Setiap perusahaan pasti membutuhkan bahan baku atau kebutuhan lainnya dengan membeli barang atau membayar jasa dari pihak ketiga. Aktivitas tersebut sering dikenal dengan purchasing.
Dalam artikel ini, Jurnal akan membahas apa itu purchasing secara mendasar dan bagaimana fungsi dan prosesnya.
Apa itu Purchasing?
Purchasing sendiri merupakan bahasa inggris yang berarti pembelian. Secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk membeli atau menyewa barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
Dilansir dari inc, setiap perusahaan rata-rata menghabiskan 50 hingga 70 persen dari pendapatannya untuk melakukan pembelian. Memang sekilas terlihat mudah, namun dari persentase tersebut dapat terlihat bahwa tugas purchasing tidak semudah istilahnya.
Seorang buyer harus memahami apa yang dibutuhkan perusahaan berdasarkan anggaran dan perencanaan yang dimiliki oleh perusahaan.
Baca juga bagaimana aplikasi invoice mempermudah proses jual beli.
Proses Purchasing Secara Umum
Jika Anda membeli barang untuk kebutuhan pribadi cukup melakukan tawar-menawar, dan jika cocok Anda langsung membelinya berbeda dengan proses purchasing pada perusahaan.
Banyak hal yang harus Anda pertimbangkan dan perhatikan langkah-langkahnya. Adapun langkah pembelian pada perusahaan adalah sebagai berikut.
Perencanaan
Proses pertama tentu perencanaan. Anda sebagai pemilik usaha harus merencanakan apa yang menjadi kebutuhan bisnis Anda saat ini, bagaimana plus-minus ketika melakukan pembelian atau menyewa jasa tertentu di waktu tertentu.
Selain itu Anda juga harus mencocokkan anggaran yang sudah ditetapkan pada bisnis Anda. Satu hal yang perlu diingat bahwa pembelian akan sangat mempengaruhi bagaimana penghasilan Anda nantinya.
Sebagai bahan pertimbangan pertama tentu Anda memerlukan beberapa pertanyaan sebagai berikut:
- Kenapa Anda harus membeli atau menyewa barang/jasa tersebut?
- Untuk Apa barang atau jasa tersebut digunakan?
- Bagaimana kondisi pasar saat ini, terutama kapan supplier cenderung mau menyediakan barang/jasa nya?
- Berapa margin keuntungan yang diinginkan supplier?
- Berapa total biaya pembelian dari beberapa vendor?
- Dimana produk tersebut diproduksi. Apakah jauh dari lokasi operasional Anda?
- Seperti apa proses produksi dan reputasi supplier?
Pertanyaan-pertanyaan itu dapat Anda jabarkan sebagai analisis sebelum melakukan pembelian. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan analisis Total Cost of Ownership (TCO). Analisis TCO sendiri adalah membandingkan beberapa opsi berdasarkan rincian biaya yang dikeluarkan untuk opsi-opsi tersebut.
Alih-alih memilih yang termurah, analisis TCO lebih menekankan apa saja yang didapat dari barang/jasa tersebut dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan. Artinya, Anda bisa saja membayar lebih mahal jika memang itu value for money.
Baca juga: Mencari Supplier Bisnis Terpercaya? Gunakan Sumber dan Tips Ini
Memilih Supplier
Pada tahap ini Anda akan memilih supplier potensial yang sesuai dengan perusahaan Anda. Supplier harus memiliki reputasi yang baik, memiliki komitmen untuk berkembang, customer-oriented, fleksibel, memiliki keuangan yang sehat, menyediakan technical assistant.
Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan lokasi. Karena jika Anda memilih lokasi yang jauh bahkan berbeda pulau, biaya transportasi yang dikeluarkan pun akan membebani Anda.
Saran selanjutnya adalah buatlah “aliansi” dengan supplier. Maksudnya adalah membangun kerjasama jangka panjang dengan supplier. Hal ini memberi beberapa manfaat seperti efisiensi waktu dan produksi, biaya yang lebih murah, kemudahan pembayaran, dan Anda juga bisa lebih meramalkan bisnis Anda karena tidak perlu menggonta-ganti supplier atau vendor.
Melakukan Bidding
Bidding adalah proses penawaran oleh supplier berdasarkan request for information (RFI) yang diberikan oleh Anda sebagai pengusaha.Informasi berupa kemampuan dari supplier tersebut
dan dibandingkan dengan biaya yang mampu dikeluarkan perusahaan, rincian barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, durasi pemakaian, dan juga deadline pembayaran.
Negosiasi
Setelah melakukan bidding, Anda perlu melakukan negosiasi kepada supplier-supplier pilihan Anda. Negosiasi adalah skill yang harus dimiliki oleh seorang buyer dalam melakukan purchasing.
Biasanya Anda akan menemukan pandangan yang berbeda antara diri Anda dan juga calon supplier. Biasanya adalah terkait biaya. Oleh karena itu negosiasi perlu dilakukan untuk menyatukan visi antara Anda dan juga calon supplier Anda.
Setelah melakukan negosiasi dan mencapai kesepakatan Anda biasanya perlu mengoreksi dan menyesuaikan beberapa poin pada saat sebelum dan sesudah negosiasi yang selanjutnya akan dituang dalam surat perjanjian kerjasama.
Setelah semua beres langkah terakhir tentunya melakukan pembelian. Buyer akan menyusun dan memberikan purchasing order kepada supplier. Setelah itu, vendor akan memberikan invoice atau faktur penjualan barang atau jasa apa yang telah dibeli.
Invoice inilah yang nantinya menjadi acuan antara Anda sebagai pengusaha dan juga supplier dalam penyesuaian pesanan.
Baca juga: Tips Negosiasi dengan Supplier untuk Perkembangan Bisnis
Tugas Seorang Buyer dalam Purchasing
Adapun tugas seorang buyer dalam divisi purchasing sebagai berikut:
- Menyusun daftar atau perencanaan barang/jasa apa yang ingin dibeli tiap divisi pada perusahaan
- Melakukan klasifikasi atau pengkategorian pada pembelian, apakah pembelian jangka panjang, bulanan, atau just in time
- Melakukan analisis Total cost of ownership
- Menyusun daftar supplier potensial
- Meminta approval pembelian kepada pihak manajemen
- Berhubungan langsung dengan supplier
- Melakukan negosiasi
- Membuat dan mengirimkan dokumen pemesanan (purchasing order
- Quality control terhadap barang/jasa yang telah dibeli atau disewa
- Dokumentasi dokumen pembelian
- Berhubungan dengan tim logistik dan keuangan
- Melakukan efektifitas dan performa barang/jasa yang telah dibeli atau disewa.
Baca juga: Contoh Faktur Penjualan dan Komponen Penting di Dalamnya
Itulah sekilas atau dasar pengetahuan tentang purchasing. Memang terlihat sederhana, namun proses purchasing perusahaan membutuhkan ketelitian dan kehati-hatian karena akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan.
Untuk urusan membuat faktur atau dokumen purchasing order, Jurnal bisa membantu Anda. Jurnal sebagai software akuntansi dan keuangan bisnis memberikan solusi praktis dalam melakukan otomasi kegiatan keuangan bisnis Anda.
Aplikasi faktur penjualan dari Jurnal akan membantu Anda dalam mengelola dan memantau transaksi jual-beli pada bisnis.
Mulai dari menyusun laporan keuangan format excel, aplikasi nota, manajemen stok barang, akuntansi perusahaan dagang, aplikasi stok barang android, hingga rekonsiliasi bank dapat dilakukan dengan mudah dengan Jurnal.
Cari tahu tentang Jurnal dan dapatkan free trial selama 14 hari.
Baca juga: Apa Arti PO? Temukan Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
