Dalam dunia akuntansi bukti transaksi merupakan hal yang penting. Hal ini karena bukti transaksi merupakan dasar bagi akuntan untuk melakukan pencatatan atau pembukuan. Ada banyak sekali bukti transaksi, salah satunya yakni faktur pembelian. Sayangnya beberapa orang masih banyak yang belum paham mengenai faktur pembelian. Apalagi bagi orang yang tidak memiliki background akuntansi. Padahal sebenarnya bukti-bukti transaksi seperti halnya faktur pembelian sering mereka lihat bahkan hampir setiap hari. Lalu, apakah Anda sudah mengetahui tentang faktur pembelian? Agar lebih paham mengenai faktur pembelian, artikel berikut akan membahas tentang faktur pembelian secara lengkap.

Pengertian Faktur Pembelian

Faktur pembelian adalah faktur atau invoice yang diterima oleh konsumen atau pembeli dari penjual. Faktur pembelian merupakan istilah untuk faktur penjualan di mana barang atau jasa yang dibeli sudah diterima. Jadi, dengan kata lain faktur pembelian sebenarnya sama dengan faktur penjualan  tetapi beda sudut pandangnya saja.

Agar lebih jelas, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Awalnya Anda sebagai konsumen atau pembeli pasti membuat purchase order (pesanan pembelian) pada saat akan membeli sebuah barang atau jasa yang diserahkan kepada penjual. Kemudian penjual akan menyiapkan pesanan dan faktur penjualan bukan?  Ketika barang atau jasa pesanan diterima oleh Anda sebagai pembeli, maka saat itu pula Anda menerima faktur penjualan yang berisi tagihan pembayaran. Faktur penjualan inilah yang kemudian Anda akui sebagai faktur pembelian.  Bentuk faktur pembelian yang Anda kenal umumnya yaitu nota.

Manfaat Faktur Pembelian

Faktur pembelian memiliki banyak kegunaan atau manfaat sehingga sebaiknya Anda jangan langsung membuangnya begitu saja setelah berbelanja. Berikut beberapa kegunaan atau manfaat faktur pembelian:

  1. Faktur pembelian merupakan bukti fisik bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan keinginan pembeli.
  2. Sebagai bukti informasi nilai tagihan pembayaran yang harus dilunasi oleh konsumen atau pembeli.
  3. Dokumen yang sah untuk dicatat kan dalam pembukuan akuntansi.
  4. Sebagai bukti yang sah untuk melakukan klaim dari konsumen kepada penjual jika barang yang diberikan tidak sesuai dengan pesanan.
  5. Sebagai dokumen yang mampu menunjukan banyaknya persediaan barang setelah dilakukan pembelian, dan lain sebagainya.

Komponen Faktur Pembelian

Karena faktur pembelian sebenarnya tidak berbeda dengan faktur penjualan, maka komponennya sama. Komponen faktur pembelian meliputi:

  1. Nama perusahaan atau identitas penjual, bagian ini meliputi nama, logo dan alamat perusahaan.
  2. Nama konsumen atau pembeli yang ber-transaksi lengkap dengan alamatnya.
  3. Nomor seri atau nomor transaksi.
  4. Tanggal faktur.
  5. Detail transaksi.
  6. Nominal yang dibayar, nominal ini mencakup sub total dan PPN yang harus dibayar oleh konsumen.
  7. Nama dan tanda tangan kasir serta nama dan tanda tangan konsumen. Ini merupakan bukti bahwa transaksi sudah dilakukan atas persetujuan dua belah pihak.

Perlakuan Faktur Pembelian Pada Perpajakan

Perlu Anda ketahui bahwa faktur pembelian bukanlah faktur pajak. Oleh karena itu faktur pembelian tidak dapat dimasukkan dalam e-Faktur.  Namun, bukan berarti faktur pembelian tidak penting dan dapat diremehkan. Hal ini karena faktur pajak masukan dibuat berdasarkan faktur pembelian. Oleh karena itu faktur pembelian merupakan dokumen pendukung bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk membuat faktur pajak masukan.

Sementara hubungan faktur pembelian dengan e-Faktur memiliki hubungan yang tidak langsung. Sebagai dokumen pendukung, faktur pembelian berperan penting dalam sistem dokumentasi PKP. Karena Direktorat Jenderal Pajak (DJP) melakukan pemeriksaan terhadap faktur pajak masukan, maka PKP dapat mengeluarkan dokumen-dokumen pendukung salah satunya faktur pembelian.

Cara Membuat Faktur Pembelian

Untuk membuat invoice atau faktur pembelian ada dua cara yakni dengan cara manual dan dengan cara elektronik. Namun, cara manual tentu saja akan merepotkan Anda. Nah agar memudahkan Anda dan sesuai dengan perkembangan bisnis jaman sekarang maka sebaiknya Anda membuatnya dengan sistem elektronik.

Anda dapat membuat faktur pembelian dengan sistem elektronik dengan menggunakan bantuan software akuntansi Jurnal. Agar lebih tau mudahnya cara membuat faktur pembelian dengan Jurnal, simak cara berikut ini:

  • Pertama Anda klik menu Pembelian.
  • Kemudian, klik +Buat Pembelian Baru.
  • Selanjutnya pada halaman tambah pembelian, Anda bisa menentukan apakah Anda akan membuat Faktur pembelian, Pengiriman (delivery) Pemesanan (order), atau Penawaran (quote). Adapun langkah rincinya sebagai berikut:

Step 1: Memilih supplier, mengelompokkan transaksi per proyek dan mengelompokkan transaksi per gudang

faktur pembelian 1

  1. Supplier: Pilih supplier melalui kotak pilihan, atau ketik nama supplier baru (wajib diisi);
  2. Email: Kotak ini akan terisi secara otomatis sesuai dengan alamat email supplier. Jika email tidak ditampilkan pada saat membuat pembelian, hal itu berarti Anda belum memasukkan email tersebut pada informasi supplier;
  3. Info Pengiriman: Centang jika barang tersebut akan dikirimkan oleh supplier. Kemudian, Anda dapat mengisi alamat, tanggal, cara, ongkos pengiriman dan nomor pengiriman;
  4. Alamat Penagihan: Ini adalah alamat supplier;
  5. Tgl Transaksi: Pilih tanggal Anda melakukan pembelian;
  6. Tgl Jatuh Tempo: Pilih tanggal jatuh tempo;

*Kolom ini akan terisi sesuai dengan syarat pembayaran yang Anda pilih

  1. Syarat Pembayaran: Pilih syarat pembayaran yang Anda inginkan untuk pembelian ini. Syarat pembayaran default yang tersedia oleh sistem adalah Cash on Delivery, Net 15, Net 30 dan Net 60;

*Pilih syarat pembayaran pembelian default pada menu Settings > Tab Pembelian

*Buat syarat pembayaran baru melalui menu Daftar Lainnya > Syarat Pembayaran;

  1. No Transaksi: Nomor transaksi akan diberikan dan diurutkan secara otomatis oleh sistem, namun Anda dapat menggantinya sesuai keinginan. Nomor transaksi ini akan memudahkan Anda dalam melacak data transaksi Anda.

Baca lebih lengkap mengenai pengaturan nomor transaksi di sini.

  1. No Referensi Supplier: Masukkan nomor referensi supplier. Contohnya, untuk mencatat nomor pemesanan yang diberikan oleh supplier (opsional);
  2. Tag P E: Pilih tag transaksi dari kotak pilihan atau Anda dapat membuat tag baru. Tag ini akan memudahkan Anda untuk membaca laporan transaksi yang dikelompokkan berdasarkan tag (field tidak tersedia untuk paket Starter);
  3. Gudang E: Pilih ke gudang mana produk yang Anda beli akan tersimpan. Anda juga dapat membuat gudang baru untuk mengelompokkan produk-produk yang ada di perusahaan Anda;

Step 2: Mengisi Detail Produk

faktur pembelian 2

  1. Harga Termasuk Pajak: Geser tombol ini ke kanan jika harga produk yang Anda jual telah termasuk PPN.

Misalkan harga produk Anda adalah Rp100.000 (sudah termasuk PPN), maka harga satuan nya otomatis akan terhitung dengan nilai Rp90.909,090909

dan nilai pajak nya adalah Rp9.090,909091.

*fitur ini dapat diaktifkan melalui menu Settings > centang Termasuk Pajak

*fitur ini tidak akan berfungsi untuk jenis pajak majemuk. Pelajari di sini

*jika pajak yang Anda pilih bersifat memotong, maka harga yg tertera belum dikurangi pajak pemotongan. Pelajari di sini

  1. Produk: Pilih produk yang dibeli dari kotak pilihan. Jika belum ada, ketik nama produk untuk menambahnya pada daftar kotak pilihan;
  2. Deskripsi: Kolom ini akan terisi otomatis jika Anda telah memasukkan deskripsi pada produk Anda. Namun jika deskripsi kosong, Anda dapat mengisikan nya di kolom ini;
  3. Kuantitas: Masukkan jumlah produk yang dibeli;
  4. Satuan: Akan muncul secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih;
  5. Harga Satuan: Harga satuan akan ditampilkan sesuai dengan produk yang Anda pilih atau Anda juga dapat mengisinya sesuai kebutuhan;
  6. Kolom Diskon: Isi dengan nilai diskon total tagihan;
  7. Jumlah: Field ini adalah total harga pembelian produk dan hasil dari per kalian kuantitas & harga satuan, dan pengurangan diskon;
  8. Pajak: Pilih pajak yang akan dikenakan pada setiap produk. Jika pilihan pajak belum tersedia, klik +Ketik Untuk Menambahkan. Pajak bisa bersifat sebagai pemotong atau penambah nominal transaksi dengan mengaturnya lewat Daftar Lainnya > Pajak;

Step 3: Mengisi Informasi Tambahan

faktur pembelian 3

  1. Pesan: Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang Anda catat. Pesan ini akan tercetak pada faktur pembelian Anda;
  2. Memo: Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang akan ditampilkan pada laporan (tidak ter cetak pada invoice);
  3. Lampiran: Klik Pilih File jika ada berkas yang akan dilampirkan. Ukuran maksimal 1 lampiran adalah 10 MB
  4. Diskon: Anda dapat memilih untuk memasukkan nilai atau persentase diskon. Anda juga dapat memasukkan diskon majemuk/gabungan. Contoh, pilih % dan ketik kan 50+20 pada field diskon. Persentase diskon yang muncul adalah persentase diskon majemuk yaitu, 60%.

faktur pembelian 4

  1. Diskon Per Baris: Masukkan persentase atau nilai diskon yang diberikan. Fitur ini dapat diaktifkan melalui menu Settings > tab Pembelian > Centang Diskon Perbaris. Pelajari lebih lanjut
  2. Pemotongan: Klik “Masukkan Jumlah Pemotongan”. Kemudian, pilih akun yang menampung pajak pemotongan, contoh: akun PPh 23 Dibayar Di muka. Masukkan persentase pemotongan pajak;

faktur pembelian 5

  1. Uang Muka: Masukkan uang yang dibayarkan di muka (deposit). Uang muka ini akan memotong jumlah yang harus Anda bayar ke supplier Anda. (Baca: Guidebook Overpayment)

*Aktifkan fitur ini melalui menu Settings> Tab Pembelian dan centang Uang Muka

Step 4: Menyimpan Pembelian yang Sudah Diisi

Jika sudah selesai, Anda akan melihat 2 tombol fungsi di bawah form. Klik “Batal” untuk membatalkan pencatatan pembelian. Untuk menyimpan data pembelian yang baru, klik “Buat Pembelian” Tombol ini memiliki 2 pilihan yang berbeda jika Anda mengklik tanda panah atas di samping tombol ini.

faktur pembelian 6

Jika Anda memilih “Buat Pembelian”, maka setelah transaksi pembelian Anda tercatat, Anda akan langsung diarahkan ke halaman utama menu Pembelian. Jika Anda memilih “Buat & Baru”, Anda akan diarahkan kembali ke halaman untuk mencatat transaksi pembelian yang baru setelah melakukan penyimpanan data pembelian sebelumnya.

Itulah cara membuat faktur pembelian dengan menggunakan Jurnal software akuntansi online. Selain faktur pembelian, masih ada banyak fitur yang disediakan didalamnya yang dapat memudahkan Anda melakukan pencatatan hingga menyusun laporan keuangan. Cukup memasukkan informasi dan data-data keuangan bisnis Anda, Jurnal akan menghitungnya secara otomatis. Terlebih Jurnal juga berbasis teknologi cloud sehingga Anda dapat mengakses nya kapanpun dan dimanapun secara realtime. Informasi lebih lengkap mengenai Jurnal di sini.