Guide Book

Buat Draft Biaya

Updated at: July 20, 2020
Last updated by: Anastasia Clara

Fitur Approval dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi biaya yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh Manajer. Anda harus mengaktifkan fitur Approval terlebih dahulu untuk menggunakan fitur ini.

 

Apabila perusahaan sudah mengaktifkan fitur ini pada Setting Perusahaan, maka secara otomatis akan terbentuk pengaturan approval baru di Setting Pengguna, yaitu peran sebagai pembuat draft dengan status “Butuh Persetujuan Untuk Transaksi Biaya”.
 

Penting!

- Pengguna yang diundang dengan mencentang akses “Butuh
  Persetujuan Untuk Transaksi Biaya”
hanya dapat membuat transaksi
  biaya dalam bentuk Draft;
- Sedangkan pengguna yang tidak diberi akses “Butuh Persetujuan
  Untuk Transaksi Biaya”
, maka secara otomatis akan bertindak sebagai
  Approval Manager yang dapat me-review transaksi draft sebelum
  akhirnya menyetujui atau menolak transaksi tersebut;
- Fitur Approval saat ini masih dalam tahap Beta dan akan dinonaktifkan
  saat masa Beta berakhir;
- Fitur Approval  nantinya hanya dapat diakses pada paket Enterprise+
  saat tahap Beta berakhir.

 

Pada bagian ini, Anda akan mempelajari cara:

1. Mencatat draft biaya yang langsung lunas;

2. Mencatat draft biaya sebagai hutang.

 

 

1. Mencatat draft biaya yang langsung lunas


Anda dapat membuat draft formulir biaya yang dibayarkan lunas melalui langkah - langkah berikut:

 

  1. Masuk ke menu “Biaya”;
  2. Klik pada tombol “+ Buat Biaya Baru”;
  3. Selanjutnya, Anda akan dibawa ke halaman draft formulir biaya seperti berikut;
    Note : Lihat link berikut untuk mengetahui informasi setiap field biaya.
  4. Isikan informasi seperti Bayar dari untuk memilih akun yang akan digunakan untuk membayar, kemudian isikan Tanggal Transaksi, dan Penerima jika ada;
  5. Pilih Akun Biaya dan isikan Nominal Biaya;
  6. Jika sudah selesai, klik “Buat Draft” untuk menyimpan draft formulir;
    Notes:
    • Jika anda mengklik tanda panah yang berada pada tombol buat draft, maka Anda akan diarahkan kepada opsi tindakan Buat Draft dan Draft & Baru.Jika Anda memilih “Draft & Baru” maka Anda akan diarahkan kembali kehalaman mencatat draft biaya yang baru setelah melakukan penyimpanan data draft biaya sebelumnya;
    • Pengguna yang diberikan akses “Butuh Persetujuan Untuk Transaksi Biaya” hanya dapat membuat draft transaksi;
    • Anda dapat membatalkan tindakan dengan cara klik “Batal”.
  7. Demikian draft formulir biaya yang terbentuk;
  8. Anda dapat menambahkan komentar atas transaksi draft dengan cara klik ikon “”;
  9. Selanjutnya, akan muncul pop-up dan Anda dapat menambahkan komentar seperti berikut;
    Notes:
    • Komentar berfungsi untuk interaksi antara manager & user yang butuh persetujuan perihal transaksi tersebut;
    • Panjang komentar maks. 255 karakter, tidak bisa emoji dan juga tidak bisa upload gambar;
    • Komentar juga tidak bisa diubah dan dihapus;
    • Jumlah komentar yang akan disimpan maks. hanya 50 komentar per transaksi;
    • Komentar hanya bisa di submit ketika transaksi masih tahap draft. Ketika sudah disetujui, maka komentar akan dinonaktifkan.
  10. Draft formulir transaksi biaya yang Anda buat telah terdaftar pada menu “Biaya” dalam tab “Membutuhkan Persetujuan”;
    Notes:
    • Pengguna yang memiliki kewenangan sebagai Approval Manager dapat membuat transaksi biaya secara langsung tanpa melalui approval terlebih dahulu;
    • Transaksi dalam bentuk draft tidak mempengaruhi laporan keuangan;
    • Apabila perusahaan ingin melakukan tutup buku pada sistem Jurnal, pengguna akan diberikan pemberitahuan jika masih terdapat draft atas transaksi biaya;
    • Anda tetap dapat melakukan tutup buku untuk periode tertentu apabila perusahaan masih memiliki draft transaksi biaya;
    • Transaksi biaya yang masih berbentuk draft, secara otomatis tidak dapat disetujui oleh pengguna yang berwenang sebagai Approval Manager jika sudah melakukan tutup buku;
    • Pengguna disarankan untuk menyetujui transaksi draft terlebih dahulu atau menghapus transaksi draft apabila transaksi tersebut tidak akan disetujui oleh Approval Manager sebelum dilakukan tutup buku.
  11. Selanjutnya, pengguna Jurnal lain yang diberi kewenangan sebagai “Approval Manager” dapat me-review transaksi biaya dan menyetujui draft transaksi biaya.

 

2. Mencatat draft biaya sebagai hutang


Anda dapat membuat draft formulir biaya yang dibayarkan lunas melalui langkah - langkah berikut:

 

  1. Masuk ke menu “Biaya”;
  2. Klik pada tombol “+ Buat Biaya Baru”;
  3. Selanjutnya, Anda akan dibawa ke halaman draft formulir biaya seperti berikut;
    Note : Lihat link berikut untuk mengetahui informasi setiap field biaya.
  4. Centang Bayar Nanti, kemudian isikan Tanggal Transaksi, Tanggal Jatuh Tempo dan Penerima jika ada;
  5. Pilih Akun Biaya dan isikan Nominal Biaya;
  6. Jika sudah selesai, klik “Buat Draft” untuk menyimpan draft formulir;
  7. Demikian draft formulir biaya yang terbentuk;
  8. Anda dapat menambahkan komentar atas transaksi draft dengan cara klik ikon “”;
  9. Selanjutnya, akan muncul pop-up dan Anda dapat menambahkan komentar seperti berikut;
  10. Draft formulir transaksi biaya yang Anda buat telah terdaftar pada menu “Biaya” dalam tab “Membutuhkan Persetujuan”;
  11. Selanjutnya, pengguna Jurnal lain yang diberi kewenangan sebagai “Approval Manager” dapat me-review transaksi biaya dan menyetujui draft transaksi biaya.

Baca juga:

Pengaturan Perusahaan

Pengaturan Pengguna

Approval Draft Biaya

Buat Biaya

 

 

Back to Top