Purchase Order (PO) merupakan komponen penting bagi kegiatan pembelian bisnis. Sederhananya, PO membantu bisnis Anda memastikan bahwa setiap pembelanjaan yang dilakukan sesuai dengan anggaran bisnis Anda. Pada artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai kegunaan atau manfaat PO dan contohnya.

PO adalah dokumen yang yang berisi permintaan atas kebutuhan stok barang dan dikirim dari pihak pembeli kepada pemasok. Jenis barang, kuantitas, harga, Dan nomor PO secara umum tertera pada dokumen PO. Semakin spesifik pesanan, maka semakin banyak juga rincian yang disertakan dan itu akan membuat kegiatan pemesanan pembelian lebih efektif.

Ketika penjual, pemasok, vendor, dan lainnya menerima PO, kontrak yang mengikat secara hukum terbentuk antara kedua pihak. Selain itu, pembeli harus mengkomunikasikan permintaan pembelian kepada penjual secara eksplisit dan jelas sehingga terhindar dari kesalahan dan kekeliruan ketika PO diterima penjual.

Selain sebagai dokumen pemesanan, beberapa pemberi pinjaman atau kreditur komersial akan menggunakan PO sebagai referensi atau bahan pertimbangan untuk memberikan pinjaman kepada organisasi ataupun bisnis.

Perbedaan PO dengan Purchase Requisition (PR)?

Selain adanya perbedaan PO dengan Invoice, orang-orang kadang tidak menyadari bahwa terdapat perbedaan antara PR dengan PO. Baik PR maupun PO adalah instrumen yang mendokumentasikan aktivitas pemesanan. Akan tetapi, kedua instrumen tersebut memiliki perbedaan di tingkat persetujuan. PR hanya mendokumentasikan list barang-barang pesanan dari pembeli. Sedangkan ketika PO sudah dibuat, itu berarti perusahan atau bisnis sebagai pembeli telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR. Biasanya proses persetujuan dari PR menjadi PO dilakukan dan diotorisasi oleh manajemen dan departemen akuntansi.

Jadi, PO adalah dokumen yang dibuat ketika PR disetujui oleh pihak-pihak yang sebelumnya disebutkan. Lebih detailnya, ketika PR diterima maka pihak manajemen akan menghubungi pihak pemasok untuk memastikan stok barang-barang yang tertera di PR tersedia. Setelah pemasok melakukan konfirmasi, barulah PO benar-benar dibuat dan ditandatangani. Dengan cara ini, setidaknya pembeli akan terhindar dari kemungkinan pembatalan pesanan dari pemasok.

Contoh Bentuk Purchase Order

Umumnya, pada dokumen PO harus mencantumkan detail berikut ini:

  1. Nama produk atau barang yang dipesan
  2. Kuantitas setiap produk atau barang yang dipesan
  3. Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan
  4. Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan
  5. Pajak (PPN)
  6. Nomor PO
  7. Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran
  8. Kolom Otorisasi

Berikut contoh PO dari salah satu bisnis coffee shop:

Dengan mengetahui perbedaan PR dan PO beserta contoh dari PO itu sendiri, bisnis Anda akan terhindar dari kesalahan-kesalahan teknis dalam melakukan pemesanan pembelian kepada pemasok. Canggihnya, dengan menggunakan Software Akuntansi modern, PO secara otomatis akan dibuat dengan format yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan umum yang disebutkan sebelumnya. Hal ini tentunya akan mempermudah dan mempercepat proses pesanan pembelian. Jurnal sebagai Software Akuntansi modern sudah dilengkapi dengan fitur tersebut. Dengan memakai Jurnal,  hanya dengan “satu klik”, maka PO siap dicetak dan dikirim kepada pemasok dengan tentunya persetujuan dari pihak manajemen. Tidak hanya pembuatan PO, fitur akuntansi lain juga hadir dalam Jurnal secara komprehensif dan lengkap. Informasi lebih lanjut mengenai produk Jurnal bisa dilihat di sini.