Apa itu stock opname? Bagaimana cara melakukan stock opname serta menghitung jumlah stok barang dengan prosedur yang benar? Simak langkah-langkahnya di Blog Mekari Jurnal!
Bagi Anda yang bekerja di perusahaan manufaktur tentu tidak asing dengan istilah stock opname bukan?
Kegiatan ini memang cukup menyita waktu karena Anda akan memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang secara langsung.
Selain itu, dalam melakukan perhitungan juga tidak boleh ada kesalahan atau ada yang terlewat, karena nantinya akan berpengaruh pada stok barang yang dijualnya.
Kapan stock opname harus dilakukan dan bagaimana cara atau tahapan melakukannya?
Ikuti beberapa tips di bawah ini agar proses perhitungan persediaan barang di gudang dapat berjalan dengan lancar!
Manfaatkan program inventory dari Jurnal untuk memudahkan proses stock opname. Tonton video tutorialnya di bawah ini dan coba gratis Jurnal sekarang!
Apa yang Dimaksud dengan Stock Opname?
Pengertian stock opname adalah kegiatan perhitungan jumlah stok persediaan barang dagang secara fisik dan menyesuaikannya dengan catatan akuntansi dalam bisnis.
Pada dasarnya, kegiatan ini tidak hanya digunakan untuk menghitung persediaan saja, tetapi juga dapat digunakan untuk menghitung barang atau benda yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
Pengelolaan kegiatan untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan stok fisik yang disimpan perusahaan ini sangat diperlukan agar biaya operasional yang timbul tidak melebihi batas dan perusahaan bisa menentukan pembelian stok dengan tepat dikemudian hari.
Selain itu, tujuan dilakukannya stock opname yaitu untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan stok fisik yang disimpan perusahaan.
Biasanya hal ini dilakukan pada akhir tahun, namun, sejumlah perusahaan yang menerapkan sistem pengendalian yang lebih tertata biasanya melakukannya setiap tiga atau empat bulan sekali.
Dalam cara melakukan stock opname, selain membutuhkan aplikasi perhitungan stok gudang, Anda juga membutuhkan sebuah tim yaitu tim penghitung dan tim input.
Sekarang ini dengan perkembangan teknologi sudah ada barcode.
Dengan menggunakan barcode, proses perhitungan stok bisa dilakukan lebih cepat dan efisien.
Selain itu dengan menggunakan barcode, kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang bisa lebih diminimalisir.
Salah satu komponen penting agar stok opname lebih mudah, efisien, dan akurat adalah dengan penggunaan Stock Keeping Unit (SKU).
Penerapan SKU juga diyakini membantu perusahaan mengurangi kesalahan perhitungan dan pencatatan stok barang.
Stock Keeping Unit atau SKU merupakan identitas berupa kode unik pada setiap barang ritel untuk memudahkan pihak perusahaan mengenal jenis-jenis stok barang.
SKU antara satu jenis barang dengan barang lain akan berbeda sebagai penanda.
Kode yang digunakan biasanya terkait dengan unsur merek, warna, ukuran, dan tipe barang.
Secara teknis, SKU biasanya dicetak dalam barcode untuk memudahkan perusahaan melakukan inventarisasi atau stok opname.
Kenapa Harus Melakukan Stock Opname?
Kegiatan opname stok dilakukan untuk mengetahui secara pasti dan benar tentang persediaan barang yang ada pada catatan pembukuan dan barang yang ada di gudang, apakah jumlahnya sama atau berbeda.
Jika ditemukan barang lebih banyak daripada yang tertulis di daftar stok, maka bisa dilakukan pengecekan ulang apakah kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat atau kesalahan dalam melakukan pencatatan.
Jika terjadi kekurangan, biasanya bisa dilakukan dengan dua cara yaitu dengan membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang.
Bisa juga perusahaan membebankan kepada petugas bagian stok barang melakukan penggantian atas kekurangan barang.
Kegiatan ini juga dapat dilakukan untuk akun-akun seperti kas, piutang, utang dan aktiva lainnya.
Gunakan aplikasi gudang jika Anda mengalami kesulitan dalam manajemen ini.
Beberapa tujuan dilakukannya stock opname yaitu adalah sebagai berikut:
- Mencegah kerugian perusahaan karena kelalaian perhitungan.
- Mengetahui jumlah yang sebenarnya ada.
- Mengatur mutasi barang dari dan keluar perusahaan.
- Pengendalian internal.
Sedangka manfaat stock opname bagi bisnis dan perusahaan lainnya yaitu sebagai berikut:
- Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.
- Bisa untuk tidak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi stok barang menjadi kosong.
- Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui.
- Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti.
- Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.
- Mengetahui keakuratan perhitungan dengan cara mencocokan catatan pembukuan dengan stok barang yang ada.
- Membantu menghitung harga pokok penjualan (HPP).
- Sebagai pembanding dengan data tahun sebelumnya atau dengan data perusahaan sejenis.
- Mengetahui keberadaan persediaan yang sebenarnya dimiliki.
- Mengidentifikasi kecurangan atau kelalaian yang terjadi perusahaan.
- Membantu dalam hal pengambilan kebijakan perusahaan.
Baca juga: Apa itu Cash Opname? Begini Prosedur Pelaksanaanya!
Kapan Stock Opname Dilakukan?
Masing-masing perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait periode kegiatan stock opname.
Berbeda jenis usaha juga pasti berbeda pula kebijakan untuk menentukan kapan sebaiknya dilakukan perhitungan stok barang ini.
Umumnya periode untuk stock opname dilakukan dalam periode tahunan, per kuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali.
Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan dan pengecekan stok adalah per kuartal atau triwulan, karena memang proses ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit.
Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detail semua barang dan beserta kondisinya.
Untuk menekan risiko selisih dari stok, pada beberapa perusahaan melakukan kegiatan opname stok barang di setiap awal bulan dan dilengkapi dengan pembuatan berita acara opname stok.
Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat segera diketahui dan dicari tahu akar dari analisis perhitungannya.
Jika penyebabnya adalah jumlah barang, maka jarak waktu ketika melakukan opname stok barang juga semakin lama.
Kegiatan ini dapat Anda lakukan di sela hari kerja atau ketika perusahaan sedang tidak beroperasi.
Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname?
Berikut adalah standar operasional prosedur (SOP) cara melakukan stock opname dengan langkah-langkah yang tepat:
- Menghentikan pergerakan barang masuk dan keluar dari perusahaan, agar nantinya saat perhitungan tidak ada selisih kelebihan atau kekurangan. Opname stok barang yang paling efektif adalah dilakukan saat liburan sehingga tidak ada transaksi masuk dan keluar.
- Jika lokasi gudang lebih dari satu, maka opname stok barang harus dilakukan lebih dari satu orang agar maksimal.
- Pastikan seluruh dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap sebelum melakukan opname stok.
- Lakukan perhitungan secara cermat dan teliti agar tidak ada kesalahan data.
- Setelah perhitungan fisik diketahui hasilnya, langkah selanjutnya adalah membandingkan dengan pencatatan pada buku tentang jumlah barang yang tersedia dalam gudang.
- Membuat laporan opname stok barang.
- Melaporkan hasil laporan opname stok barang.
Untuk pejelasan lebih lengkapnya, simak beberapa tahapan dalam menghitung opname stok di bawah ini:
Tahap Awal
Tahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses melakukan stock opname.
Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:
- Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag/stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung nantinya pada saat melakukan stock opname.
- Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga pada saat proses ini dilakukan tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
- Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang dengan barcode yang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya proses stock opname.
- Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung.
Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain:
-
- Barang/stok yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk setelah tanggal cut off stock opname.
- Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering disebut konsinyasi. Barang ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui sebagai stok.
- Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur dan yang nilainya disepakati untuk dihapus. Barang seperti ini sebaiknya juga disendirikan penyimpanannya di dalam gudang.
Tahap Persiapan
Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari-H.
Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:
- Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan hal ini. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname.
- Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.
- Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.
Tahap Akhir
Tahap ini adalah hari di mana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:
- Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input semua ke program.
- Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
- Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag/stiker agar tidak terjadi penghitungan ganda.
- Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke excel terlebih dahulu. Format rumus excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
- Setelah proses selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.
- Jika semua proses sudah selesai, maka hasil tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.
Jika Anda sudah memahami arti pengertian stock opname, juga mengetahui langkah-langkahnya, Anda bisa memulai untuk mempraktikkan cara tersebut agar mendapatkan hasil dari opname stok barang yang rapi dan akurat.
Hal ini juga dapat menghindari beberapa kesalahan yang dapat terjadi sewaktu-waktu.
Beberapa opsi yang biasanya dilakukan jika risiko selisih jumlah adalah hasil selisih stok barang dibebankan kepada perusahaan dengan cara membuat jurnal penyesuaian.
Manfaatkan Software Akuntansi untuk Jaga Stok Barang Tetap Aman
Kini Anda bisa melakukan prosedur stock opname dengan lebih mudah menggunakan software akuntansi Jurnal.
Jurnal terintegrasi dengan 5 software POS termutakhir yaitu iREAP POS Pro, Moka POS, Oktopus POS System, Vend POS dan POS iSeller.
Integrasi Jurnal dengan berbagai software POS membuat Anda tidak perlu lagi repot-repot menyesuaikan data di POS dengan software akuntansi Anda.
Proses stock opname memang merepotkan dan menyita banyak waktu, oleh karena itu, manfaatkan aplikasi inventory barang berbasis web untuk membantu pekerjaan Anda dalam mengelola inventory.
Jurnal memiliki fitur aplikasi perhitungan stok gudang yang akan memberikan Anda kemudahan dalam proses pemantauan dan perhitungan stok barang di gudang hingga membuat laporan stock opname secara akurat dengan data realtime.
Daftarkan bisnis Anda sekarang juga dan nikmati free trial coba gratis 14 hari Aplikasi Jurnal untuk pengguna baru.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
Langkah-Langkah Melakukan Opname Stok agar Lebih Efektif
Bagi Anda pemula dalam hal stock opname tentu masih kebingungan dengan bagaimana cara melakukan kegiatan ini dengan tepat.
Untuk itu penting untuk mengikuti beberapa tips berikut ini agar cara melakukan stock opname yang anda lakukan terlaksana dengan benar dan efektif, yaitu adalah sebagai berikut:
1. Atur Jadwal Stock Opname
Dengan melakukan penjadwalan tentunya stock opname terjadi secara teratur, sehingga tidak menumpuk yang berakibat semakin sulitnya melakukan pendataan.
Untuk Anda yang masih bingung menentukan kapan dan seberapa sering stock opname dilakukan bisa menyesuaikan dengan hal berikut:
- Perhatikan jenis usaha yang Anda jalani. Jika Anda memiliki usaha di bidang kuliner ataupun minuman, stock opname harus dilakukan lebih cepat. Hal ini karena bahan-bahan yang digunakan biasanya lebih cepat menyusut dan tidak tahan lama.
- Perhatikan laporan penjualan. Analisis kapan waktu usaha Anda mengalami high season. Lakukan penjadwalan lebih cepat dari waktu-waktu krusial tersebut agar Anda lebih siap menerima pesanan yang meningkat.
- Lakukan di luar waktu penghitungan laporan keuangan atau pembukuan.
Waktu penghitungan bisa ditentukan sendiri sesuai dengan kenyamanan Anda seperti setelah jam tutup toko atau sebelum buka toko.
Jika tidak memungkinkan, Anda mungkin harus menutup toko selama beberapa jam di waktu operasional.
2. Lakukan Pemetaan Produk
Langkah pertama yang bisa anda lakukan dalam tahap awal stock opname ialah pemetaan produk.
Intruksikan bagian gudang untuk memberikan tag atau sticker pada setiap stok barang yang dimiliki.
Hal ini selain mempermudah dalam menemukan barang yang hendak dihitung juga merapikan persediaan gudang yang dimiliki.
3. Buat Denah Gudang Penyimpanan
Agendakan untuk berkeliling gudang dan membuat denah gudang penyimpanan Anda.
Ilustrasikan tiap rak penyimpanan untuk memetakan tempat penyimpanan tiap barang yang ada.
Dengan adanya denah ini baik Anda ataupun staf akan lebih mudah menemukan letak barang, apalagi jika mempunyai gudang yang cukup besar atau jenis barang yang beragam.
Denah tersebut juga akan berguna pada saat penghitungan. Anda dapat menandai bagian-bagian mana yang telah dihitung sehingga tidak perlu berulang kali mengecek ke tempat yang sama.
4. Tugaskan Staff yang Kompenten
Bentuklah tim khusus untuk melakukan penghitungan.
Staff yang masuk ke dalam tim ini bukan sembarang staff.
Pastikan siapapun yang diberi tanggung jawab dalam pekerjaan ini mempunyai kemampuan menghitung yang mumpuni, memiliki stamina dan konsentrasi yang prima serta teliti.
Dengan staff yang kompeten, proses stock opname yang adalah mudah dapat dilakukan lebih mudah dan cepat.
Walaupun begitu tetap lakukan briefing sebelumnnya, agar semua pekerjaan yang telah ditentukan berjalan dengan lancar.
Selain itu, bekali pula staf Anda dengan asupan tenaga yang cukup.
Karena asupan ini penting untuk menjaga konsentarasi dan stamina agar mereka tetap fokus menghitung.
5. Tandai Tiap Rak atau Kardus
Setelah membuat ilustrasi penyimpanan, tandai pula setiap rak dan barang yang Anda miliki.
Selain memudahkan Anda untuk mengenali barang, penandaan ini juga membantu menemukan barang-barang yang terpisah dari kelompoknya.
Ini memastikan tidak ada barang yang “nyasar” di tempat yang tidak sesuai.
Pemberian tanda ini juga akan sangat membantu ketika melakukan penjualan.
Jika barang-barang tidak ditandai, maka transaksi akan terasa lebih sulit karena Anda perlu mencari secara berulang-ulang apabila tidak teliti.
6. Pisahkan Antara Stok Baru dan Stok Lama
Mencampur aduk stok barang juga akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan.
Pisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah penghitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual.
Dengan pemisahan ini Anda juga bisa mengeluarkan stok lama terlebih dahulu.
Barang yang pertama kali masuk bisa diletakkan pada posisi yang paling depan agar mudah diambil.
Sistem ini dikenal dengan nama First In First Out atau FIFO.
Penggunaan aplikasi stok barang dapat membantu hal ini untuk mengurangi risiko kerugian karena produk kadaluarsa.
7. Lakukan Cycle Counting
Tips selanjutnya adalah dengan cycle counting atau partial stock-takes yaitu metode penghitungan stock opname yang dilakukan secara terus menerus atau disebut juga dengan mencicil penghitungan.
Dengan cycle counting Anda melakukan penghitungan untuk tiap barang satu persatu secara rutin.
Cara ini lebih efektif dibandingkan dengan melakukan penghitungan seluruhnya sekaligus dalam satu waktu.
Metode ini cukup menguntungkan karena akan mengurangi kerepotan dan kebingungan.
Selain itu Anda dapat lebih dini mendeteksi kekeliruan stok, sehingga tidak perlu waktu yang lama untuk melakukan perbaikan.
Anda pun tidak perlu meluangkan waktu khusus atau menutup toko yang justru akan mengurangi penjualan.
Cycle counting bisa dilakukan per hari atau per minggu sesuai dengan preferensi tiap usaha.
Baca juga: Cara Melakukan Inventory Control yang Tepat Bagi Usaha, Ini Tipsnya!
8. Double Check
Tips cara melakukan stock opname selanjutnya yaitu lakukan perhitungan dua kali agar hasil yang didapat adalah benar serta mengecek kekeliruan.
Ada baiknya stok yang sudah dihitung diberi tanda seperti pemakaian label agar tidak terhitung dua kali.
9. Jangan Lupa Untuk Melakukan Stock Opname Secara Rutin
Untuk menjadwalkan stock opname ada baiknya pilih hari dimana tak banyak transaksi terjadi.
Ada yang melakukan stock opname setiap bulan namun ada pula yang melakukannya tiap beberapa bulan sekali.
10. Manfaatkan Teknologi atau Software Akuntansi
Untuk melakukan penghitungan stok barang lebih cepat dan mudah dengan menggunakan sistem Point Of Sale (POS) atau aplikasi akuntansi.
Penghitungan dengan sistem POS lebih mudah karena mampu mengumpulkan data barang dan transaksi dari setiap toko maupun gudang.
Setiap proses checkout konsumen baik online atau offline, produk yang dibeli secara otomatis akan dihapus dari stok yang terdaftar.
Setelah itu seluruh data stok langsung diperbaharui, sehingga Anda tidak perlu menginput satu persatu.
Software akuntansi juga dapat membantu Anda dalam menghitung jumlah barang yang dimiliki di setiap gudang.
Baca juga: Cara Mengelola Stok Barang di Gudang, Ini Tipsnya!
Setiap perubahan data yang dilakukan juga akan otomatis mengubah seluruh data yang ada.
Selain itu data ini pun akan langsung masuk ke dalam laporan keuangan dalam.
Nah, itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu pengertian, tujuan, manfaat, langkah-langkah maupun tips dan cara melakukan stock opname yang adalah benar.
Semoga informasi ini bisa berguna untuk Anda, dan jangan lupa untuk membagikannya di sosial media.
