Seorang pebisnis sering kali sibuk dengan pekerjaan yang juga sering menuntut pertemuan secara tatap muka di berbagai lokasi. Dengan begitu, adanya komunikasi virtual telah mengubah cara seseorang dalam melakukan sebuah pertemuan bisnis. Seorang pebisnis tidak perlu lagi bergegas dari satu kota ke kota lain untuk melakukan pertemuan secara langsung. Sebenarnya, dalam beberapa hal komunikasi virtual atau video konferensi adalah cara lain teknologi digital yang telah meningkatkan fungsi bisnis.
Adanya komunikasi virtual di era digital sangatlah mempermudah semua orang dalam menjangkau kerabat, keluarga, maupun rekan kerja. Contohnya seorang customer service dengan mudahnya dapat memberikan solusi kepada pelanggannya sesuai apa yang pelanggan inginkan dalam hitungan detik, juga seorang customer service bisa mendapatkan calon customer yang potensial dengan memanfaatkan aplikasi komunikasi tersebut
Meskipun komunikasi virtual merupakan teknologi yang bermanfaat, namun pertemuan tatap muka tidak dapat diabaikan. Ada banyak hal yang didapat jika Anda melakukan sebuah pertemuan tatap muka. Hal ini memiliki dampak yang signifikan pada hubungan bisnis dan transaksi. Berikut beberapa alasan mengapa pertemuan secara tatap muka lebih baik untuk hubungan bisnis.
Membangun Kepercayaan
Pertemuan secara tatap muka akan membangun kepercayaan kedua belah pihak. Anda akan memahami nada suara, cara berpakaian, hingga kekuatan jabat tangan rekan bisnis Anda dengan baik. Hal tersebut akan memudahkan Anda dalam memutuskan untuk memercayai orang tersebut atau tidak. Melalui pertemuan tatap muka, kesepakatan bisnis, perencanaan hingga eksekusi suatu bisnis berjalan lebih optimal.
Pengumpulan opini, pertukaran ide, hingga pembagian tugas secara spesifik akan berjalan dengan lancar, dengan adanya pertemuan tatap muka jelas akan memberikan kenyamanan daripada diskusi secara online yang rentan terhadap koneksi internet buruk, kesalahpahaman dengan aksen, atau kosa kata tertentu yang jarang didengar oleh rekan bisnis, apalagi komunikasi dilakukan melalui email, obrolan, atau Skype. Dengan kata lain, jika rekan bisnis berada di depan Anda secara langsung, maka kedua belah pihak akan mendengar dengan jelas dan dapat secara langsung meminta klarifikasi jika ada yang tidak dipahami. Cara menanggapi pertanyaan rekan bisnis juga akan membangun kepercayaan untuk hubungan bisnis yang sukses.
Mengungkapkan Diri Anda
Anda mungkin saja memiliki sikap yang santun, ramah dan baik. Namun, rekan bisnis Anda tidak akan mengetahui sikap Anda jika tidak bertemu secara langsung. Itulah pentingnya sebuah pertemuan secara langsung walaupun rekan bisnis Anda berada di luar negeri maupun luar kota. Cara efektif untuk mengungkapkan diri Anda yang sebenarnya adalah dengan melakukan sebuah pertemuan bisnis secara tatap muka, dengan begitu Anda dapat melakukan sesuatu untuk membantu rekan bisnis Anda mencapai tujuan, dan rekan bisnis Anda dapat membuat keputusan yang tepat untuk berbisnis dengan Anda, karena sudah mengetahui kepribadian Anda secara langsung.
Komunikasi Non-Verbal
Setelah mengenal rekan bisnis dengan baik, dengan adanya pertemuan langsung dapat membantu Anda memahami satu sama lain. Ada banyak hal yang tidak diucapkan namun memiliki banyak makna. Misalnya sebuah senyuman, alis terangkat, sentuhan ringan di tangan, dan tangan di bawah dagu, itu semua memiliki makna nonverbal. Oleh karena itu, Anda dapat menilai dan mengambil keputusan yang tepat setelah mengetahui komunikasi non-verbal lawan bicara.
Membangun Hubungan Baik
Berinteraksi secara langsung akan memperluas relasi Anda dan dapat membangun pengalaman bersama. Biasanya jika Anda menunjukkan keramahan, maka orang-orang yang Anda temui akan mencontoh perilaku yang sama.
Misalnya, jika Anda menawarkan minum kepada rekan bisnis Anda, maka respon lawan bicara Anda yaitu tersenyum dan mengucapkan terima kasih. Hal tersebut tentu akan membangun hubungan dengan cepat dan efektif, dengan begitu hubungan bisnis Anda meningkat dan berkembang.
Meningkatkan Produktivitas
Berbagi informasi penting selama pertemuan berlangsung memberikan kesempatan bagi Anda untuk melakukan brainstorming atas tugas tanpa batasan waktu. Pertemuan juga dapat mendemonstrasikan masalah juga pemecahan masalah secara langsung. Hal ini akan meningkatkan produktivitas Anda juga perusahaan.
Langkah Membuat Pertemuan Menjadi Efektif
Untuk menjadikan pertemuan Anda lebih efektif, ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu:
-
Siapkan Materi Presentasi
Sebagai pihak penyelenggara pertemuan, Anda harus menentukan dan menyiapkan topik dan materi yang akan disampaikan. Buatlah materi dengan beberapa slide presentasi yang menarik dan ringkas. Dengan begitu, Anda akan membawa pertemuan tersebut menjadi pertemuan yang produktif, dan tidak membosankan rekan bisnis.
-
Buat Agenda Pertemuan
Anda perlu memiliki fokus dalam setiap pertemuan bisnis, agar Anda dapat mencapai tujuan bersama dalam waktu yang efisien. Dalam setiap pertemuan, usahakan Anda dan tim menghindari untuk membicarakan hal-hal yang tidak ada dalam agenda yang telah ditetapkan. Anda juga dapat menentukan lama waktu pertemuan dalam agenda tersebut, sehingga pertemuan bisnis berjalan dengan fokus.
-
Adakan Pertemuan Di Luar Kantor
Mengadakan pertemuan bisnis di ruangan kantor adalah rutinitas yang membosankan. Lokasi yang hanya itu-itu saja seringkali membuat jenuh bahkan terkadang ide-ide tidak dapat datang secara cepat. Untuk mengadakan pertemuan bisnis, Anda bisa memilih lokasi di luar kantor untuk menyegarkan pikiran dan menambah semangat tim. Misalnya, di restoran yang tidak terlalu ramai dan memiliki tampilan unik, hal ini dapat memberi perasaan senang pada rekan bisnis.
-
Batasi Anggota Pertemuan
Terlalu banyak orang yang berpartisipasi dalam pertemuan, maka akan semakin tidak efektif. Sebaiknya Anda hanya mengundang orang-orang yang memang berkaitan dengan agenda yang telah Anda tetapkan. Maka hal tersebut akan meningkatkan kontribusi penyampaian ide tiap anggota rapat.
-
Jangan Datang Terlambat
Menghadirkan pertemuan bisnis dengan tepat waktu mencerminkan bahwa Anda menghargai waktu, dan hormat kepada rekan bisnis. Jika dari kedua belah pihak tepat waktu, maka pertemuan akan berakhir tepat waktu juga. Dengan begitu, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan lainnya. Jangan sampai waktu Anda terbuang sia-sia hanya untuk menunggu orang lain datang. Maka, pastikan semua orang datang tepat waktu bahkan hadir 5 menit pertemuan dimulai.
-
Akhiri Pertemuan Dengan Kesepakatan yang Jelas
Sebelum Anda mengakhiri pertemuan bisnis, pastikan semua hal telah dirangkum untuk menetapkan tindakan yang perlu dilakukan secepatnya. Hindari ketidakpastian saat mengakhiri meeting yang menyebabkan Anda harus mengadakan pertemuan bisnis lagi untuk membicarakan hal yang sama. Maka, sebelum pertemuan diakhiri, pastikan semua hal sudah deal dan bisa diimplementasikan bersama.
Itulah beberapa langkah dan alasan pentingnya sebuah pertemuan secara tatap muka. Selain dapat membangun hubungan yang baik, juga meningkatkan produktivitas bagi tim maupun perusahaan. Komunikasi secara virtual memang memiliki kemudahan namun tidak dapat berfungsi untuk memiliki koneksi pribadi dengan rekan bisnis. Dengan adanya pertemuan secara langsung akan mengurangi kesalahpahaman, dan memberi Anda kesempatan untuk membangun kepercayaan.
Selain itu, untuk mengembangkan bisnis, Anda juga perlu mengelola keuangan bisnis dengan baik. Jurnal adalah aplikasi akuntansi online, yang dapat memberikan kemudahan dalam mengelola keuangan bisnis Anda. Jurnal juga bisa membantu Anda dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan secara instan dan realtime. Info lebih lanjut mengenai Jurnal dan fiturnya dapat Anda lihat disini.
