Reformasi Pencatatan Keuangan dengan Jurnal,  Upaya Proton Gumilang untuk Scaling-Up
Jasa

Reformasi Pencatatan Keuangan dengan Jurnal, Upaya Proton Gumilang untuk Scaling-Up

Situasi:

PT. Proton Gumilang adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengendalian hama (pest control) sejak tahun 1995 yang berpusat di Tangerang dan memiliki 9 kantor cabang lainnya yang tersebar di Pulau Jawa.

Perusahaan ini memiliki pangsa pasar yang mengarah ke sektor komersial, seperti industri pabrik, gedung perkantoran, hotel, restoran, pergudangan, dan perumahan.

Tantangan:

Walaupun sudah bergerak selama puluhan tahun, PT. Proton Gumilang masih memiliki banyak ruang untuk mengembangkan usahanya.

Bapak Gumilang selaku pimpinan generasi selanjutnya dari PT. Proton Gumilang memiliki inisiatif untuk mengembangkan perusahaan jadi lebih maju dengan adaptasi teknologi.

Salah satu upaya agar perusahaan ini bisa scale-up menuju perusahaan yang lebih maju adalah dengan melakukan reform mulai dari pencatatan keuangan dengan format yang tepat.

Sebelumnya, pencatatan keuangan masih menggunakan sistem yang outdated sehingga banyak ketidakcocokan antara data keuangan dan kondisi sebenarnya.

Hal paling umum dalam akuntansi seperti pengelolaan arus kas masih banyak terjadi kesalahan.

“Sering tidak balance, contohnya ada catatan transaksi keluar tapi uangnya ada, atau sebaliknya uangnya tidak ada, tapi tidak tercatat adanya transaksi,” ungkap Pak Gumilang.

Tracing piutang juga berantakan, harus dicek satu per satu bahkan ada yang sudah satu tahun tapi belum dilunaskan, atau status sudah lunas tapi dicek ke bank uangnya tidak ada.”, tambah Pak Gumilang.

Selain itu, dari sisi logistik dan operasional pun tidak jarang terjadi kecurangan di lapangan yang dikarenakan adanya celah yang timbul akibat pencatatan secara manual yang sulit dipantau.

“Kita juga pernah kecolongan dengan purchasing staff sebelumnya yang menjual barang ke cabang dengan harga yang bisa dimainkan. Sulit juga untuk melacak karena tidak ada pendataan yang konkret.” terang Pak Gumilang.

Tantangan lain yang dihadapi adalah mengenai inventory. Terjadi juga kesulitan dalam melakukan stock opname yang menyebabkan kesalahan melakukan order barang karena pencatatan yang tidak efektif.

Solusi:

Muncul keputusan untuk meninggalkan cara lama dengan mencari support system baru agar bisa membantu mengatasi hambatan yang kerap terjadi dalam proses akuntansi.

Menyadari hal tersebut, PT. Proton Gumilang mencari software akuntansi dan memilih Jurnal by Mekari dengan paket Enterprise, baik untuk kantor pusat dan juga seluruh kantor cabang.

“Kita juga ingin melakukan regenerasi, dimana generasi milineal sekarang inginnya cepat dan praktis. Jadi kita tinggalkan cara lama dan menuju sistem yang bisa diotomasi.”, jelas Pak Gumilang.

Selain itu, Bapak Gumilang juga menambahkan bahwa kelebihan Jurnal dibandingkan dengan kompetitor lain adalah fitur Jurnal Pay dan Cash Link yang nantinya bisa diintegrasi dengan opsi pembayaran digital.

Hal ini dilakukan untuk memenuhi permintaan pasar yang beralih ke metode pembayaran secara digital, disamping itu juga mengurangi pembayaran tunai yang lebih rentan terjadi kecurangan.

“Jurnal juga merupakan bagian dari Grup Mekari yang memiliki produk lain seperti Talenta dan KlikPajak yang juga saya gunakan untuk perusahaan.” sebut Pak Gumilang.

Adapun fitur yang dimanfaatkan oleh PT. Proton Gumilang adalah:

  • Invoicing: Tracing piutang jadi lebih mudah dengan menggunakan filter jumlah hari, contohnya 30 hari, 90 hari, sehingga lebih mudah memantau dan melakukan follow up.
  • Jurnal Snap: Mengambil foto dan melampirkan bukti pembayaran atau dokumen seperti resi, purchase order, dan lainnya.
  • Product and Inventory: Penyesuaian stok barang dengan hasil stock opname lebih tepat. Kemudian pergerakan barang dapat dipantau secara real-time sehingga dapat menentukan kapan harus menambahkan stok baru.
  • Rekonsiliasi Bank: Menampilkan ringkasan rekonsiliasi bank pada semua akun kas dan bank, serta perubahan saldo kas dan bank yang belum dicatat atau identifikasi sehingga ketika melakukan audit jadi lebih gampang.
  • Pajak: Integrasi produk Jurnal dengan KlikPajak yang dapat menghitung, melaporkan, dan membayar pajak secara otomatis.

Hasil:

Untuk mengembangkan perusahaan ke skala yang lebih besar, tentunya harus memiliki fundamental yang kuat. Apalagi ketika jumlah cabang, karyawan, dan customer, semakin bertambah.

Hal ini disadari oleh PT. Proton Gumilang sehingga muncul keputusan untuk melakukan pembaruan sistem pencatatan keuangan yang baik dengan bantuan software akuntansi Jurnal by Mekari.

Sebelum menggunakan Jurnal, sering terjadi masalah umum di mana seharusnya hal ini bisa dicegah. Misalnya, jumlah keluar masuknya kas yang tidak sesuai dengan jumlah kas seharusnya karena kesalahan input.

Jika dilakukan secara manual, maka harus mencari lagi di tumpukan berkas-berkas yang lagi-lagi memakan waktu. Pelacakan transaksi lebih mudah dengan sistem Jurnal karena dapat dicari melalui sistem dan dicocokkan dengan kegiatan penjualan atau pembelian.

Sejak menggunakan Jurnal, semua bukti dokumen bisa di-upload bukti surat jalan bahwa barang sudah dikeluarkan atau purchase order dari cabang sehingga lebih gampang untuk dipantau.

Sama halnya dengan tracing piutang, siapa saja yang belum bayar, atau bahkan statusnya sudah lunas tetapi pembayaran tidak ditemukan. Dengan fitur seperti rekonsiliasi bank akan lebih mudah melakukan pengecekkan dan konfirmasi atas pembayaran yang sudah dilakukan.

Memonitor stok barang jadi lebih mudah karena ada laporan real-time, stock opname juga lebih teratur, dan pembelian barang bisa dilakukan sesuai dengan stok sebenarnya.

“Saya rasa laporan keuangan yang di-generate oleh Jurnal sudah cukup lengkap dan dapat memberikan insight maupun prediksi kedepannya.”, sebut Pak Gumilang.

Di tahun ini PT. Proton Gumilang juga sedang fokus untuk mengoptimalkan fitur Jurnal Pay dan Cash Link agar pembayaran dari customer bisa dilakukan secara digital.

Kembangkan bisnis Anda dengan Jurnal sekarang

https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Jurnal by Mekari selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda  langsung dengan sales kami

Jadwalkan demo