Dunia Event Organizer (EO) bisa menjadi salah satu bidang bisnis yang menarik dan mendatangkan keuntungan jika dikelola dengan benar. Dan tidak dipungkiri lagi, komponen sponsorship menjadi salah satu komponen yang krusial dan diharapkan bersifat mutualisme bagi Anda pegiat bisnis EO. Namun, membuat branding event Anda agar menarik penonton atau partisipan, serta agar mendatangkan keuntungan bagi Anda dan sponsor Anda tidaklah mudah. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berbagai komponen yang merangkai event Anda agar berjalan lancar, salah satunya adalah ROI (Return on Investment).

 

Anda harus membuat anggaran biaya berbagai kebutuhan terkait suatu event yang ingin Anda selenggarakan. Jika anggaran pengeluaran Anda terlihat cukup besar, pihak sponsor akan berpikir dua kali, karena biasanya pihak sponsor cenderung akan menimbang-nimbang pengeluaran mereka terhadap event yang akan Anda buat. Dan ada kemungkinan sponsor akan “lari” dari event Anda karena permasalahan anggara pengeluaran.

 

Maka dari itu, Anda harus membuktikan lewat laporan anggaran yang diajukan kepada sponsor diharapkan bisa mendatangkan nilai ROI yang tinggi. Menurut 2017 Eventbrite Survey 40% dari 45 event sponsorship professionals menyatakan bahwa mengukur dan mengevaluasi nilai ROI sponsor adalah satu dari dua tantangan terbesar dalam sebuah event.

 

Mengenal Rasio ROI dalam Pengukuran Sponshorship ROI

Pihak sponsor biasanya sudah mempunyai perhitungan ROI sendiri (sponsorship ROI) untuk dijadikan dasar pertimbangan dengan prediksi ROI yang Anda berikan sebagai pegiat EO. Ada sponsor yang terbuka dalam membahas dan merekonsiliasi ROI Anda dengan pihak sponsor itu sendiri, ada juga yang tidak. Pihak sponsor cenderung menginginkan rasio ROI antara 2:1, 3:1, atau bahkan 4:1.

 

Apa maksud dari rasio tersebut? Jika anggaran Anda membuat sponsor harus membayar sekitar Rp50.000.000 untuk nilai keuntungan dengan nominal yang sama (Rp 50.000.000), maka bisa dibilang ROI Anda terhadap sponsor adalah 0. Jika rasionya 2:1, maka dengan sponsor membayar Rp50.000.000, Anda harus menyediakan keuntungan sebesar Rp100.000.000.

 

Menentukan Langkah yang Tepat untuk Merencanakan dan Menghitung Sponsorship ROI

Setiap pihak sponsor jelas menginginkan bahkan lebih dari rasio dasar ROI yang disepakati. Pertanyaan berikutnya, langkah apa saja yang harus dilakukan?

a. Perhatikan Detail Aset yang Digunakan dan Biaya-Biaya dalam Event

Sebelum Anda mengukur ROI, Anda harus tahu nilai dari aset yang nantinya akan dibeli dari dana sponsor. Perhatikan tiap detail aset yang ingin Anda gunakan. Itu berarti Anda juga harus menghitung dan mempertimbangkan secara akurat dan matang anggaran biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan kebutuhan aset. Dan tentunya aset yang Anda investasikan dari dana sponsor diharapkan bisa menarik minat banyak pelanggan lebih dari target pasar Anda.

b. Buat Prediksi Laba yang Akan Diterima dalam Event Anda

Buat laporan yang memuat prediksi laba dari kegiatan event Anda. Sebagai contoh, Anda bisa memperkirakan berapa banyak pengunjung atau pelanggan yang akan hadir dan membeli produk sponsor. Data dari media sosial atau web trafic yang sudah Anda buat khusus terkait event Anda sangatlah bermanfaat.

c. Mulai Memasukkan Perhitungan ROI

Langkah selanjutnya adalah memasukkan rasio ROI pada rencana kerja sama Anda dengan sponsor. Setelah pihak sponsor menyetujui rasio ROI yang Anda ajukan, maka tahap terakhir adalah menyusun rencana perhitungan ROI. Gunakan teknologi perhitungan seperti teknologi yang berbasis RFID (Radio-Frequency Identification) atau berbagai aplikasi lain untuk mengintegrasikan hasil penjualan dari event Anda dengan sponsor. Pihak sponsor harus sepakat dengan pengajuan berbagai unsur atau metrik yang Anda rencanakan. Jika itu semua sudah selesai Anda tuntaskan, maka berarti Anda siap untuk memulai event yang sudah direncanakan.

 

Yang Tidak Boleh Anda Abaikan: Fulfillment Report (FR)

Ada satu instrumen yang bisa mempermudah Anda dalam melaksanakan langkah-langkah di atas, yaitu fulfillment report. Apa itu fulfillment report (FR)? FR adalah laporan segala aktivitas event Anda, salah satunya terdapat akun yang memuat semua transaksi produk sponsor kepada pelanggan. FR ini adalah bukti aktual atas aktivitas event Anda dan tentunya sebagai bahan pertanggungjawaban Anda terhadap pihak sponsor.

 

Sebagai contoh, jika sebelumnya Anda memprediksi bakal ada 1.000 pelanggan yang memboyong produk sponsor di event Anda, tapi setelah event berlangsung ternyata pelanggan yang membeli produk sponsor terhitung 1.200. Maka dalam FR Anda harus merubah angka target pelanggan yang sebelumnya Anda prediksi dengan angka aktual. Prinsip kejujuran jelas harus digunakan dalam membuat FR agar hubungan Anda dengan pihak sponsor bisa terjalin baik dan dimungkinkan pihak sponsor akan tertarik kembali memasukkan produknya ke dalam event yang akan Anda buat berikutnya. Berikut poin-poin yang bisa dimuat dalam FR:

a. Chart sederhana yang memuat informasi keuntungan yang dijanjikan kepada pihak sponsor berdasarkan pengukuran dalam tiap produk atau transaksi selama event berlangsung.

b. Statistik jumlah pelanggan yang hadir dalam event.

c. Data dari social media, web traffic, dan metrik lainnya yang berhubungan dengan ROI Anda.

d. Perhitungan ROI yang telah disepakati.

Bagi Anda yang ingin menghitung ROI tapi masih bingung ingin memakai instrumen apa, Jurnal bisa menjadi alternatif solusi Anda. Jurnal adalah software akuntansi online yang memiliki fitur-fitur lengkap terkait pelaporan keuangan. Untuk informasi lebih lengkap mengenai Jurnal dan fitur lainnya silakan klik di sini.

Author