Buku besar akutansi merupakan buku yang berfungsi sebagai pencatatan transaksi keuangan milik perusahaan. Pada masa lalu, sebelum ditemukan komputer dengan segala perangkatnya yang murah dan memudahkan, manusia memiliki buku besar dalam bentuk fisik dan diisi secara manual. Seiring perkembangan waktu, buku fisik dianggap terlalu besar bentuknya dan cenderung kurang efisien. Namun, secara esensi, buku besar masih dianggap relevan bahkan penting dalam ilmu akutansi

Inovasi terus dilakukan hingga buku besar kini hadir dalam bentuk perangkat lunak sehingga bisa diakses menggunakan komputer atau smartphone. Untuk memahami lebih detail sebaiknya Anda belajar seluk beluk buku besar. Hal ini tentunya sangat bermanfaat terutama untuk perusahaan Anda. Berikut penjelasan lengkapnya. 

Dasar-dasar buku besar akutansi

  • Isi buku besar 

Buku besar terdiri dari 3 bagian. Pertama merupakan piutang usaha yaitu catatan harian penjualan, penerimaan perusahaan, dan faktur yang belum dibayar klien. Kedua, utang usaha yaitu catatan harian pembelian dan faktur perusahaan yang masih harus dibayar. Ketiga, penggajian yaitu catatan kompensasi setiap karyawan, cek yang ditulis untuk membayar karyawan dan pajak penggajian terkait. Intinya, buku besar akan memasukkan segala kegiatan transaksi keuangan sebuah perusahaan. 

  • Proses pencatatan 

Pembuatan catatan dalam buku besar dibuat dengan sistem entri ganda. Jika semua proses pencatatan tersebut dimasukkan dengan benar, maka buku besar perusahaan akan seimbang. Keseimbangan terbaca jika saldo ditambahkan ke setiap akun maka totalnya akan menjadi nol.

Selain itu, dibuat pula akun neraca yang di dalamnya terdapat pencatatan secara rinci. Pada akun tersebut juga terdapat halaman terpisah untuk pencatatan setiap aset yang dibeli. Hal itu menunjukkan penyusutan untuk setiap aset di halaman yang berdekatan. Terdapat halaman untuk setiap hutang dan pinjaman, juga terdapat banyak entri rangkap antara jurnal dan buku besar.

  • Kelemahan buku besar

Sayangnya, buku besar akutansi memiliki kelemahan. Kesalahan seringkali terjadi ketika proses pencatatan secara manual sehingga tidak didapatkan keseimbangan dalam buku besar. Hal ini merugikan karena kemudian banyak waktu yang terbuang hanya untuk mencari penyebab tidak seimbangnya catatan buku besar manual. Selain itu, buku besar akutansi berbentuk fisik yang semakin dianggap kuno itu tidak memiliki banyak detail dalam akun pendapatan dan pengeluaran. Pencatatan dengan sistem manual juga dianggap kurang efektif dan efisien di era yang serba cepat ini. 

Aplikasi akutansi mempermudah segalanya

Perkembangan teknologi sejak ditemukannya komputer berjalan begitu cepat. Hal itu juga mempengaruhi cara manusia untuk mengolah catatan transaksi keuangannya. Kini telah hadir inovasi berupa aplikasi akutansi sehingga Anda tidak perlu lagi menduplikasi setiap pencatatan seperti dalam buku besar yang berbentuk fisik. Hadirnya aplikasi akutansi ini otomatis menggantikan posisi buku besar karena lebih efektif dan efisien untuk digunakan sehari-hari oleh perusahaan. 

  • Struktur perusahaan

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari buku besar umum dan semua laporan lainnya di aplikasi akutansi, Anda perlu mempersiapkan struktur perusahaan dengan benar terlebih dahulu. Anda bisa mempekerjakan seseorang dengan pengalaman, atau paling tidak, mempelajari cara mengatur bagan akun dan klasifikasi sistem akuntansi perusahaan. Menciptakan struktur yang tepat dalam sistem akuntansi akan mempermudah Anda untuk melacak penjualan dan biaya produk, layanan atau proyek tertentu, serta harga pokok penjualan kedepannya. Hal tersebut juga akan mempermudah Anda saat akan memantau semua aktivitas dalam divisi terpisah, melacak inventaris, vendor, serta hal penting lainya untuk membuat keputusan di masa depan.

  • Kelebihan aplikasi dibanding buku besar manual

Proses pembuatan laporan menjadi lebih simpel karena untuk mengatur bagan akun dengan benar, Anda hanya perlu memasukkan setiap transaksi sekali. Setelahnya akan muncul di semua jurnal yang berkaitan, juga dalam buku besar umum yang terperinci. Dalam setiap laporan, Anda bisa melihat setiap transaksi yang masuk ke setiap akun. Dengan tampilan semua entri, Anda akan lebih mudah menemukan pembayaran atau setoran yang tidak termasuk dalam akun tertentu. Selain itu, Anda bisa sekaligus belajar melampirkan salinan dokumen ke transaksi pribadi — seperti faktur yang dapat dicetak, kontrak, dokumen pengiriman, salinan cek yang dibatalkan, atau apa saja yang diperlukan untuk mendukung setoran atau pembayaran. Penulusuran detain pada entri pembayaran atau setoran bisa dilakukan dalam sekali klik, tidak seperti pada buku besar manual yang membutuhkan waktu lebih lama. 

  • Manfaat bagi perusahaan

Manfaat terbaik dari sistem aplikasi akuntansi adalah kemudahan Anda untuk menarik semua jenis laporan. mempertimbangkan untung dan rugi, membandingkan penghasilan tahun ini dengan tahun lalu, serta dapat melihat seberapa banyak perubahan pengeluaran perusahaan di setiap akun dari satu periode ke periode berikutnya. Dengan begitu, Anda akan lebih punya bahan pertimbangan untuk menegosiasikan harga yang lebih rendah dengan vendor, mengidentifikasi produk mana yang tidak menguntungkan dan perlu dikurangi, bahkan dapat membantu perusahaan mengidentifikasi penggelapan. 

Jurnal merupakan salah satu aplikasi akuntansi yang dapat membantu Anda dalam mengelola keuangan, mulai dari pencatatan keuangan hingga pembuatan laporan keuangan. Selain itu, Jurnal juga dapat membantu Anda dalam mengelola dan memastikan kegiatan bisnis berjalan lebih produktif. Daftar sekarang dan dapatkan free trial 14 hari.

Author