Fungsi actuating di dalam manajemen memiliki peranan yang penting, dalam merealisasikan rencana dan tujuan sebuah organisasi maupun perusahaan.
Meskipun begitu, tidak hanya fungsi manajemen actuating saja yang harus diterapkan supaya perusahaan maupun organisasi bisa berjalan sesuai rencana.
Tapi, juga harus didukung dengan ketiga fungsi lainnya yaitu controlling atau evaluasi, organizing atau pengorganisasian, dan planning atau perencanaan.
Tanpa menjalankan keempat fungsi manajemen, sebuah perusahaan maupun organisasi akan kesulitan mewujudkan rencana dan tujuannya.
Definisi fungsi actuating dalam manajemen
Actuating atau pengarahan sangat diperlukan setelah tugas dibagi-bagi, kepada setiap individu atau kelompok sesuai dengan bidang dan tanggung jawabnya masing-masing. Pengarahan dilakukan supaya tujuan dapat dicapai dengan baik, serta untuk meminimalisir resiko terhambatnya sebuah rencana.
Pengertian fungsi actuating adalah fungsi pokok di dalam manajemen yang dapat dijalankan, setelah fungsi planning dan fungsi organizing sudah terlaksana. Fungsi pengarahan dapat dilakukan dengan cara memberikan bimbingan, konsultasi terkait tugas dan tanggung jawab, dan memberikan motivasi.
Jadi, secara garis besar fungsi actuating adalah suatu kegiatan memberikan instruksi, perintah, dan petunjuk kepada setiap individu maupun kelompok. Supaya mereka dapat menjalankan apa yang telah direncanakan dengan baik dan bisa terlaksana dengan sempurna.
Siapa yang bertanggung jawab memberikan pengarahan?
Di dalam struktur manajemen, bagian manajemen tingkat atas akan memberikan pengarahan kepada bagian manajemen di tingkat menengah. Sementara bagian manajemen di tingkat menengah akan memberikan pengarahan kepada bagian manajemen di tingkat yang lebih di bawahnya lagi, begitu seterusnya.
Fungsi actuating tersebut terus dilakukan sampai kepada orang yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab terakhir. Contohnya seperti mandor yang akan memberikan pengarahan kepada para karyawan di lapangan.
Fungsi manajemen actuating atau fungsi manajemen pengarahan ini juga sering disebut fungsi directing. Di mana hal tersebut, menandakan bahwa manajer di tingkat posisi yang paling tinggi, akan menggerakkan pihak atau bagian yang posisinya ada di bawahnya.
Actuating adalah usaha atau upaya manajemen yang dijalankan, agar tujuan perusahaan atau organisasi dapat tercapai sesuai rencana. Dalam melakukan upaya tersebut, mereka menggunakan perencanaan sebagai pedomannya.
Supaya fungsi manajemen actuating dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan jiwa kepemimpinan atau leadership yang baik dan bijak. Orang yang memiliki jiwa kepemimpinan yang baik pada umumnya akan memberikan pengarahan kepada bawahannya dengan baik.
Biasanya mereka akan memberikan pengarahan dengan jelas dan tegas namun tetap menjaga rasa saling menghargai. Sehingga kerja sama dalam tim dan antar bagian pun bisa berjalan harmonis dan konflik pun dapat dihindari.
Bagaimana melakukan fungsi actuating yang baik?
Kunci utama melaksanakan fungsi manajemen actuating dalam perusahaan maupun organisasi, yaitu komunikasi yang terjalin dengan baik. Setiap pemimpin harus mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik, jelas, dan mudah dimengerti oleh orang lain.
Mengapa harus demikian? Tentu saja karena mereka bertanggung jawab dan memiliki tugas dalam menyampaikan pesan dan instruksi kepada bawahannya. Pesan dan instruksi yang sudah direncanakan harus bisa diterima dan dimengerti oleh bawahnya dengan baik.
Supaya para bawahannya dapat menjalankan instruksi tersebut sesuai arahan dan rencana perusahaan. Sebagus dan seinovatif apapun rencana yang dibuat dan sekarismatik apapun manajer yang menjabat.
Tapi, jika tidak memiliki kemampuan komunikasi yang baik tentunya akan percuma saja, karena bawahnya akan kesulitan memahami instruksi yang dia sampaikan. Alhasil, para karyawan yang bertugas langsung mengeksekusi rencana tersebut akan kurang maksimal mengerjakan tugas tersebut.
Nah, berikut ini ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin dalam melakukan fungsi actuating:
- Memberikan orientasi tugas dan instruksi dengan jelas kepada bawahannya
- Memberikan petunjuk dengan baik secara rinci, baik petunjuk umum maupun petunjuk khusus
- Memberikan pengaruh yang positif kepada anggota bawahannya
- Memberikan motivasi kepada semua anggota yang menjalankan tugas
Prinsip actuating dalam manajemen
Di dalam fungsi manajemen actuating ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan perusahaan maupun organisasi. Berikut ini beberapa prinsip actuating yang harus dipahami dan diperhatikan sebelum melakukan pengarahan:
1. Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan utama dari fungsi actuating ini pada dasarnya dapat dilihat pada prinsip yang menerangkan, jika proses pengarahannya akan semakin efektif.
Maka akan semakin besar pula sumbangan atau kontribusi dari bawahan terhadap usaha dan upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan.
Fungsi manajemen actuating pada umumnya tidak dapat berdiri dengan sendirinya, maksudnya dalam melaksanakannya perlu mendapatkan dukungan dan bantuan dari aspek-aspek lain seperti.
Mulai dari perencanaan, struktur perusahaan atau manajemen organisasi, tenaga kerja yang memadai, pengawasan yang baik, dan kemampuan dalam meningkatkan pengetahuan dan kemampuan bawahannya.
2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Sebagian besar orang bekerja untuk memenuhi kebutuhan hidupnya, yang mana bisa saja mereka memiliki tujuan yang tidak selaras dengan tujuan perusahaan.
Namun, mereka tetap bekerja dengan cara mengikuti tujuan perusahaan, tanpa memberikan dominasi yang kuat terhadap upaya perusahaan.
Dengan harapan mereka tidak membuat penyimpangan yang terlalu besar, sehingga mereka tetap dapat memenuhi kebutuhan dengan mengikuti rencana dan kepentingan perusahaan.
Hal ini dipengaruhi oleh motivasi dan kerja keras yang dilakukan masing-masing orang, untuk menaikkan jabatan dan membina masa depan yang cerah bersama perusahaan tempat mereka bekerja.
3. Prinsip kesatuan komando
Prinsip dasar dalam fungsi actuating berikutnya ini, berkaitan dengan upaya menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan. Jika, mereka hanya mempunyai satu jalur arah tujuan, maka mereka tidak tahu lagi apa yang akan dilakukan dalam melaporkan segala kegiatannya.
Sehubungan laporan tersebut hanya ditujukan untuk satu pimpinan saja tidak ke pemimpin yang lainnya. Maka munculnya pertentangan dan konflik dalam pemberian instruksi dan tugas dapat diminimalisir.
Sehingga mereka pun akan merasa tanggung jawabnya semakin besar dan harus memacu dirinya untuk memperoleh hasil yang maksimal.
Tujuan actuating dalam manajemen
Memberikan pengarahan dan instruksi dengan cara yang baik bukanlah hal yang mudah dilakukan. Bahkan tidak semua pemimpin bisa melakukan hal tersebut, sehingga ada kalanya mereka gagal merealisasikan rencana yang sudah disiapkan perusahaan.
Bisa dikatakan fungsi actuating ini susah-susah gampang dan perlu banyak belajar untuk melakukan dengan sempurna. Fungsi pengarahan dalam manajemen ini sangat penting, karena begitu penting fungsi ini memiliki banyak tujuan, yang di antaranya:
1. Memprakarsai aksi (Initiator Action)
Para bawahan atau karyawan tidak akan memulai pekerjaannya, ketika atasan tidak memberikan instruksi mengenai tugas-tugas yang harus mereka lakukan. Oleh karena itu, dengan adanya fungsi actuating ini pemimpin bisa mulai menuntun para bawahannya untuk melakukan setiap instruksi.
2. Alat motivasi (Means of Motivation)
Hal yang umum terjadi, yaitu karyawan menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, sebagian besar dari mereka mematuhi perintah atasan dan bekerja dengan giat adalah untuk mendapatkan materi.
Jadi, motivasi mereka dalam bekerja adalah materi atau uang, bahkan ada yang tidak peduli dengan kondisi perusahaan. Karena mereka hanya ingin bekerja dan mendapat uang untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.
Sehingga, tujuan actuating bukan hanya tentang suruh-menyuruh, bukan juga tuntut-menuntut tapi juga memotivasi karyawan yang bekerja.
Setiap karyawan pasti memiliki masalah pribadi dan hambatan masing-masing, sehingga mereka membutuhkan motivasi agar dapat memberikan hasil kerja yang maksimal. Bagian manajemen tingkat atas harus bisa memberikan penjelasan dan motivasi yang lebih, supaya para bawahannya dapat menjalankan tugasnya secara maksimal dan mendetail.
Sehingga pemimpin juga harus memiliki hubungan dekat dengan para bawahan. Bahkan bila perlu mereka harus membaur dan menyediakan reward and punishment, bagi bawahannya yang memiliki kinerja terbaik.
3. Mengintegrasikan upaya (Integrates Efforts)
Setiap perusahaan atau organisasi pasti terdiri dari beberapa bagian atau departemen, yang masing-masing bagian memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda.
Karena perbedaan tersebut, fungsi actuating di sini bertujuan untuk membuat setiap departemen bisa saling bekerja sama dan berjalan beriringan. Serta membuat mereka tidak saling konflik dan terus saling terintegrasi.
Integrasi di dalam komponen perusahaan dan organisasi menjadi salah satu tujuan actuating yang sangat penting. Mengapa demikian? Karena berkaitan dengan langkah perusahaan dalam merealisasikan rencana dan tujuan yang diinginkan.
Para atasan haris melakukan “persuasive leadership”, yakni pendekatan yang persuasif kepada semua bawahannya. Serta melakukan komunikasi dengan cara yang efektif kepada setiap departemen di perusahaan.
4. Menyediakan stabilisasi (Provides Stability)
Tujuan actuating berikutnya ialah untuk menyediakan stabilitas di dalam perusahaan atau organisasi. Tidak hanya perusahaan dan organisasi, setiap individu pun menginginkan stabilitas di dalam kehidupannya.
Meskipun potensi konflik pasti ada tapi stabilitas di dalam perusahaan harus diciptakan. Kondisi internal perusahaan harus tetap stabil agar tidak terjadi hal-hal yang berisiko mendatangkan kerugian.
Supaya semua bagian atas departemen dapat berfungsi dan bekerja dengan sebagaimana mestinya. Maka fungsi actuating dapat dimaksimalkan untuk mencegah permasalahan tersebut.
5. Penggunaan sumber daya dengan efisien
Dalam melakukan upaya actuating, pemimpin sebuah perusahaan akan melakukan pengarahan terhadap karyawan, anggaran, alat, mesin produksi agar bekerja secara efisien.
Jadi, tujuan actuating juga untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan, supaya dapat dimanfaatkan secara efisien. Dengan melakukan pengarahan dengan baik dan mudah dimengerti para bawahan.
Mereka bisa mengetahui tugas apa, kapan harus dimulai dan diselesaikan, menggunakan metode apa, dan berapa jumlah anggaran yang harus mereka ikuti.
Dengan fungsi actuating, para karyawan bisa melaksanakan pekerjaannya sesuai rencana dan arahan. Sehingga perusahaan pun dapat memaksimalkan pengembangan sumber daya yang dimiliki dengan efektif.
6. Koping perubahan
Bagi yang belum tahu, koping adalah sebuah proses penyesuaian diri pada perubahan yang sedang terjadi. Di dalam dunia ekonomi, kondisi akan terus mengalami perubahan seiring berjalannya waktu.
Termasuk dalam kondisi suatu organisasi dan perusahaan, pasti akan mengalami pasang surut. Perubahan di masa mendatang juga perlu direspons oleh perusahaan, supaya mereka tetap bisa mempertahankan eksistensinya di pasaran.
Tentunya tujuan actuating untuk perusahaan kali ini untuk mempertahankan para konsumen, karyawan, dan agar tidak kehilangan momentumnya. Pengarahan cukup bisa diandalkan untuk menghadapi risiko perubahan tersebut.
Pengarahan dapat dijadikan sebagai alat untuk beradaptasi dengan kondisi baru, baik kondisi di internal maupun di eksternal perusahaan.
Sebagai contohnya, dulu tim marketing diarahkan untuk melakukan penawaran produk secara langsung ke konsumen secara door to door.
Tapi, sekarang mereka lebih banyak ditugaskan untuk melakukan penawaran produk secara online dan menerapkan digital marketing, untuk meningkatkan angka penjualan. Perubahan dalam metode pemasaran produk menjadi salah satu contoh mudahnya yang harus siap dihadapi setiap perusahaan.
Jadi, secara garis besar tujuan actuating dimanfaatkan bagian manajemen perusahaan. Untuk mengkomunikasikan bahwa kondisi perusahaan dapat mengalami peristiwa sehingga mereka harus siap melakukan perubahan dalam menghadapinya.
Tantangan menjalankan fungsi Actuating
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, fungsi manajemen actuating sebenarnya bukanlah pekerjaan yang mudah dilakukan. Ada berbagai tantangan yang harus dihadapi dalam menjalankan fungsi manajemen satu ini.
Pasalnya, fungsi actuating tidak berjalan normal dengan mudah secara begitu saja. Berikut ini beberapa tantangan yang harus dihadapi ketika melaksanakan fungsi manajemen actuating:
1. Tingkah laku manusia (Human Behavior)
Tidak ada salahnya bagian manajemen tingkat atas mempelajari ilmu psikologi, antropologi, sosiologi, psikologi sosial, dan ilmu lain yang berkaitan dengan tingkah laku manusia (Human Behavior).
Ilmu tersebut sebenarnya cukup penting dalam menjalankan fungsi actuating, karena di dalam perusahaan terdiri dari banyak karyawan, yang masing-masing memiliki kepribadian yang berbeda-beda.
Berikut ini beberapa perilaku dan kepribadian karyawan yang paling umum ditemui:
- Ada karyawan yang rajin bekerja ada pula yang malas-malasan
- Ada yang bertindak sebagai penjilat dan ada juga yang suka pencitraan di depan atasan.
- Ada yang agresif melontarkan ide-idenya dan ada juga yang gila kekuasaan
- Ada yang sungguh-sungguh dalam mengerjakan tugasnya dan ada pula yang hanya setengah hati mengerjakan pekerjaannya
Upaya pengarahan akan berjalan sukses, jika pemimpin melihat dan memahami bagaimana tingkah laku para bawahannya. Dengan mengetahui kepribadian mereka, pemimpin bisa menyatukan individu yang memiliki kepribadian yang berbeda-beda menjadi lebih kompak dan solid.
2. Hubungan manusia
Kendala dalam menjalankan upaya fungsi manajemen actuating berikutnya, yaitu mengenai hubungan antar manusia. Hubungan manusia yang dimaksud disini adalah hubungan antar karyawan dengan karyawan lainnya, atau karyawan dengan kelompok atau tim bagiannya.
Karena setiap karyawan memiliki kepentingan dan tingkah laku yang tidak sama. Maka potensi terjadinya konflik tentunya pasti ada namun harus dicegah dan diantisipasi.
Salah satu cara mengantisipasi munculnya konflik di dalam lingkungan kerja, maka manajemen perlu melakukan fungsi actuating ini. Caranya dengan menyelaraskan hubungan, menyatukan, dan mempersempit ruang konflik di lingkungan kerja.
3. Kepemimpinan
Tantangan berikutnya yang akan dihadapi ketika melakukan upaya actuating atau pengarahan, yaitu masalah kepemimpinan. Kepemimpinan menjadi hal utama yang penting dipelajari oleh manajemen.
Khususnya untuk bagian manajemen tingkat atas dan pihak-pihak yang memiliki banyak bawahan. Kesuksesan upaya pengarahan didasari oleh jiwa kepemimpinan yang dimiliki atasan.
Berikut ini beberapa faktor yang harus diperhatikan terkait kepemimpinan dalam menjalankan fungsi actuating:
- Cara memimpin para bawahannya
- Cara mengarahkan para bawahannya
- Cara koordinasi para bawahannya
- Cara membina para bawahannya
Agar para bawahan mau melakukan apa yang diarahkan atasannya, tentunya seorang pemimpin harus tahu kapan harus tegas dan kapan harus melunak.
Tidak hanya itu, para pemimpin juga harus tahu kapan mereka harus memberikan instruksi dan kapan harus memotivasi bawahannya. Untuk memiliki jiwa kepemimpinan, tentunya dibutuhkan pengalaman karena dari sana akan mempengaruhi sifat kepemimpinan seseorang.
4. Komunikasi
Tantangan menjalankan fungsi manajemen actuating yang terakhir, yaitu berkaitan dengan perihal komunikasi. Kemampuan dalam berkomunikasi merupakan hal dasar yang harus dikuasai oleh setiap pemimpin.
Dengan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, seorang atasan dapat menyampaikan perintah, laporan, berita, ide, gagasan, pesan, informasi yang mudah dipahami bawahannya. Sehingga, proses pemberian actuating atau pengarahan pun bisa dilakukan dengan sukses.
Karakteristik fungsi actuating
Ilmu dan metode penerapan fungsi manajemen actuating telah berkembang dari waktu ke waktu. Berikut ini beberapa karakteristik dalam ilmu actuating atau pengarahan dalam manajemen perusahaan:
1. Pervasive function
Pervasive function adalah sebuah bentuk pengarahan yang digunakan di berbagai tingkatan organisasi dan perusahaan. Jadi, setiap manajer atau setiap atasan akan memberikan petunjuk kepada masing-masing bawahannya.
2. Continuous activity
Fungsi actuating harus dilakukan secara terus-menerus tanpa henti selama perusahaan atau organisasi tersebut beroperasi. Jadi, sepanjang perusahaan terus berjalan maka pengarahan akan dilakukan secara konsisten, dengan cara dan kualitas pengarahan yang terus berkembang.
3. Human factor
Human factor adalah perilaku manusia yakni perilaku yang tidak sulit diprediksi dan bersifat kompleks. Fungsi manajemen actuating sangat berkaitan erat dengan human factor baik di perusahaan maupun organisasi apapun.
4. Creative activity
Salah satu fungsi actuating yang paling utama yaitu mengubah rencana menjadi tindakan. Tanpa diarahkan seorang karyawan akan lebih pasif karena tidak tahu apa yang harus dia kerjakan.
Melalui actuating mereka dapat diarahkan menjadi lebih aktif memberikan tenaga, pikiran, dan ide-idenya secara maksimal.
5. Executive function
Executive function adalah dimana bawahan menerima dan melaksanakan instruksi hanya dari atasannya. Fungsi manajemen actuating akan dijalankan oleh semua executive atau semua manajer di semua tingkatan.
Baca Juga: 7 Ciri Social Leader Berpengaruh yang Perlu Anda Ketahui6. Delegated function
Semua atasan memiliki keterbatasan dalam memimpin bawahannya, fungsi actuating membuat upaya pengarahan menjadi lebih mudah. Delegated Function ialah pengarahan yang langsung berhadapan dengan para bawahan.
Sebagai seorang atasan harus bisa mengetahui perilaku setiap bawahannya namun hal tersebut tidak sepenuhnya bisa dilakukan. Sehingga mereka harus bisa mengkondisikan perilaku bawahannya ke arah tujuan yang sudah direncanakan.
Anda dapat menggunakan software akuntansi terbaik demi memudahkan proses pencatatan keuangan seperti aplikasi pembukuan usaha dari Mekari Jurnal. Coba secara gratis sekarang juga!
