Buat Proforma Invoice Tak Lagi Rumit dengan Software Akuntansi

Dalam dunia bisnis, proses penagihan penjualan dapat dilakukan secara sekaligus atau bertahap. Seiring kemajuan teknologi, prosesnya pun tidak lagi rumit. Proses penagihan penjualan secara bertahap dapat dilakukan dengan membuat proforma invoice.

Proforma invoice merupakan salah satu jenis faktur penjualan. Seperti yang telah diketahui, faktur penjualan adalah bukti transaksi setelah melakukan pembayaran barang atau jasa yang dibeli. Faktur penjualan digunakan perusahaan atau penjual untuk berkomunikasi dengan konsumennya tentang jumlah jatuh tempo atas transaksi penjualan yang dilakukan. 

Keberadaan faktur ini sangat penting karena merupakan bukti untuk pelaporan atau pencatatan atas transaksi yang dilakukan. Namun, berbeda dengan jenis-jenis faktur lainnya, faktur penjualan proforma diberikan sebelum produk atau jasa diberikan. Oleh sebab itu, proses penagihannya dapat dilakukan secara bertahap.

Cara Membuat Invoice Bagi Pemula di Bidang Bisnis

Apa Itu Proforma Invoice?

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya, proforma invoice termasuk salah satu jenis faktur penjualan yang digunakan untuk melakukan penagihan penjualan secara bertahap. Faktur penjualan proforma biasanya digunakan dalam praktik bisnis yang menerapkan sistem pembayaran uang muka dan angsuran.

Proforma invoice digunakan perusahaan untuk melakukan proses penagihan secara bertahap atau untuk memecah sebuah faktur tagihan penjualan menjadi beberapa faktur penjualan. Penerimaan pembayaran untuk invoice ini dapat dilakukan menggunakan sistem cicilan sesuai nominal yang ditentukan.

Contoh kasusnya adalah saat kontraktor mendapatkan proyek yang terbagi dalam beberapa tahap. Kontraktor mendapatkan uang muka sebelum proyek tersebut dimulai. Proses penagihan selanjutnya dilakukan bertahap sesuai dengan persentase penyelesaian proyek. 

Penagihan bisa dilakukan menggunakan invoice ini selama proyek masih berlangsung. Kontraktor tetap dapat mengirim tagihan untuk nama proyek yang sama. Lalu pembayarannya disesuaikan dengan sampai tahap mana proyek tersebut berjalan.

Sesuai contoh kasus di atas, proyek yang diberikan belum selesai atau masih berjalan, tetapi kontraktor mendapatkan uang muka untuk proyek tersebut dan tetap mengirim tagihan sesuai tahap yang dikerjakan. Kontraktor dapat menggunakan faktur penjualan ini untuk melakukan penagihan.

Baca Juga: Solusi Tagih Penjualan Besar dengan Sistem Join Invoice

Unsur-unsur dalam Faktur Proforma

Faktur penjualan proforma sering dianggap sebagai proposal penjualan karena dibuat ketika penjualan masih dalam proses mungkin atau tidak mungkin terjadi. Proses penagihan faktur penjualan proforma dikirimkan ke klien potensial lebih awal dari faktur pada umumnya sebelum penjualan dan pembayaran dilakukan. Oleh sebab itu, faktur penjualan proforma biasanya mencakup unsur-unsur berikut ini:

  1. Nama dan deskripsi produk atau layanan.
  2. Harga, bunga (jika ada), kuantitas, tarif pajak, jumlah pajak, jumlah total.
  3. Rincian pembayaran, seperti nomor rekening bank.
  4. Tanggal faktur proforma dan tanggal jatuh tempo (jika disetujui).
  5. Info penjualan dan pemasaran.

 

Cara Membuat Proforma Invoice 

Dengan pembuatannya yang sebelum penjualan terjadi, maka informasi yang tercantum dalam proforma invoie tentu berbeda dengan faktur penjualan, seperti sifat produk, layanan yang disiapkan, akomodasi, dan lain sebagainya. Jadi hal yang ditekankan dari proforma invoice adalah penilaian awal pekerjaan yang akan dilakukan, bukan pada biaya tagihannya.

Untuk mempermudah menagih penjualan secara bertahap, Anda bisa memanfaatkan fitur Faktur proforma pada software Jurnal. Fitur Proforma invoice terdapat pada paket Enterprise+ Jurnal dan dapat digunakan melalui menu Penjualan. Perlu diingat bahwa sebelum dapat menggunakan fitur pro-forma, harus melakukan pengajuan fitur proforma terlebih dahulu kepada pihak Jurnal.

Berikut adalah cara untuk membuat proforma invoice menggunakan aplikasi Jurnal:

  1. Klik menu “Penjualan”.
  2. Klik “Nomor Invoice” pada tab “Faktur Penjualan”.
  3. Klik “Tindakan”.
  4. Klik “Buat Proforma Invoice”.
  5. Isi informasi Proforma Invoice. Fitur proforma hanya dapat mengubah kuantitas, harga satuan produk, dan diskon per baris.
  6. Setelah itu form Proforma Invoice yang dibuat statusnya akan menjadi open.
  7. Untuk melihat riwayat Proforma, klik “Nomor Invoice”.
  8. Di bawah terdapat tab Proforma Invoice yang sudah dibuat sebelumnya.

Baca Juga: Kelola Keuangan Optimal dengan Sistem Approval Transaksi

Demikianlah penjelasan singkat mengenai proses penagihan penjualan secara bertahap menggunakan proforma invoice. Ingin membuat faktur dengan cepat dan mudah? Anda dapat menggunakan software akuntansi. Salah satu software akuntansi yang dapat membantu Anda membuat faktur adalah Jurnal by Mekari.

Jurnal menyediakan 11 template desain profesional yang bisa disesuaikan dengan keperluan bisnis Anda. Melalui menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan faktur secara langsung kepada pelanggan dengan cepat dan mudah. Selain itu, faktur Jurnal juga dapat digunakan sebagai pelaporan faktur pajak sehingga Anda tidak perlu repot lagi.

Software Jurnal by Mekari dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.

Dengan menggunakan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.

Pada September ini, dapatkan promo diskon hingga 20% dan Cashback mencapai Rp1,5 juta bagi yang berlangganan Jurnal Paket Enterprise+ minimal 24 bulan. Tak hanya itu, Anda juga berhak mendapat diskon 20% dan cashback hingga Rp1 juta jika berlangganan Paket Pro minimal 24 bulan.

Untuk info selengkapnya, Anda bisa mengunjungi website Jurnal atau mencoba demo gratis selama 14 hari dengan menekan banner di bawah ini.


PUBLISHED30 Sep 2020
Lavinda
Lavinda

SHARE THIS ARTICLE: