Guide Book

Approval Transaksi Pembelian

Updated at: July 20, 2020
Last updated by: Regina Adella

Fitur Approval dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi pembelian yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh manajer.

 

Apabila perusahaan mengaktifkan fitur ini di Jurnal, secara otomatis akan terbentuk role dan aksesibilitas baru sebagai role dan aksesibilitas pendukung fitur persetujuan untuk pembelian yaitu role sebagai Approval Manager dan aksesibilitas Butuh Persetujuan.

 

Pengguna yang diberi akses “Butuh Persetujuan” hanya akan dapat membuat transaksi pembelian dalam bentuk draft. Sedangkan pengguna yang diberi kewenangan sebagai “Approval Manager” dapat mereview transaksi draft sebelum akhirnya mengakui transaksi tersebut.

 

Penting!

Transaksi yang masih dalam bentuk draft tidak mempengaruhi pada        laporan keuangan.
- Transaksi yang membutuhkan persetujuan belum dapat diakses pada    Jurnal Mobile.
- Transaksi Debit Memo belum dapat dibuat sebagai Draft (tersimpan        secara otomatis).
- Fitur Approval saat ini masih dalam tahap Beta dan akan       dinonaktifkan saat masa Beta berakhir.
- Fitur Approval nantinya dapat diakses pada pengguna dengan paket        Enterprise+.

 

Apabila Anda ingin menggunakan fitur approval pada pembelian, Anda diharuskan untuk mengaktifkan fitur approval terlebih dahulu klik disini untuk mengetahui langkah-langkahnya.

Ikuti langkah berikut untuk pengaturan pengguna apabila sudah mengaktifkan fitur approval untuk transaksi pembelian:

  1. Setelah diaktifkan fitur approval, pada pengaturan pengguna akan muncul aksesibilitas baru yaitu “Approval”;
  2. Pengguna yang diberikan akses “Butuh Persetujuan Untuk Transaksi Pembelian” hanya akan dapat membuat draft transaksi terkait dengan pembelian pada Jurnal seperti pada tampilan berikut;
  3. Pengguna hanya akan diberikan pilihan Buat Draft dan Draft & Baru terkait dengan input transaksi pembelian pada Jurnal;
  4. Pilih “Buat Draft” untuk menyimpan transaksi pembelian;
  5. Draft atas transaksi pembelian tersebut akan masuk dalam kolom “Membutuhkan Persetujuan” yang ada pada menu “Pembelian”;

    Notes: Apabila Anda diberikan akses untuk membutuhkan persetujuan Anda dapat menambahkan komentar pada tindakan.

  6. Selanjutnya, pengguna Jurnal lain yang diberi kewenangan sebagai “Approval Manager” dapat me-review transaksi pembelian pada menu “Pembelian” kolom “Membutuhkan Persetujuan” dan memilih transaksi pembelian yang akan disetujui;

    Notes: Pengguna yang memiliki kewenangan sebagai Approval Manager dapat membuat transaksi pembelian secara langsung tanpa melalui approval terlebih dahulu.

  7. Lalu pilih kotak bertanda centang pada Purchase Invoice yang akan disetujui transaksinya;

    Notes: Pengguna yang memiliki kewenangan sebagai Approval Manager dan Butuh Persetujuan dapat menghapus draft transaksi.

  8. Anda dapat menambahkan komentar atas transaksi dengan cara klik ikon ;
  9. Anda dapat menambahkan komentar atas transaksi tersebut sebagai berikut;

    Notes:

    • Komentar berfungsi untuk interaksi antara manager & user yang butuh persetujuan perihal transaksi tersebut.
    • Panjang komentar maks. 255 karakter, tidak bisa emoji dan juga tidak bisa upload gambar.
    • Komentar juga tidak bisa diubah dan dihapus.
    • Jumlah komentar yang akan disimpan maks. hanya 50 komentar per transaksi.
    • Komentar hanya bisa di submit ketika transaksi masih tahap draft. Ketika sudah disetujui, maka komentar akan dinon-aktifkan.
  10. Transaksi yang telah disetujui akan otomatis berpindah dari kolom “Membutuhkan Persetujuan” ke kolom “Faktur Pembelian”;

    Notes:

    • Transaksi yang sudah disetujui akan tercatat dalam laporan keuangan secara otomatis.
    • Apabila pengguna ingin membatalkan transaksi yang sudah disetujui, pengguna harus menghapus transaksi yang sudah disetujui.
  11. Apabila perusahaan ingin melakukan tutup buku pada sistem Jurnal, pengguna akan diberikan pemberitahuan jika masih terdapat draft atas transaksi pembelian yang belum diselesaikan seperti berikut:
  12. Anda akan tetap dapat melakukan tutup buku untuk periode tertentu apabila perusahaan masih memiliki draft transaksi pembelian. Transaksi pembelian yang masih berbentuk draft, secara otomatis tidak akan dapat disetujui oleh pengguna yang berwenang sebagai Approval Manager jika sudah melakukan tutup buku.

    Notes: Pengguna disarankan untuk menyetujui transaksi draft terlebih dahulu atau menghapus transaksi draft apabila transaksi tersebut tidak akan disetujui oleh Approval Manager sebelum dilakukan tutup buku.

  13. Fitur persetujuan dalam draft akan hilang secara otomatis.


Back to Top