Guide Book

Konfigurasi Aturan Approval

Updated at: October 14, 2021
Last updated by: Annisa Husna Anggrainie

Fitur approval adalah fitur yang dapat Anda gunakan untuk membuat aturan approval di perusahaan ketika Anda menggunakan paket Enterprise +. Pada fitur approval, Anda dapat membuat jalur approval sampai dengan empat tingkatan approval, sehingga otorisasi atas transaksi yang dibuat lebih kredibilitas.
 

Pada bagian ini, Anda akan mempelajari;

  1. Cara membuat aturan baru approval;
  2. Cara merubah aturan approval;
  3. Cara menghapus aturan approval;
Penting! 
  • Fitur Approval hanya tersedia pada paket Enterprise+
  • Pelanggan dengan Paket Pro dan Enterprise yang ingin menggunakan fitur Approval dapat mengaktifkannya sebagai Add-Ons dengan cara menghubungi tim Support kami di (021) 1500 069.
  • Dengan dirilisnya Approval berbasis Aturan (Rule-based Approval), kami menghentikan metode approval berbasis peran yang kami rilis sebelumnya. Pengguna dengan peran "Memerlukan Approval untuk transaksi Pembelian". Peran ini sudah tidak digunakan lagi
  • Untuk saat ini aturan approval hanya dapat diakses pada  jenis transaksi Pembelian seperti:
        - Penawaran Pembelian;
        - Pemesanan Pembelian;
        - Penagihan Pembelian;
        - Pengiriman Pembelian; 
        - Pembayaran Pembelian; 
        - Pembayaran Pesanan Pembelian;
        - Pengembalian Pembelian;
        - Biaya.
  • Pengguna yang dapat mengakses pengaturan approval yaitu:
        - Owner (Pemilik);
        - Ultimate + List Manager;
        - Admin + List manager.


Membuat Aturan Baru Approval


Berikut adalah cara membuat aturan baru approval:

  1. Pada menu Settings, klik tab “Aturan Approval”;
     
  2. Lalu klik tombol “Buat Aturan Approval”;
     
  3. Selanjutnya, isi Nama Aturan dan Deskripsi atas approval tersebut;
     
  4. Pilih tipe transaksi yang akan digunakan atas aturan approval tersebut;Note : jenis transaksi yang terdapat pada aturan approval yaitu:
    • Penawaran Pembelian;
    • Pemesanan Pembelian;
    • Penagihan Pembelian;
    • Pengiriman Pembelian; 
    • Pembayaran Pembelian; 
    • Pembayaran Pesanan Pembelian;
    • Pengembalian Pembelian;
    • Biaya.
     
  5. Anda dapat menentukan minimal nilai penagihan yang akan digunakan atas aturan approval pada kolom Jumlah Penagihan Yang Besar Dari, seperti gambar dibawah;
    Note: Jika Anda tidak mengisi kolom Jumlah Penagihan Yang Besar Dari, artinya transaksi dengan nominal berapapun akan dipasangkan dengan aturan approval ini.
     
  6. Setelah itu, Anda juga dapat membuat kondisi apakah aturan approval ini berlaku untuk semua pengguna di perusahaan Anda, atau hanya berlaku kepada beberapa pengguna saja;

     
  7. Pada tingkatan approval, Anda dapat menentukan berapa tingkatan approval dan pengguna yang akan menjadi Approver;
     
  8. “Pilih Approver” untuk menambahkan approver pada aturan approval tersebut: Note : pada setiap tingkatan approval, maksimal approver yang dapat ditambahkan adalah 4 approver.
     
  9. Pada informasi "Transaksi memerlukan approval dari", jika Anda memilih pilihan Salah satu, maka transaksi hanya perlu disetujui oleh salah satu approver saja;
     
  10. Sedangkan jika Anda memilih Semua, maka transaksi akan tersetujui jika sudah disetujui oleh semua approver pada aturan approval tersebut;
     
  11. Klik tombol “Tambah Tingkatan Approval” jika Anda hendak membuat lebih dari satu tingkatan approval;Note : Maksimal tingkatan approval adalah empat tingkatan approval
     
  12. Tombol Penerapan Aturan akan aktif secara otomatis, sehingga kebijakan ini akan dipetakan pada draft transaksi yang telah ada yang memenuhi aturan ini, namun jika hanya ingin dipetakan pada transaksi yang baru maka Anda dapat menonaktifkannya; Note :
    • Jika sudah ada transaksi berbentuk draft yang dimatch dengan salah satu aturan, saat mengaktifkan fitur ini sistem akan melakukan pemetaan ulang dan menerapkannya pada aturan yang paling cocok. Contoh: Transaksi X senilai 15jt di match dengan Aturan A dengan kebijakan jumlah penagihan > 10jt. Selanjutnya dibuat Aturan B dengan kebijakan jumlah penagihan > 12jt dan mengaktikan fitur Penerapan Aturan, maka transaksi X (karena masih Draft) akan otomatis dipetakan dengan aturan B.;
    • Sedangkan jika dinonaktifkan maka sistem akan memetakan kebijakan ini hanya pada transaksi baru dan aturan pada transaksi draf yang sudah ada tidak akan berubah. Contoh: Transaksi X senilai 15jt akan tetap dipetakan dengan Aturan A.;
       
  13. Jika sudah klik “Simpan” untuk menyimpan aturan approval;
     
  14. Maka Aturan approval Anda sudah aktif, dan segala transaksi pembelian yang berhubungan dengan aturan yang telah dibuat akan langsung terbuat dengan status Draft. Pelajari cara menggunakan aturan approval pada transaksi disini.

Merubah Aturan Approval  


Berikut adalah cara merubah aturan approval

  1. Pada menu Settings, klik tab “Aturan Approval”;
  2. Lalu klik nama aturan yang hendak diubah;
     
  3. Jika belum ada transaksi yang dibuat dengan aturan approval yang akan diubah, maka Anda dapat mengubah semua kolom yang ada di aturan tersebut:

    Tombol Penerapan Aturan akan aktif secara otomatis, sehingga kebijakan ini akan dipetakan pada draft transaksi yang telah ada yang memenuhi aturan ini, namun jika hanya ingin dipetakan pada transaksi yang baru maka Anda dapat menonaktifkannya. Klik disini untuk info lebih lanjut;

     
  4. Tetapi, jika sudah ada transaksi yang sudah dibuat dengan aturan approval yang akan diubah dan status transaksi tersebut masih Draft, maka Anda hanya dapat mengubah Approvers nya saja;

    Tombol Penerapan Aturan akan aktif secara otomatis, sehingga kebijakan ini akan dipetakan pada draft transaksi yang telah ada yang memenuhi aturan ini, namun jika hanya ingin dipetakan pada transaksi yang baru maka Anda dapat menonaktifkannya;

    Note :

    • Jika sudah ada transaksi berbentuk draft yang di match dengan salah satu aturan, saat aturan tersebut diubah dengan mengaktifkan fitur ini, maka sistem akan melakukan pemetaan ulang approver nya. Contoh: Transaksi ABC di match dengan Aturan A. Yang mana ada approver X dan Y, selanjutnya Aturan A diubah, dimana approver Y diganti dengan approver Z. Maka Transaksi A (karena masih Draft), akan di update list approver-nya, dari X & Y menjadi X dan Z.
    • Namun jika dinonaktifkan, maka sistem akan memetakan kebijakan ini hanya pada transaksi baru dan aturan pada transaksi draf yang sudah ada tidak akan berubah. Contoh: Approver Transaksi ABC tetap X & Y..
    • Perubahan approver pada aturan tidak akan mengganggu transaksi yang sudah di approved.

Menghapus Aturan Approval


Berikut adalah cara menghapus aturan approval;

  1. Masuk pada menu Settings, lalu klik tab “Aturan Approval”;
  2. Klik ikon “Titik Tiga” lalu klik “Hapus Aturan”;
  3. Lalu klik “Ya, Hapus”;
  4. Maka aturan approval akan permanen terhapus;

    Note : 

    • Menghapus aturan approval tidak akan mengubah transaksi approved yang sudah pernah di match dengan aturan tersebut;
    • Aturan approval yang masih di match dengan transaksi draft manapun, tidak dapat dihapus. Pengguna harus terlebih dahulu menghapus transaksi draft yang match dengan rules tersebut.
  5. Selain itu Anda juga dapat melakukan duplikat aturan pada ikon “Titik Tiga”.

 

Demikian cara melakukan pengaturan aturan approval.

Back to Top