Dalam sebuah perusahaan pasti akan selalu terjadi beberapa transaksi keuangan seperti rekonsiliasi bank, pembuatan faktur, pembuatan laporan, dan lain sebagainya yang harus segera ditangani setiap harinya. Namun, pada kenyataannya sebagai seorang pemilik perusahaan kadang kita tidak sempat untuk melakukan semuanya sendiri dan membutuhkan seorang pemegang pembukuan (bookkeeper) yang dapat kita andalkan untuk menangani hal tersebut dan membiarkan kita memiliki waktu lebih untuk menangani bisnis. Karena keberadaan seorang pemegang pembukuan ini sangat penting dan memegang informasi yang rahasia dari keuangan perusahaan, maka ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi seorang pemegang pembukuan usaha, antara lain:

 

Memiliki Sertifikasi

Layaknya setiap profesi yang membutuhkan kemampuan dengan spesifikasi tertentu, menjadi seorang bookkeeper atau pemegang buku keuangan yang bertanggung jawab terhadap pencatatan keuangan bisnis pastinya membutuhkan kemampuan dan pengalaman. Untuk mengetahui sejauh mana kemampuan seorang calon pemegang buku (bookkeeper) dalam bisnis, Anda bisa melihat sertifikat pelatihan dan keterampilan apa saja yang pernah dijalaninya. Makin banyak sertifikat atau pelatihan yang diikutinya, makin besar kemungkinan skill yang dimiliki.

 

Memiliki Keterampilan Yang Dibutuhkan

Ada beberapa hal mendasar yang harus diketahui oleh pemegang buku, seperti rekonsiliasi rekening bank, proses penggajian, penanganan utang dan piutang, serta pelacakan informasi terhadap hal yang berkaitan dengan masalah keuangan dengan tepat. Hal ini perlu diperhatikan, karena ketika Anda memutuskan untuk menyewa seorang pemegang buku (bookkeeper), Anda harus memastikan bahwa tugas Anda sebagai pencatat keuangan benar-benar bisa dialihkan dan tidak menambah masalah baru. Pilihlah pemegang buku yang memahami tugas-tugas pencatatan keuangan dan merupakan seorang komunikator yang efektif, serta mampu menghasilkan laporan yang mudah dipahami, juga mengerti menggunakan sistem akuntansi yang digunakan bisnis Anda.

 

Berpengalaman di Industri yang Sama

Meskipun ada beberapa elemen universal dalam pembukuan, namun terdapat keterampilan dan pengetahuan khusus yang perlu dimiliki oleh seorang pemegang buku dalam bidang industri. Sebagai contoh, seorang pemegang buku yang mengkhususkan diri pada fotografer akan memiliki keterampilan pembukuan yang sedikit berbeda dari pemegang buku yang hebat dalam bekerja untuk kontraktor umum. Pada akhirnya, seorang pemegang buku yang berpengalaman di bidang Anda mungkin menjadi pilihan yang lebih baik.

 

Memiliki Interaksi yang Baik

Mempekerjakan seorang pembukuan berarti sama halnya memiliki tim  untuk bekerja. Pilihlah seorang pemegang pembukuan atau bookkepeer yang secara teratur dapat meninjau transaksi, mendiskusikan keterlambatan pencatatan, dan kemungkinan yang akan terjadi. Lihatlah apakah mereka selalu merespon cepat e-mail Anda. Berapa tarif kerja mereka? Dan apakah mereka mudah diajak untuk berdiskusi ataupun konsultasi tentang masalah pembukuan. Pastikan bahwa biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menyewa seorang bookkeeper sesuai dengan kualitas yang dihasilkan.

 

Memiliki Referensi Tepercaya

Pemegang pembukuan akan selalu memiliki akses keuangan bisnis Anda. Kepercayaan adalah suatu keharusan. Bahkan, Anda harus benar-benar mengatasi masalah kerahasiaan dan privasi ketika Anda siap menyewa seorang pemegang buku, termasuk perjanjian kerjanya dengan pengacara agar terdapat langkah hukum jika terdapat kebocoran informasi keuangan perusahaan pada pihak yang tidak diinginkan.

Untuk mengurangi risiko terjadinya hal tersebut, cobalah memiliki referensi atau informasi tentang kualitas, akuntabilitas, etika, dan komitmen seorang bookkeeper dari orang-orang tepercaya di sekeliling Anda sebelum memutuskan menyewa jasanya. Karena seorang pemegang pembukuan yang baik, pasti akan meninggalkan kesan baik pada orang-orang yang pernah menggunakan jasanya.

 

Untuk mempermudah seorang pemegang pembukuan atau bookkeeper menjalankan tugasnya, maka ada baiknya jika perusahaan Anda memiliki sistem pembukuan yang mudah, handal, dan tepercaya seperti Jurnal. Dengan Jurnal, pekerjaan seorang bookkeeper akan semakin mudah dan cepat. Anda juga bisa dengan mudah mengakses seluruh laporan kapan saja dan di mana saja tanpa harus menunggu laporan keuangan yang disediakan oleh bookkeeper Anda. Dapatkan semua informasi penting tentang Jurnal, di sini.