Guide Book

Penggunaan Aturan Approval pada Transaksi

Updated at: April 19, 2021
Last updated by: Jessica Gwyneth


Pada bagian ini Anda akan mempelajari:

  1. Cara membuat transaksi menggunakan fitur aturan approval
  2. Cara mengubah transaksi yang menggunakan fitur aturan approval
  3. Cara menyetujui transaksi yang menggunakan fitur aturan approval

Penting!

  • Fitur aturan approval hanya dapat diakses untuk paket Enterprise+ dan dapat dibuat sampai empat tingkatan approval
  • Pelanggan dengan paket non-Enterprise+ yang sudah menggunakan fitur Aturan Approval, tetap dapat menggunakan fitur approval dengan keterbatasan yaitu, hanya dapat membuat satu tingkatan approval saja. 
  • Aturan approval hanya mendukung jenis transaksi seperti:
    • Penawaran Pembelian
    • Pemesanan Pembelian
    • Penagihan Pembelian
    • Pengiriman Pembelian
    • Pembayaran Pembelian
    • Pembayaran Pesanan Pembelian
    • Pengembalian Pembelian
    • Biaya

 

Membuat Transaksi

Apabila Anda ingin menggunakan aturan approval pada transaksi, Anda diharuskan untuk mengaktifkan fitur Aturan Approval terlebih dahulu, klik disini untuk mengetahui langkah-langkahnya.
Ikuti langkah berikut untuk membuat transaksi menggunakan fitur aturan approval:

  1. Buat Transaksi sesuai dengan tipe transaksi yang telah diaktifkan pada Menu Aturan Approval;
  2. Kemudian isikan informasi transaksi;
  3. Dan klik “Buat Pembelian”;
  4. Maka transaksi akan tersimpan sebagai Draf;
  5. Klik disini untuk menuliskan komentar terhadap transaksi;
  6. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti berikut, isikan komentar dan klik “Kirim” untuk mengirimkan komentar;

    Note: Anda juga dapat menggunakan @ untuk menyebut pengguna lain dalam komentar bia diperlukan.

  7. Klik disini untuk melihat Approval Log;
  8. Maka akan muncul tampilan berupa informasi approver serta status approval-nya;

    Notes: Approval logs akan menampilkan:
    -
    Sekarang ada di tingkat berapa approval transaksi ini >> posisi tingkatan approval untuk transaksi
    -
    Siapa saja approver di tingkat ini >> Nama Approver setiap tingkatan
    -
    Siapa yang sudah dan belum meng-approve transaksi ini >> Nama Approver
     yang sudah dan belum melakukan approval

Demikian cara membuat transaksi menggunakan fitur approval.

 

Mengubah Transaksi

Ikuti langkah berikut untuk mengubah transaksi yang menggunakan fitur aturan approval:

  1. Masuk ke Menu Transaksi yang Anda telah buat Transaksinya;
  2. Klik tab Membutuhkan Persetujuan dan klik transaksi yang ingin Anda ubah;

     

    Penting!

    • Transaksi yang masih dalam status draft dapat diubah. Namun, ini akan melewati Aturan Approval kembali. Hal Ini bertujuan apabila nilai transaksi berubah dan match ke aturan yang lain, yang menyebabkan approver-nya berbeda;
    • Hal ini berlaku juga pada transaksi yang sudah berada pada tingkat approval kedua, maka ada kemungkinan kembali ke tingkat approval pertama apabila match dengan aturan lain.
    • Transaksi yang sudah di approved dapat diubah kembali oleh pengguna dengan role List Manager dan tidak akan dilewati Aturan Approval lagi. Maka dari itu, bagi Anda dengan wewenang List Manager, harap teliti ketika akan melakukan perubahan pada transaksi.
  3. Kemudian klik “Ubah” untuk mengubah informasi transaksi;
  4. Dan klik “Ubah Pembelian” untuk menyimpan perubahan pada transaksi pembelian;

Demikian cara mengubah transaksi yang menggunakan fitur aturan approval.

 

Approve Transaksi

Ikuti langkah berikut untuk menyetujui transaksi yang menggunakan fitur aturan approval:

  1. Apabila Anda berada dalam jalur approval, Anda akan mendapatkan notifikasi berupa email, seperti berikut;

    Notes: Apabila terdapat transaksi dengan status draft, sistem Jurnal akan secara otomatis mengirimkan notifikasi melalui email kepada:
    -
    Pembuat transaksi
    -
    Semua Approvers di tingkat pertama. Jika approvers pada tingkat pertama sudah selesai melakukan approval, maka email notifikasi selanjutnya akan di kirimkan ke semua approvers pada tingkat kedua dan begitu seterusnya.

  2. Kemudian untuk mengakses transaksi Anda dapat klik “Lihat transaksi” pada email atau masuk ke Jurnal dan klik tab Menunggu Persetujuan pada menu transaksi yang ingin Anda setujui;
  3. Klik Transaksi dan Klik disini untuk menyetujui transaksi;
  4. Dan klik disini untuk melihat Approval Logs serta status approval terupdate;
  5. Apabila transaksi sudah disetujui oleh semua Approver, maka status transaksi akan mengikuti kondisi transaksi saat itu (Open/Paid/Partial/Overdue, tergantung kondisi transaksi saat sudah selesai di approved) dan akan berpindah tab, sesuai dengan kelompok formulir yang dibuat;
  6. Dan pembuat transaksi akan menerima notifikasi pada email seperti berikut;

Demikian cara menyetujui transaksi menggunakan fitur aturan approval.

 

Back to Top