Invoice atau dikenal juga dengan faktur merupakan sebuah dokumen yang memuat bukti pembelian. Dokumen tersebut berisi tentang detail pembelian barang, seperti harga per item, banyaknya barang, jumlah barang, hingga waktu dilakukannya pembelian tersebut. Selain berupa rincian pembelian, invoice juga dapat digunakan sebagai tagihan penjual kepada pembeli. Penagihan maupun pembayaran pada invoice biasanya akan dilakukan sesuai dengan kesepakatan pada Purchase Order (PO). Invoice penting dalam setiap bisnis, baik bisnis kecil maupun bisnis besar. Bahkan pada bisnis jasa, terdapat invoice yang dikenal dengan sebutan kwitansi atau notice. Ketahui secara lebih jelas tentang fungsi dari invoice, dan apa saja komponen dalam invoice yang perlu Anda perhatikan.

Komponen Dalam Invoice

Pembuatan invoice atau faktur harus memuat beberapa komponen seperti di bawah ini:

  1. Tujuan penagihan pada konsumen atau pelanggan.
  2. Identitas penagih, yaitu perusahaan atau lembaga yang mengeluarkan invoice.
  3. Nomor invoice atau nomor surat pemesanan yang berkaitan dengan invoice yang dibuat.
  4. Daftar barang yang dibeli oleh konsumen.
  5. Jumlah pajak atau jumlah pembayaran yang harus dibayarkan.
  6. Tujuan pembayaran, yaitu berupa detail nomor rekening dan bank perusahaan.

Fungsi-fungsi Invoice

Sebagai dokumen yang dimiliki oleh sebuah perusahaan bisnis, tentu saja invoice mempunyai fungsinya sendiri, yaitu:

  1. Sebagai dokumen yang memuat rincian pembelian, fungsi utama dari invoice adalah untuk menagih konsumen atau pelanggan agar segera melakukan pembayaran.
  2. Invoice dapat dijadikan sebagai sumber informasi tentang barang maupun jasa yang dibeli oleh konsumen atau pelanggan.
  3. Invoice juga memuat informasi tentang kalkulasi dari pembelian dan bagaimana pembayaran tersebut dilakukan. Metode pembayaran atau penagihan biasanya dilakukan sesuai dengan PO yang sebelumnya telah disepakati.
  4. Dengan invoice, pembukuan keuangan bisnis dapat dilakukan dengan lebih mudah. Hal tersebut akan memudahkan para pebisnis dalam memantau perkembangan bisnis yang sedang dirintis.
  5. Dapat dijadikan sebagai rujukan apabila ingin menjual kembali barang yang telah dibeli. Bahkan dalam beberapa kasus, invoice dapat dijadikan sebagai rujukan apabila terjadi ketidaksesuaian antara penagihan dan pengiriman barang.

Jenis-jenis Invoice

Ada banyak jenis-jenis invoice yang biasa digunakan dalam bisnis atau perusahaan. Beberapa jenis invoice tersebut diantaranya adalah:

  1. Invoice biasa, merupakan jenis invoice yang paling umum dan paling sering digunakan dalam jual beli. Penggunaan invoice jenis ini biasanya digunakan pada transaksi pembelian yang sederhana. Invoice ini memuat informasi yang sederhana mengenai transaksi tersebut seperti rincian barang, jumlah, harga dan total pembayaran.
  2. Invoice Konsuler, merupakan invoice yang khusus digunakan untuk transaksi-transaksi internasional, seperti aktivitas ekspor-impor. Selain itu, invoice konsuler juga harus disahkan dan mendapatkan izin dari negara atau negara yang menerima impor dan kedutaan negara pada negara asal pengekspor.
  3. Invoice proforma, merupakan invoice yang diberikan kepada pembeli apabila barang tersebut dikirimkan secara bertahap. Oleh karena itu, invoice ini bersifat sementara. Karena apabila barang yang dibeli telah dikirimkan secara keseluruhan, maka invoice proforma akan diganti dengan invoice jenis biasa.

Cara Membuat Invoice

Berikut ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan invoice atau faktur:

  1. Invoice atau faktur harus dibuat sesuai dengan barang yang telah terjual atau diterima oleh para konsumen. Hal tersebut untuk meminimalisir adanya transaksi penolakan yang dilakukan oleh konsumen pada saat barang yang telah dikirim telah diterima. Oleh karena itu, invoice dibuat setelah proses pengiriman ditandatangani oleh konsumen.
  2. Satu kali transaksi yang dilakukan oleh konsumen dapat dituliskan di dalam satu kali transaksi, dan dapat juga dituliskan transaksi secara bertahap. Beberapa perusahaan menetapkan untuk setiap pembayaran dari setiap transaksi yang terjadi, maka pembayaran akan dilakukan setelah proses pemesanan telah dilakukan.
  3. Apabila terdapat beberapa kali transaksi maka invoice atau faktur harus dibuat secara keseluruhan. Dalam hal ini, pencatatan yang detail terkait dengan rincian pembelian yang sangat dibutuhkan baik bagi konsumen maupun penjual.
  4. Pembiasaan dalam pembuatan invoice akan membantu para pebisnis untuk memantau buku piutang. Karena dengan adanya invoice, maka para pebisnis dapat memantau piutang perusahaan. Dalam prosedur internal, kontrol sistem akuntansi metode manual sangat disarankan untuk membuat invoice dengan nomor urut cetak. Namun akhir-akhir ini banyak pebisnis yang membuat invoice atau faktur dengan sistem komputerisasi. Kelebihannya sistem komputerisasi adalah ketika mencetak nomor urut, tidak akan terjadi pencetakan nomor urut ganda.

 

Setiap perusahaan pasti memiliki format faktur yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan perusahaannya masing-masing. Namun, ada beberapa komponen dalam invoice yang harus disertakan agar informasi di dalamnya lengkap sesuai dengan purchase order dari setiap konsumen atau pelanggan. Untuk membantu Anda dalam mengelola pembukuan dan pembuatan laporan keuangan yang lebih mudah dan praktis, gunakan aplikasi akuntansi online Jurnal. Jurnal dilengkapi dengan berbagai fitur terbaik yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.