagi Pemula di Bidang Bisnis

Invoice merupakan lembaran yang berisi tagihan pembayaran atau pembiayaan setelah terjadinya transaksi barang atau jasa. Seluruh rincian tagihan akan dituliskan di dalam invoice tersebut. Umumnya, perusahaan akan membuat invoice sebagai alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya. Jika Anda masih baru berkecimpung di dunia bisnis, tentunya pembuatan invoice ini merupakan hal asing yang sebaiknya segera kamu pelajari. Ada berbagai cara untuk membuat invoice yang bisa kamu gunakan. Selain itu, kamu bisa melihat bentuk invoice melalui penjelasan di bawah ini. 

Tujuan pembuatan invoice

Kemampuan membuat invoice yang baik dan benar sangat penting bagi kredibilitas perusahaan Anda. Pembuatan invoice ini tentunya memiliki tujuan yaitu sebagai kwitansi bagi pembeli dan sebagai dokumen akutansi perusahaan. Sampai saat ini, belum ada hal lain yang bisa menggantikan efektifitas invoice dalam penerapannya di perusahaan. 

a. Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk pelanggan

Invoice bagi pelanggan bertujuan sebagai kuitansi. Invoice yang diberikan pada pelanggan berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya. Umumnya, invoice dibuat ketika tagihan cukup besar sehingga kwitansi sangat dibutuhkan. 

b. Dokumen akutansi perusahaan

Bagi perusahaan tujuan pembuatan invoice tentu untuk jejak akutansi. Hal ini cukup penting mengingat sebuah perusahaan yang kredibel semestinya menyimpan berbagai arsip keuangan dengan rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah.  

Bentuk Rinci Invoice

Invoice dibuat untuk transaksi barang maupun jasa. Keduanya bisa dibuat dengan bentuk seperti di bawah ini. Komponen yang perlu Anda masukkan di antaranya yaitu judul, nama dan alamat, daftar pembeliaan, tanggal, nomor invoice, serta ketentuan pembayaran. 

a. Judul invoice

Anda bisa menuliskan judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. Misalnya: INVOICE PEMBELIAN BIJI KOPI SOLO. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pelanggan Anda ketika mereka sedang mengurus banyak dokumen sehingga menyadari bahwa yang Anda kirimkan adalah dokumen invoice. Dengan begitu, pelanggan Anda bisa mendahulukan mengurus pembayaran dalam dokumen invoice tersebut dibandingkan mengurus dokumen lain yang tidak terlalu buru-buru. 

b. Nama dan alamat yang akan membayar 

Perusahaan atau orang yang mengeluarkan pembayaran, bersama dengan alamat surat, harus dicantumkan. Informasi ini akan membantu pelanggan Anda memahami bahwa dokumen itu sebenarnya ditujukan untuk mereka.

c. Nama dan alamat penerima pembayaran 

Nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran harus dicantumkan, bersama dengan alamat penerima pembayaran juga sudah cukup. Informasi ini akan memudahkan pelanggan Anda mengirimkan cek kepada Anda. 

d. Daftar barang atau layanan

Daftar barang atau layanan harus dicantumkan secara rinci dalam invoice. Misalnya, invoice untuk produk tertentu maka cantumkan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayarkan. Pastikan Anda menggunakan kolom sehingga rincian deskripsi lebih mudah dibaca. Hal ini cukup penting untuk dokumentasi akutansi pelanggan Anda. Jika invoice untuk layanan seperti proyek desain atau penulisan, maka tuliskan secara rinci nama proyek, deksripsi jenis pekerjaan, dan tarif per jam atau dengan perhitungan sesuai perjanjian. Pastikan deskripsi mengenai tarif dibuat serinci mungkin sehingga tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari. 

e. Tanggal dalam  invoice

Hal lain yang sebaiknya disertakan dalam invoice yaitu tanggal. Beberapa jenis tanggal yang dituliskan di invoice yaitu tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal. Untuk tanggal pembayaran maksimal, Anda bisa mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan dan menyenangkan hati kedua belah pihak. 

f. Nomor invoice

Tidak semua invoice menyertakan nomor. Namun, alangkah baiknya jika invoice yang Anda buat menyertakan nomor sehingga memudahkan pengarsipan invoice. Jika Anda membuat nomor invoice menjadi semacam kode khusus, beritahukan hal tersebut kepada pelanggan sehingga mereka tidak kebingungan. 

g. Ketentuan pembayaran

Anda pasti ingin mencatat ketentuan pembayaran. Antah itu pihak pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang mendapat kepastian waktu pembayaran akan dilakukan. Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, yang artinya invoice tersebut harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterima untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti. Ini biasanya ditulis sebagai “Net 30” pada invoice. Namun setiap perusahaan berhak menetapkan ketentuan pembayaran mereka sendiri. Ha tersebut tergantung pada jenis bisnis yang mereka lakukan dan jenis vendor yang diajak bekerja sama.

Bagaimana Cara Membuat Invoice? 

Bagi  Anda yang belum pernah membuat invoice tidak perlu khawatir. Terdapat cara mudah untuk membuat invoice yang bisa Anda pelajari. Pembuatan invoice bisa dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan menggunakan aplikasi

a. Pembuatan secara manual

Pembuatan invoice secara manual bisa menggunakan kertas atau perangkat lunak di komputer seperti spreadsheet dan microsoft word. Keuntungannya membuat invoice secara manual yaitu Anda dapat menyesuaikan templat, estetika, dan proses penulisan sepenuhnya.Namun, kemungkinan Anda mengalami kesalahan administratif pun juga tinggi. Selain itu, jika Anda membuat invoice secara manual maka untuk melakukan pelacakan dokumen nantinya akan lebih rumit daripada menggunakan aplikasi.

b. Pembuatan menggunakan aplikasi 

Menggunakan akutansi dalam pembuatan invoice akan memudahkan kerja Anda. Apalagi jika perusahaan Anda perlu membuat invoice dalam jumlah banyak, maka lebih baik gunakan aplikasi. Dengan menggunakan aplikasi maka pembuatan invoice lebih cepat, serta data akann terlacak dengan mudah.

Cara Mudah Membuat & Mengirim Invoice dengan Jurnal

Kini, Anda tidak perlu lagi membuat invoice dan melakukan penagihan secara manual. Dengan menggunakan software akuntansi online seperti Jurnal, Anda bisa membuat invoice secara otomatis dan mengirimkannya langsung kepada pelanggan.

Contoh Invoice
Contoh invoice Jurnal

Selain membuat dan mengirim invoice secara langsung, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder atau Pengingat Faktur yang membantu Anda menagih piutang yang akan jatuh tempo. Dengan begitu, bisnis Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis.

Selain itu, dengan Jurnal Anda juga dapat mengatur jadwal pengingat faktur sebelum, setelah, atau saat jatuh tempo, serta menentukan batas minimal piutang beserta pelanggan yang akan menerima pengingat faktur otomatis.

[adrotate banner=”4″]


PUBLISHED07 Jan 2020
Ucig
Ucig

SHARE THIS ARTICLE: