Stock opname adalah kegiatan penghitungan persediaan stok barang di gudang sebelum dijual. Kegiatan stock opname yaitu memeriksa dan melakukan penghitungan seluruh barang yang ada di dalam gudang secara langsung. Ini merupakan kegiatan yang sangat penting, namun cukup menyita waktu.

Ditambah lagi dalam melakukan penghitungan tidak boleh ada kesalahan atau ada yang terlewat. Akan tetapi bukan berarti hal ini akan sangat sulit untuk dilakukan. Dengan langkah-langkah berikut, Anda akan lebih mudah ketika melakukan stock opname.

 

Atur Jadwal Stock Opname 

Dengan melakukan penjadwalan tentunya stock opname terjadi secara teratur, sehingga tidak menumpuk yang berakibat semakin sulitnya melakukan pendataan. Untuk Anda yang masih bingung menentukan kapan dan seberapa sering stock opname dilakukan bisa menyesuaikan dengan hal berikut:

  • Pertama, perhatikan jenis usaha yang Anda jalani. Jika Anda memiliki usaha di bidang kuliner ataupun minuman, stock opname harus dilakukan lebih cepat. Hal ini karena bahan-bahan yang digunakan biasanya lebih cepat menyusut dan tidak tahan lama.
  • Kedua, perhatikan laporan penjualan. Analisis kapan waktu usaha Anda mengalami high season. Lakukan penjadwalan lebih cepat dari waktu-waktu krusial tersebut agar Anda lebih siap menerima pesanan yang meningkat.
  • Ketiga, lakukan di luar waktu penghitungan laporan keuangan atau pembukuan.

Waktu penghitungan bisa ditentukan sendiri sesuai dengan kenyamanan Anda seperti setelah jam tutup toko atau sebelum buka toko. Jika tidak memungkinkan, Anda mungkin harus menutup toko selama beberapa jam di waktu operasional.

 

Tugaskan Staf yang Kompeten

Bentuklah tim khusus untuk melakukan penghitungan. Staf yang masuk ke dalam tim ini bukan sembarang staf. Pastikan siapapun yang diberi tanggung jawab dalam pekerjaan ini mempunyai kemampuan menghitung yang mumpuni, memiliki stamina dan konsentrasi yang prima serta teliti.

Dengan staf yang kompeten, proses stock opname dapat dilakukan lebih mudah dan cepat. Walaupun begitu tetap lakukan briefing sebelumnnya, agar semua pekerjaan yang telah ditentukan berjalan dengan lancar. Selain itu, bekali pula staf Anda dengan asupan tenaga yang cukup. Karena asupan ini penting untuk menjaga konsentarasi dan stamina agar mereka tetap fokus menghitung.

 

Buat Denah Gudang Penyimpanan

Agendakan untuk berkeliling gudang dan membuat denah gudang penyimpanan Anda. Ilustrasikan tiap rak penyimpanan untuk memetakan tempat penyimpanan tiap barang yang ada. Dengan adanya denah ini baik Anda ataupun staf akan lebih mudah menemukan letak barang, apalagi jika mempunyai gudang yang cukup besar atau jenis barang yang beragam.

Denah tersebut juga akan berguna pada saat penghitungan. Anda dapat menandai bagian-bagian mana yang telah dihitung sehingga tidak perlu berulang kali mengecek ke tempat yang sama.

Baca juga: Mengelola Stok Barang di Gudang dengan Mudah

 

Tandai Tiap Rak dan Kardus

Setelah membuat ilustrasi penyimpanan, tandai pula setiap rak dan barang yang Anda miliki. Selain memudahkan Anda untuk mengenali barang, penandaan ini juga membantu menemukan barang-barang yang terpisah dari kelompoknya. Ini memastikan tidak ada barang yang “nyasar” di tempat yang tidak sesuai.

Pemberian tanda ini juga akan sangat membantu ketika melakukan penjualan. Jika barang-barang tidak ditandai, maka transaksi akan terasa lebih sulit karena Anda perlu mencari secara berulang-ulang apabila tidak teliti.

Baca Juga: Semua Tentang Stock Opname yang Harus Anda Ketahui

 

Pisahkan Antara Stok Baru dan Stok Lama

Mencampur aduk stok barang juga akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan. Pisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah penghitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Dengan pemisahan ini Anda juga bisa mengeluarkan stok lama terlebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk mengurangi risiko kerugian karena produk kadaluarsa.

 

Lakukan Cycle Counting

Cycle counting atau partial stock-takes adalah metode penghitungan yang dilakukan secara terus menerus atau disebut juga dengan mencicil penghitungan. Dengan cycle counting Anda melakukan penghitungan untuk tiap barang satu persatu secara rutin. Cara ini lebih efektif dibandingkan dengan melakukan penghitungan seluruhnya sekaligus dalam satu waktu.

Metode ini cukup menguntungkan karena akan mengurangi kerepotan dan kebingungan. Selain itu Anda dapat lebih dini mendeteksi kekeliruan stok, sehingga tidak perlu waktu yang lama untuk melakukan perbaikan. Anda pun tidak perlu meluangkan waktu khusus atau menutup toko yang justru akan mengurangi penjualan. Cycle counting bisa dilakukan per hari atau per minggu sesuai dengan preferensi tiap usaha.

 

Menggunakan Aplikasi

Untuk melakukan penghitungan lebih cepat dan mudah dengan menggunakan sistem Point Of Sale (POS) atau aplikasi akuntansi. Penghitungan dengan sistem POS lebih mudah  karena mampu mengumpulkan data barang dan transaksi dari setiap toko maupun gudang. Setiap proses checkout konsumen baik online atau offline, produk yang dibeli secara otomatis akan dihapus dari stok yang terdaftar. Setelah itu seluruh data stok langsung diperbaharui, sehingga Anda tidak perlu menginput satu persatu.

Aplikasi akuntansi juga mempunyai fitur yang membantu Anda dalam menghitung jumlah barang yang dimiliki. Setiap perubahan data yang dilakukan juga akan otomatis mengubah seluruh data yang ada. Selain itu data ini pun akan langsung masuk ke dalam laporan keuangan.

 

Kini Anda bisa mendapatkan keduanya dengan menggunakan software akuntansi Jurnal. Jurnal terintegrasi dengan 5 software POS termutakhir yaitu iREAP POS Pro, Moka POS, Oktopus POS System, Vend POS dan POS iSeller. Integrasi Jurnal dengan berbagai software POS membuat Anda tidak perlu lagi repot-repot menyesuaikan data di POS dengan software akuntansi Anda. Tunggu apa lagi? Dapatkan informasi lebih lengkap mengenai Jurnal hanya di sini.

 

 

Author