Cara Membuat Faktur & Mengaturnya Secara Efisien

Ketika Anda baru memulai bisnis, mengatur faktur tidak akan terasa sebagai prioritas utama. Anda lebih sibuk untuk menyediakan produk atau layanan hebat untuk klien dan juga mencoba untuk tetap di atas jutaan detail lainnya yang Anda butuhkan agar perusahaan berjalan lancar. Tetapi mendapatkan pembayaran dan dibayar tepat waktu sangatlah penting untuk mengembangkan bisnis Anda. Mencari tahu cara terbaik untuk menagih klien adalah langkah kunci dalam memastikan keterlambatan pembayaran tidak terjadi, dan hal ini semua tentunya terkait dengan faktur. Di bawah ini akan kita bahas tentang bagaimana Anda membuat faktur yang ideal? Dan setelah berada di tangan klien, dan bagaimana cara menindaklanjuti faktur  untuk memastikan Anda benar-benar dibayar.

 

Kejelasan adalah Kata Kunci

Setelah memiliki template yang bagus untuk faktur perusahaan, Anda harus memasukkan semua detail penting. Menjabarkan semua informasi yang relevan dengan cara yang jelas dan ringkas akan mempermudah klien Anda untuk memahami apa yang harus mereka bayar, berapa banyak jumlahnya, bagaimana cara membayarnya, dan kapan waktu jatuh temponya. Anda juga wajib mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Terkadang, faktur dikirimkan melalui banyak orang sebelum menjangkau orang yang benar-benar akan menangani pembayaran, dan Anda tidak ingin ada yang hilang dalam penerjemahan. Pastikan detail kontak yang benar ditampilkan dengan jelas di faktur.

 

Anda juga memerlukan nomor faktur. Ini dihasilkan secara otomatis dengan sebagian besar perangkat lunak akuntansi atau faktur. Pertahankan sistem penomoran faktur Anda tetap teratur dan hindari kebingungan di masa mendatang ketika mencoba untuk melacak faktur tertentu, dan jika tidak ingin klien tahu berapa banyak faktur yang Anda kirimkan, Anda selalu dapat memodifikasi skema penomoran Anda.

 

Ketentuan dan Metode Pembayaran

Ketentuan pembayaran bervariasi dari satu pelanggan ke pelanggan lainnya, atau dari satu kontrak ke kontrak lainnya. Jika Anda menetapkan jangka waktu pembayaran 30 hari, itu berarti Anda memberi pelanggan jumlah waktu untuk membayar produk maupun layanan yang Anda berikan secara kredit. Anda bebas memutuskan persyaratan pembayaran yang paling sesuai dengan perusahaan dan pelanggan, namun pastikan istilah-istilah ini dijelaskan dengan tepat saat membuat kontrak dan mengirimkan faktur kepada klien.

 

Ketika sampai pada pembahasan metode pembayaran, ada sejumlah opsi yang tersedia untuk dipilih. Pastikan untuk memilih opsi metode pembayaran yang sesuai dengan perusahaan. Bandingkan opsi Anda dengan biaya terkait masing-masing metode, serta seberapa nyamannya metode tersebut bagi  perusahaan dan klien Anda.

 

Menawarkan Insentif

Kini setelah Anda menjabarkan dengan jelas semua detail kontak dan pembayaran yang relevan, ada hal-hal lain yang dapat Anda lakukan untuk memastikan Anda dibayar tepat waktu, atau bahkan lebih awal. Tawarkan pelanggan Anda insentif untuk membayar pada atau sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran. Insentif yang ditawarkan bisa berupa diskon untuk tagihan mereka, pengiriman gratis untuk pesanan di masa mendatang, atau bahkan bunga yang dikurangi. Lihatlah basis pelanggan dan anggaran perusahaan, kemudian temukan insentif yang secara finansial layak bagi Anda namun  juga menarik pelanggan untuk membayar secara tepat waktu.

 

Menangani Pembayaran Terlambat

Dalam dunia yang ideal, seharusnya setiap pelanggan akan secara otomatis mematuhi ketentuan pembayaran yang tercantum pada faktur. Masalahnya, itu bukan cara yang selalu terjadi di dunia nyata. Anda harus memastikan bahwa pembayaran yang terlambat tidak berubah menjadi tidak membayar. Menindaklanjuti faktur yang belum dibayar sangat penting sebagai wirausaha, jadi pastikan untuk menyisihkan waktu melakukan pengecekan dan mengingatkan secara rutin (mingguan, dua mingguan, atau bulanan, tergantung pada bisnis Anda). Bersikaplah proaktif dan sopan dalam melakukan penagihan. Lakukan kontak dengan klien melalui telepon dan surat tagihan, pastikan untuk menyebutkan dengan detail tentang perjanjian serta tanggal keterlambatan. Tetaplah membangun hubungan positif dengan klien meskipun dalam rangka melakukan penagihan dan jangan lupa mengucapkan terimakasih.

 

Beberapa Tips Tambahan

Berikut adalah beberapa catatan  tentang faktur yang efektif:

– Pastikan untuk menyertakan pajak yang berlaku (misalnya: pajak penjualan) pada faktur Anda.

– Periksa kembali perhitungan Anda: kesalahan manusia masih bisa terjadi, bahkan dengan perangkat lunak otomatis, jadi periksa nomor Anda!

– Simpan cadangan semua faktur, untuk tujuan akuntansi Anda sendiri serta untuk setiap keperluan audit yang bisa terjadi di masa datang.

 

Jurnal software akuntansi online mengerti pentingnya peran faktur untuk kelancaran keuangan perusahaan Anda. Dengan menyediakan 11 desain faktur profesional, Jurnal memudahkan Anda untuk melakukan penagihan dengan hanya menambah personalisasi logo dan nama perusahaan. Dengan fitur faktur dari Jurnal, Anda dapat mengirimkan penagihan secara langsung melalui email dan mendapat update status pembayaran berupa notifikasi secara instan. Anda juga dapat menjadwalkan faktur berulang dan memperoleh perhitungan pajak secara otomatis dari nilai faktur Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang Jurnal, bisa Anda dapatkan di sini.


PUBLISHED27 Aug 2018
Novia Widya Utami
Novia Widya Utami

SHARE THIS ARTICLE: