Jurnal Enterpreneur

Mengenal Seluk-Beluk, Tahapan, dan Manfaat dari Pembuatan Purchase Order

Jika Anda bekerja di lingkungan perusahaan sebagai akuntan, bagian gudang, atau Store Manager, Anda akan akrab dengan istilah Purchase Order (PO).

Penting untuk mengetahui manfaat dan cara membuat PO karena hal ini menyangkut proses transaksi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan terutama yang bergerak pada bidang manufaktur dan dagang.

PO adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak pembeli dan ditujukan kepada pihak penjual. PO memuat informasi tentang detail pesanan kebutuhan pembeli. Detail yang dimaksud adalah kuantitas produk, jenis produk, harga produk, dan lainnya.

Anda mungkin bertanya-tanya apa perbedaan antara PO dan faktur (Invoice). Kesalahpahaman sering terjadi mengingat keduanya melibatkan aktivitas pelanggan (pembeli) dan pemasok (penjual) yang mengatur pembayaran untuk suatu produk atau jasa.

Namun Anda dapat mengetahui perbedaan utamanya yang terletak pada waktu. Sederhananya, PO diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang-barang yang dibutuhkan kepada penjual.

Sedangkan sebuah faktur diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi dari PO untuk menagih pembayaran yang sudah disepakati oleh pembeli.

Apa Saja yang Tercantum Dalam PO

Secara umum, berikut beberapa hal penting yang harus tercantum pada PO:

a. Nomor PO yang kemudian direferensikan dalam faktur untuk menghubungkan dua dokumen.

b. Informasi kontak perusahaan sebagai pembeli dan pemasok sebagai penjual.

c. Informasi pembayaran. Meliputi metode, term, dan jatuh tempo pengiriman.

d. Deskripsi, harga, dan kuantitas barang atau jasa yang dipesan.

e. Kolom otorisasi berupa tanda tangan dan cap perusahaan.

Tahapan Dalam Sistem PO

bisnis-online

Ada beberapa tahapan dalam sistem PO. Setiap perusahaan mungkin menerapkan sistem PO yang berbeda-beda. Berikut tahapan-tahapan dalam sistem PO secara umum:

a. Membuat PO

Bagian gudang memeriksa persediaan yang habis pada software atau aplikasi stok gudang yang digunakan, kemudian membuat daftar persediaan yang habis tersebut untuk kemudian diteruskan kepada bagian pembelian.

Bagian pembelian kemudian mulai membuat PO sesuai permintaan dari bagian gudang dan mengirim rangkap PO kepada bagian keuangan untuk otorisasi pembelian dan pembayaran.

b. Mengirim PO

Setelah disetujui oleh bagian keuangan, PO mulai dikirim kepada pemasok. Diharapkan PO sudah mencantumkan secara detail kebutuhan persediaan dan memberikan informasi yang diperlukan pemasok saat membuat faktur nantinya.

c. Pemasok Menyetujui Pesanan Pembelian

Asumsinya, pemasok akan menyetujui PO yang telah mereka terima setelah mereka meninjau barang pesanan yang tercantum di PO.

d. Pembeli Mencatat PO

Setelah disetujui oleh pemasok, perusahaan pembeli akan secara resmi mencatat PO pada bagian keuangan dan pemasok akan mulai mempersiapkan pengiriman barang yang diminta oleh pembeli.

Manfaat dari Penggunaan Sistem PO

sistem-informasi

Berikut beberapa manfaat dari penggunaan PO yang akan menguntungkan bisnis Anda:

a. Membantu Penganggaran

Khususnya pada perusahaan-perusahaan di mana terdapat aliran pendapatan dan pengeluaran yang mengalir secara konstan melalui departemen keuangan, PO menjadi instrumen penting untuk memastikan bahwa Anda tidak “kaget” ketika ada faktur masuk.

Ketika Anda tidak menerapkan sistem PO secara benar, faktur dengan nominal rupiah tinggi bisa saja datang secara tiba-tiba dan menuntut pembayaran dalam waktu 30 hari. Karena tidak adanya PO, departemen keuangan tidak dapat menentukan peringatan atau mempersiapkan anggaran terhadap pembayaran faktur tersebut.

Dengan sistem PO yang dilakukan secara benar, departemen keuangan dapat menyiapkan anggaran terlebih dahulu sehingga akan lebih siap ketika harus membayar faktur saat jatuh tempo.

b. Instrumen Pengelolaan Pesanan

Selain dapat memperkirakan anggaran, PO dapat membantu pemasok melacak pesanan yang masuk dan menyesuaikan persediaan yang tersedia dengan daftar kebutuhan pembeli yang tercantum di PO.

c. Bukti Untuk Audit Keuangan

Menerapkan sistem PO akan menunjukkan aliran pemesanan produk atau barang secara sehat dan terkelola secara bijaksana. Hal ini merupakan cara terbaik untuk membuktikan kepada auditor, bank (kreditur) dan lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan proses transaksi bisnis dengan cara yang benar.

d. Sebagai Kontrak Legal

PO bertindak sebagai kontrak yang mengikat secara hukum antara kedua pihak—pembeli dan penjual. Jadi jika terjadi konflik antara kedua belah pihak–seperti adanya masalah pembayaran atau barang/jasa tidak dikirim secara benar—, kontrak antara kedua belah pihak telah tercatat dengan jelas.

Siapa pun yang bertindak sebagai arbiter atau mediator ketika terjadi konflik antara kedua belah pihak bisa merujuk kepada dokumen PO sebagai barang bukti yang sah.

Dengan sistem PO yang baik, arus transfer barang akan berjalan dengan baik dan perusahaan akan terhindar dari kesalahan-kesalahan yang bisa merugikan di masa depan.

Kabar baiknya, sudah banyak software akuntansi yang di dalamnya sudah terintegrasi sistem PO yang mumpuni, salah satunya yaitu Jurnal.

Jurnal adalah software akuntansi online yang memudahkan Anda dalam pencatatan PO dengan template form yang sederhana dan mudah untuk diisi. Jurnal juga menyediakan aplikasi keuangan lainnya yang dapat memudahkan Anda untuk mengatur keuangan bisnis Anda.

Kategori : Bisnis

Kembangkan bisnis Anda dengan Jurnal sekarang

https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Jurnal by Mekari selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://d39otahjdwbcpl.cloudfront.net/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo