Sebagai pelaku bisnis, Anda pasti sering mendengar istilah invoice, purchase order, faktur, kuitansi, nota, dan lain sebagainya. Istilah-istilah tersebut merupakan bukti transaksi perusahaan yang sangat penting. Namun, beberapa di antara Anda yang tidak berhubungan langsung dengan bidang akuntansi tentu saja menjadi sedikit awam. Padahal bukti-bukti tersebut yang nantinya akan menjadi laporan keuangan. Oleh karena itu, mari mengenal beberapa istilah-istilah bukti transaksi yang sering terjadi di perusahaan. Pada kesempatan ini, akan dibahas mengenai purchase order dan invoice.

 

1. Purchase Order (PO)

Purchase order atau pesanan pembelian merupakan dokumen yang berisi konfirmasi resmi dari sebuah pesanan. PO dikirim oleh pembeli ke vendor yang mengotorisasi pembelian.

 

Mengapa Perusahaan Menggunakan Purchase Order?

Mungkin sebagian Anda bertanya, mengapa harus menggunakan pesanan pembelian? Ini dikarenakan beberapa alasan, di bawah ini akan kami jabarkan beberapa alasannya.

a. Agar transaksi yang dilakukan jelas

Dengan menggunakan PO maka pembeli dapat melakukan klarifikasi atas kebutuhan mereka kepada vendor. Selain itu, antara pembeli dan vendor juga dapat menggunakan PO sebagai dasar jika pesanan tidak terkirim sesuai dengan pesanan.

b. Memudahkan mengelola pesanan

Pesanan pembelian ini tidak hanya dipegang oleh bagian penjualan saja tetapi juga bagian pengadaan, keuangan, operasional. Sehingga jika pengiriman sudah dilakukan atau jika terdapat masalah pada pengiriman, maka untuk melacaknya menjadi mudah dan pengelolaan pesanan menjadi lebih efektif.

c. Membantu membuat anggaran perusahaan

Setelah pesanan pembelian dibuat, Anda dapat menghitung biaya-biaya yang terjadi dan memasukannya kedalam anggaran perusahaan secara keseluruhan. Dengan demikian, uang yang terpakai lebih terkontrol, efektif serta efisien.

 

2. Invoice

Invoice atau lebih dikenal dengan nama faktur merupakan dokumen yang bertujuan meminta pembayaran atas suatu pembelian. Invoice dikirim dari vendor ke pembeli.

 

Mengapa Perusahaan Menggunakan Invoice?

Sama halnya dengan PO, invoice digunakan oleh perusahaan karena:

a. Bukti untuk mendapatkan uang

Invoice dapat digunakan sebagai dokumen untuk menagih uang pembayaran kepada pembeli. Beberapa perusahaan biasanya tidak mau mengeluarkan uang jika hanya ditagih melalui telepon atau email. Anda dapat menggunakan invoice karena informasi yang ada didalamnya sudah lengkap dan rinci.

b. Memberikan visibilitas ke dalam pengeluaran perusahaan

Faktur atau invoice dapat menggambarkan dengan detail dan tepat, sehingga ini menjadi sebuah transparansi antar departemen berkaitan dengan uang yang masuk atau keluar.

c. Membantu pengelolaan pembayaran

Invoice dapat digunakan untuk melacak pembayaran dengan cara formal karena menunjukan barang atau jasa apa yang dijual, berapa banyak uang yang telah dibayarkan, dan tagihan-tagihan yang belum dilunasi.

 

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Perbedaan utama antara purchase order dan invoice adalah purchase order sudah dikirimkan oleh pembeli ke vendor sebelum invoice dikirim ke pembeli. Untuk memudahkan Anda memahami, berikut ini akan ditampilkan tabel perbedaan purchase order dan invoice:

 

Perbedaan

Purchase Order

Invoice

Pengertian

Konfirmasi resmi atas pesanan

Permintaan pembayaran untuk pesanan yang telah dipesan

Pelaku atau pembuat dokumen

Pembeli

Vendor

Ditunjukkan kepada (penerima)

Vendor

Pembeli

Waktu pengiriman

Pada saat awal melakukan pesanan

Setelah pesanan selesai dikerjakan dan sesuai dengan ketentuan pembayaran

Isi dokumen

– Tanggal pembelian

– Nama perusahaan yang membeli barang/jasa

– Deskripsi dan kuantitas barang/ jasa

– Harga

– Alamat

– Nomor pesanan pembelian

– Tanggal pembelian

– Nama perusahaan yang membeli barang/jasa

– Deskripsi dan kuantitas barang/ jasa

– Harga

– Alamat

– Nomor pesanan pembelian

– Nomor faktur/invoice

– Informasi kontak vendor

– Kredit/diskon

– Jadwal pembayaran

 

Persamaan Purchase Order dan Invoice

Selain memiliki perbedaan, pesanan pembelian dan invoice juga memiliki beberapa persamaan, seperti:

a. Kedua jenis dokumen tersebut mengikat secara hukum. Hal ini karena PO dan invoice yang telah dibuat merupakan perjanjian antara pembeli dan vendor dan informasi yang ada didalamnya mengikat. Sehingga harus dilaksanakan sesuai dengan yang sudah disepakati.

b. Informasi yang tertulis di dalam dokumen hampir sama, seperti adanya nomor dokumen, informasi pembeli atau vendor, detail pesanan, harga, dan sebagainya.

c. Invoice dan PO dapat digunakan menjadi bukti audit.

 

Pesanan pembelian dan faktur merupakan bagian yang penting dari proses pembelian. Jika Anda masih merasa kesulitan membuat purchase order dan invoice, Anda bisa mendapatkan kemudahan dengan bantuan Jurnal. Jurnal adalah software akuntansi berbasis cloud yang memudahkan Anda terkait dengan proses akuntansi. Jurnal memiliki menu pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap. Sehingga Anda dapat lebih mudah, cepat, dan aman mengelola bisnis Anda. Informasi lebih lanjut tentang fitur yang ada pada Jurnal, lihat di sini.