Sebagai pemilik perusahaan, pasti Anda sudah sering mendengar istilah SOP atau Standar Operational Procedure. Apa itu SOP? Berikut penjelasannya serta contoh SOP bagi perusahaan di blog Mekari Jurnal.
Dalam sebuah perusahaan, SOP digunakan agar setiap karyawan, pimpinan, manajerial, hingga pimpinan perusahaan memahami arah dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Dengan begitu, seluruh SDM dalam perusahaan bisa saling membantu dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bisnis.
Karena dinilai sangat penting bagi kemajuan perusahaan, di bawah ini blog Mekari Jurnal akan memberikan beberapa penjelasan penting mengenai SOP perusahaan yang harus Anda ketahui.
Apa itu SOP Perusahaan?
SOP atau Standard Operating Procedure adalah kumpulan peraturan, pedoman, atau acuan yang dibuat suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing individu dalam perusahaan, serta menjadi salah satu alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Dokumen ini berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.
SOP juga biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir.
Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online terbaik Mekari Jurnal bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal sekarang!
Pengertian Standar Operasional Prosedur Menurut Para Ahli
Berikut adalah beberapa pengertian SOP menurut beberapa ahli.
a. Sailendra (2015:11)
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
b. Moekijat (2008)
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
c. Tjipto Atmoko (2011)
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
d. Insani (2010:1)
SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
Apa Manfaat Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP)?
Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan organisasi, apa saja manfaatnya?
- Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan kelalaian.
- Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien telah dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
- Membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
- Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Apa Fungsi Dasar SOP Perusahaan?
Penggunaan SOP dalam suatu perusahaan memiliki beberapa fungsi penting yang akan memengaruhi keberhasilan aktivitas perusahaan.
Apa saja fungsi dasar dalam pembuatan SOP?
Rujukan pengetahuan bagi kegiatan operasional yang selalu di-update
Tindakan seperti alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari gudang atau logistik, hingga pelayanan pelanggan akan tertata atau terstruktur dengan baik.
Dikarenakan alur kerja bisa berubah sewaktu-waktu, maka Standard Operational Procedure sebaiknya harus selalu diperbarui berdasarkan keputusan auditor jaminan mutu.
Arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan
Biasanya SOP memiliki formulir kerja seperti contoh berita acara presentasi produk oleh para staf marketing, bukti pengiriman, berita acara kunjungan, dan lain sebagainya.
Dengan begitu, Perusahaan memiliki bukti nyata bagi alur pekerjaan yang membutuhkan arsip,
Audit jaminan mutu berkala secara eksternal maupun internal harus dilaksanaan sebagai bahan penilaian hingga perbaikan untuk penyempurnaan yang harus dilakukan.
Cara Membuat SOP Perusahaan dengan Benar
Sebagai pemilik perusahaan, Anda harus merumuskan SOP dengan bantuan beberapa orang yang memahami sistem kerja dari sebuah perusahaan.
Misalnya, ketika Anda membuat SOP untuk bagian marketing, maka Anda bisa mengajak manajer marketing untuk menyusunnya.
Anda juga bisa membuat tim khusus yang sangat kompeten agar SOP bisa dirancang sesuai dengan keadaan nyata dari perusahaan.
Di bawah ini adalah beberapa cara pembuatan SOP yang bisa dijadikan acuan perusahaan:
1. Pembentukan & pembagian tim khusus pembuatan SOP
Anda dapat mulai membuat SOP dengan membuat tim khusus perancangan, dimana tim ini terdiri dari tenaga kompeten dari setiap divisi atau departemen perusahaan – contoh manager support, manager marketing, manager sales, dan sebagainya.
Setelah Anda membentuk tim dengan baik, Anda bisa mulai dengan memberikan beberapa tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing untuk memetakan deskripsi pekerjaannya.
2. Tentukan sasaran penerapan
Tentukan terlebih dulu siapa sasaran pembuatan SOP ini Apakah divisi atau departemen di perusahaan yang memang perlu menggunakan standar operasional prosedur (SOP).
Biasanya SOP ini digunakan untuk karyawan yang bekerja harus sesuai standar, misalnya di suatu restoran, SOP penting dibuat untuk memberikan kualitas yang baik.
3. Penentuan waktu dan tempat penerapan SOP
Hal penting selanjutnya yang harus Anda perhatikan dalam pembuatan SOP adalah dengan memperkirakan waktu pelaksanaannya setelah persetujuan atau verifikasi atas contoh SOP yang dibuat termasuk tempat yang cocok yakni divisi perusahaan masing-masing.
4. Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional per divisi
Setelah tim memetakan alur kerja di tiap departemen yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan.
Pencatatan ini dalam bentuk detail dan penjelasan.
Misalnya, setiap karyawan harus memastikan kerapihan dan kebersihan ketika ingin menyapa pelanggan di depan restoran.
5. Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung
Untuk mempermudah karyawan Anda dalam memahami isi, Anda bisa membuat SOP dengan menggunakan flowchart beserta penjelasannya.
Instruksi kerja ialah penjelasan detail dari alur kerja, di mana formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti nyata dari kegiatan operasional.
6. Tukar pendapat sesama tim & libatkan pelaksana SOP
Dalam pembuatan SOP, Anda bisa meminta pendapat kepada beberapa tim. Ini bisa menjadi masukan yang baik.
Selain meminta pendapat tim, Anda juga bisa meminta bantuan kepada karyawan Anda yang melaksanakan hal tersebut untuk memberikan masukan dan saran ketika menemukan suatu tindakan yang dirasa kurang.
7. Evaluasi dan perbaikan jika ada rekonstruksi atau uji coba
Setelah SOP berjalan dengan baik, Anda bisa melakukan pengajuan SOP di setiap divisi untuk mengetahui keberhasilannya.
Dengan melakukan evaluasi secara rutin, Anda bisa segera melakukan pergantian SOP ketika menemukan poin yang dirasa sudah tidak relevan lagi.
Apalagi saat ini zaman menjadi cepat berubah, ini juga memengaruhi hal itu sendiri.
8. Verifikasi dari sosialisasikan kepada karyawan
Setelah proses uji coba dinyatakan tidak ada masalah di dalam pelaksanaannya, maka manajer Quality Management Representative perusahaan berhak melakukan verifikasi dan memberikan persetujuan atas SOP itu sendiri.
Kemudian, jangan lupa untuk membuat sosialisasi SOP dengan melakukan rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa implementasi memang sudah sangat siap.
9. Pemantauan dan analisis
Setelah SOP berhasil diimplementasi di dalam perusahaan.
Beberapa bulan setelahnya, Anda bisa melakukan pemonitoran yang harus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala atau tidak, juga untuk melihat kriteria yang tepat, tidak efektif, dan sebagainya.
Contoh SOP (Standard Operational Procedure) Di Perusahaan
Berikut ini adalah contoh SOP perusahaan yang bisa diterapkan:
SOP PT Merah Merdeka
Tujuan
- Perusahaan menyediakan layanan jasa pembuatan website.
- Menyediakan layanan berupa optimasi website secara profesional dan tepercaya.
- Menyediakan layanan pembuatan aplikasi berbasis website.
- Memberikan solusi yang bagus dan kreatif untuk startup atau bisnis yang telah berkembang.
- Menyediakan layanan pembuatan faktur dan pencatatan biaya.
- Memberikan solusi yang efisien dan cerdas untuk pengelolaan keuangan usaha.
Prosedur Kerja
- Karyawan masuk dari Hari Senin Hingga Jumat.
- Pukul 9:00 semua karyawan sudah harus sampai di kantor.
- Pukul 12.00-13.00 semua karyawan diperbolehkan untuk istirahat, dan pada Hari Jumat, karyawan diperbolehkan istirahat hingga pukul 13.30.
- Pukul 18.00, karyawan diperbolehkan pulang, dan bagi yang pekerjaannya belum selesai diperbolehkan untuk lembur.
- Lembur di atas pukul 19.00 akan dibayar sesuai peraturan perusahaan
Selain untuk perusahaan secara umum, kita juga mengenal standar operasi prosedur untuk akuntansi.
SOP akuntansi ini bisa menjadi standar atau rujukan dalam bidang akuntansi yang meliputi kegiatan pencatatan dan pembukuan seperti pembukuan transaksi keuangan, jurnal khusus, buku besar akuntansi, neraca, hingga menjadi sebuah laporan akhir perusahaan.
Itulah beberapa hal terkait pembuatan SOP dan contoh SOP yang bisa Anda perhatikan.
Dengan membuat SOP, Anda bisa dengan mudah mengontrol aktivitas perusahaan dengan lebih mudah.
Nah, bagi Anda yang ingin membuat SOP, jangan lupa buat untuk divisi keuangan juga ya! Karena divisi ini menjadi jantungnya perusahaan.
Tanpa adanya standar operasional yang bagus, keuangan perusahaan Anda jadi tidak jelas dan keuangan yang perusahaan jadi tidak diketahui kemana perginya.
Anda bisa memasukkan penggunaan software akuntansi online dalam SOP perusahaan Anda.
Karena dengan software inilah, Anda dapat memastikan seluruh transaksi keuangan dan bisnis dapat tercatat dengan baik.
Mekari Jurnal merupakan salah satu software akuntansi online yang dapat membantu Anda mengelola keuangan perusahaan dengan mudah, kapan dan di mana saja.
Dengan Jurnal, Anda tidak khawatir lagi mengenai keamanan data perusahaan, karena semuanya tersimpan dengan aman di dalam sistem Jurnal.
Selain itu Anda juga bisa memanfaatkan fitur aplikasi gudang pada Mekari Jurnal untuk mengelola stok barang.
Yuk coba gratis Jurnal sekarang!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Itulah pengertian, manfaat, dan contoh dari SOP perusahaan. Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat.
Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
