Persediaan merupakan salah satu aktiva perusahaan yang menjadi perhatian penting. Hal ini karena transaksi penjualan yang dilakukan sangat berhubungan dengan stok persediaan yang ada di gudang. Anda harus memastikan bahwa stok persediaan barang dagangan ada pada saat diminta oleh pembeli. Selain itu, Anda juga harus mengontrol stok persediaan di akhir periode agar tidak tersisa banyak, ini dikarenakan dapat terjadi pemborosan biaya dan pengelolaan berarti tidak efektif.

 

Jika hal-hal demikian terjadi, maka akan berdampak pada kerugian perusahaan. Oleh karena itu, mengelola stok dengan efektif merupakan hal yang menantang dalam menjalankan bisnis. Meskipun hanya mengatur waktu pemesanan, jumlah, kualitas, harga persediaan tetapi untuk menghasilkan data yang akurat, dibutuhkan perhitungan yang detail. Di bawah ini beberapa langkah mengontrol stok barang dagangan.

 

Menilai Stok yang Dimiliki

Pertama yang harus Anda lakukan adalah menilai stok persediaan yang Anda miliki. Sebelum menilai stok, pastikan Anda juga sudah membuat daftar stok barang. Memiliki daftar stok akan memudahkan Anda dalam menilai persediaan yang ada. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa tempat penyimpanan stok sudah diatur secara efisien. Menyediakan rak-rak khusus dan memisahkan sesuai kategori akan membantu Anda menemukan dan menyimpan barang.

Selanjutnya, Anda harus menghitung dan melakukan pencatatan data persediaan seakurat mungkin. Anda dapat melakukannya dengan sistem manual maupun komputerisasi. Melakukan penilaian stok di awal ini  merupakan dasar untuk menentukan target penjualan dan pemasaran yang harus dicapai pada periode berjalan. Selain itu, Anda juga dapat melakukan perkiraan jumlah persediaan yang perlu dipesan oleh perusahaan. Menghitung dan menilai persediaan ini merupakan hal yang mudah. Namun, jika bisnis Anda mempunyai banyak produk maka langkah ini mungkin sedikit sulit karena Anda harus menentukan jumlah per item-nya.

 

Berikan Kode Untuk Setiap Barang

Memberikan kode untuk setiap barang juga akan membantu Anda untuk mengetahui dan menemukan barang secara spesifik dengan lebih cepat. Kode yang diberikan merupakan kewenangan perusahaan untuk memudahkan. Umumnya kode-kode yang biasa diberikan untuk produk seperti warna, kode angka atau huruf, dan seterusnya. Bayangkan jika Anda tidak memberikan kode terhadap barang yang ada di gudang, tentu akan sangat sulit untuk menemukan barang secara cepat. Selain itu, Anda juga pasti akan repot karena harus menghafalkan nama-nama barang yang panjang dan banyak. Namun, Anda juga dapat menggunakan barcode sebagai kode barang. Barcode dapat dipindai dengan scanner dan sistem akan melacak keberadaan barang, waktu untuk mencari tentu saja menjadi sangat efisien dan efektif.

 

Lakukan Stock Opname Secara Teratur

Gudang bukanlah tempat yang aman, meskipun sudah ada petugas yang menjaga tetapi seringkali ada kejadian yang tidak diinginkan seperti barang hilang, rusak, atau dipindahkan tanpa ada pemberitahuan. Sehingga mengakibatkan informasi jumlah barang yang ada secara fisik di gudang berbeda dengan yang ada di catatan. Terlebih jika jumlah stok persediaan yang ada di gudang ada dalam jumlah yang banyak. Sehingga penting untuk melakukan stock opname secara teratur. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah catatan dengan fisik barang yang tersedia jumlahnya benar dan mengetahui ketika barang di gudang ada yang rusak/hilang secara periodik.

 

Gunakan Aplikasi Pengelolaan Stok Barang

Mengelola dan mengontrol stok barang dalam jumlah yang banyak di dalam gudang tidaklah mudah. Anda akan sangat repot jika hanya mengandalkan kertas dan bolpoin saja. Cara tersebut sangat rawan dengan kesalahan dan proses pengecekan juga akan membutuhkan waktu yang sangat lama. Anda dapat menggunakan bantuan aplikasi untuk mengatur dan mengontrol stok di gudang. Selain itu, dokumen dari segala aktivitas yang terjadi juga akan tercatat dalam sistem sehingga akan lebih menghemat waktu, biaya serta tenaga. Dengan begitu pengelolaan stok akan menjadi efektif dan efisien. Sejalan dengan itu pendapatan Anda juga akan maksimal.

Jurnal merupakan salah satu software akuntansi online yang dapat membantu Anda mengelola persediaan. Dengan menggunakan Jurnal, Anda dapat mengontrol pergerakan stok barang, melihat arus keluar masuk barang, menyediakan laporan stok secara up to date dan real time, dan juga sistem akan mengintegrasikan data stok persediaan terhadap bagian lain seperti penjualan, pembelian, dan laporan keuangan. Jurnal juga membantu Anda dalam melakukan pemesanan stok tepat waktu. Di mana, Anda hanya perlu mengatur batas minimal stok barang Anda, dan Jurnal akan mengirimkan notifikasi ketika stok Anda akan segera habis. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai fitur Jurnal, Anda dapat mengetahui informasi lengkapnya di sini.