Guide Book

Approval Draft Biaya

Updated at: July 17, 2020
Last updated by: Anastasia Clara

Fitur Approval dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi biaya yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh Manajer. Pengguna dengan akses “Butuh Persetujuan Untuk Transaksi Biaya” hanya dapat membuat draft terkait transaksi biaya. Formulir draft atas transaksi biaya yang telah dibuat harus disetujui terlebih dahulu oleh pengguna dengan akses Approval, sebelum akhirnya menjadi formulir biaya yang dapat diproses lebih lanjut.

 

Berikut cara menyetujui draft biaya:

 

  1. Masuk ke menu “Biaya” dan pilih tab "Membutuhkan Persetujuan", kemudian klik draft formulir biaya yang telah dibuat sebagai berikut;
  2. Klik icon ”” untuk menyetujui draft formulir biaya;
  3. Pengguna juga dapat mengubah informasi dalam formulir draft dengan klik "Ubah" di sebelah kanan bawah;
    Notes: Pengguna dapat menolak transaksi draft dengan klik “Hapus”.
  4. Jika sudah selesai mengubah, klik “Ubah Biaya” untuk tetap menyimpan formulir sebagai draft, apabila Anda klik tanda panah atas dan memilih “Ubah dan Setujui” maka formulir draft akan disetujui;
    Notes:
    • Anda dapat membatalkan tindakan dengan menekan “Batal”;
    • Lihat link berikut untuk mengetahui informasi setiap field biaya.
  5. Demikian formulir biaya yang terbentuk;
  6. Anda dapat menambahkan komentar atas transaksi draft dengan cara klik ikon “”;
  7. Selanjutnya, akan muncul pop-up dan Anda dapat menambahkan komentar seperti berikut;
    Notes:
    • Komentar berfungsi untuk interaksi antara manager & user yang butuh persetujuan perihal transaksi tersebut;
    • Panjang komentar maks. 255 karakter, tidak bisa emoji dan juga tidak bisa upload gambar;
    • Komentar juga tidak bisa diubah dan dihapus;
    • Jumlah komentar yang akan disimpan maks. hanya 50 komentar per transaksi;
    • Komentar hanya bisa di submit ketika transaksi masih tahap draft. Ketika sudah disetujui, maka komentar akan dinonaktifkan.
  8. Draft formulir biaya yang telah disetujui otomatis akan berpindah ke tab "Biaya";
    Notes:
    • Pengguna yang memiliki kewenangan sebagai Approval Manager dapat membuat transaksi penjualan secara langsung tanpa melalui approval terlebih dahulu;
    • Transaksi dalam bentuk draft tidak mempengaruhi laporan keuangan;
    • Apabila perusahaan ingin melakukan tutup buku pada sistem Jurnal, pengguna akan diberikan pemberitahuan jika masih terdapat draft atas transaksi biaya;
    • Anda tetap dapat melakukan tutup buku untuk periode tertentu apabila perusahaan masih memiliki draft transaksi biaya;
    • Transaksi penjualan yang masih berbentuk draft, secara otomatis tidak akan dapat disetujui oleh pengguna yang berwenang sebagai Approval Manager jika sudah melakukan tutup buku;
    • Pengguna disarankan untuk menyetujui transaksi draft terlebih dahulu atau menghapus transaksi draft apabila transaksi tersebut tidak akan disetujui oleh Approval Manager sebelum dilakukan tutup buku.
  9. Selanjutnya, biaya yang tercatat sebagai hutang dapat dilunasi dengan melakukan pembayaran atas tagihan biaya.


Baca juga:

Pengaturan Perusahaan

Pengaturan Pengguna

Buat Draft Biaya

Buat Biaya

Back to Top