Apa Perbedaan Purchase Order dan Invoice? Baca Disini!

Apa perbedaan antara purchase order (PO) dan invoice? Baca Blog Mekari Jurnal sampai selesai untuk mengetahui perbedaan di antara keduanya!

Sebagai pelaku bisnis, Anda pasti sering mendengar beberapa istilah akutansi contohnya nota, invoice pembelian, purchase order, faktur, kuitansi, dan lain sebagainya.

Istilah-istilah tersebut merupakan bukti transaksi perusahaan yang sangat penting.

Namun, faktanya masih banyak orang yang belum memahami perbedaannya.

Walaupun isinya tidak jauh berbeda, PO dan template invoice Excel memiliki perbedaan yang wajib diketahui karena keduanya memiliki peranan penting saat transaksi jual beli dalam suatu perusahaan dagang.

Untuk mengetahui keduanya lebih lanjut, simak ulasannya berikut ini.

Jangan lupa cek juga aplikasi invoice online Jurnal untuk bisnis lebih cepat dan mudah. Dengan aplikasi akunting dari Jurnal, rasakan akselerasi bisnis Anda yang lebih cepat lagi.

Mengenal Tentang Purchase Order (PO) dan Invoice

Purchase order atau PO artinya adalah dokumen yang berisi konfirmasi resmi dari sebuah pesanan, di mana akan dikirim oleh pembeli dan ditujukan kepada ke pihak penjual atau vendor dengan tujuan untukmengotorisasi pembelian.

Umumnya, isi yang ada di dalam dokumen ini adalah detail mengenai barang yang akan Anda beli, mencakup nama barang, warna, jumlah, harga, dan informasi penting lainnya.

PO sangat penting dibuat untuk memperjelas pesanan pembelian dari pihak buyer untuk menghindari kesalahan pesanan saat barang tiba di tempat tujuan.

Sebaliknya, invoice atau juga dikenal dengan nama nota faktur adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli yang bertujuan meminta pembayaran atas suatu pembelian.

Dokumen ini digunakan sebagai alat penagihan pembayaran oleh penjual kepada pembeli sesuai kesepakatan yang disepakati di dalam pesanan pembelian atau purchase order.

Di dalam invoice berisi rincian barang yang dibeli dari penjual.

Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice

Perbedaan purchase order dan invoice dapat dibagi menjadi beberapa hal mendasar seperti:

Apa sebenarnya fungsi masing-masing dokumen tersebut?
Siapa yang membuat dan menerima dokumen tersebut?
Kapan dokumen tersebut digunakan?
Apa saja isi-isi atau komponen yang terdapat di masing-masing dokumen tersebut.

Untuk lebih jelasnya, silahkan baca lebih lanjut pembahasan yang lebih mendalam di bawah ini:

Berdasarkan Fungsi

Berikut adalah perbedaan antara purchase order (pesanan pembelian) dan invoice (faktur) berdasarkan fungsi:

Purchase Order

Transaksi dapat dilakukan dengan jelas. Pembeli dan vendor juga dapat menggunakannya sebagai dasar jika pesanan tidak terkirim sesuai dengan pesanan.
Mengamankan ketersediaan barang. Penjual akan memastikan barang yang Anda inginkan tersedia, lalu menyimpannya sebelum dikirimkan pada waktu yang ditentukan.
Memudahkan pengelolaan pesanan. Jika terdapat masalah pada pengiriman, maka untuk melacaknya menjadi mudah dan pengelolaan pesanan menjadi lebih efektif.
Membantu membuat anggaran perusahaan. Anda dapat menghitung biaya-biaya yang terjadi dan memasukannya kedalam anggaran perusahaan secara keseluruhan, dengan demikian, uang yang terpakai lebih terkontrol, efektif serta efisien.
Audit keuangan. Selain sebagai catatan pengeluaran, hal ini juga bisa menjadi cara untuk membuktikan kepada bank, auditor, atau lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis dengan benar.
Dokumen yang mengikat secara hukum. Sebagai bukti jika terjadi konflik antara kedua belah pihak sehingga menghindari kesalahan-kesalahan yang akan terjadi di masa mendatang dan merugikan perusahaan.

Invoice

Memberikan visibilitas bagi perusahaan terkait pengeluaran. Berisi rincian pembelian dengan detail dan tepat sehingga pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dapat diketahui secara transparan.
Mengelola pembayaran. Berfungsi untuk melacak pembayaran secara formal karena menunjukkan berapa banyak uang yang sudah dikeluarkan dan invoice tagihan apa saja yang belum dilunasi oleh perusahaan Anda.
Menagih pembayaran atas barang atau jasa. Berisi informasi yang rinci mengenai pembayaran yang harus dibayarkan oleh suatu perusahaan.

Baca Juga : Generator Gratis sebagai Solusi untuk Buat Invoice Online

Berdasarkan Isi atau Format

Purchase Order

Tanggal pembelian
Nama dan alamat pembeli
Nama dan alamat penjual
Nomor purchase order
Rincian barang atau jasa yang dipesan
Syarat dan ketentuan transaksi

Invoice

Tanggal invoice
Nama dan alamat penjual
Nama dan alamat pembeli
Nomor invoice
Nomor purchase order, jika PO (purchase order) dikeluarkan
Rincian dan jumlah barang dan jasa yang diberikan
Harga yang disepakati
Diskon dan pajak
Jumlah total yang harus dibayarkan
Syarat dan ketentuan transaksi (opsional)
Tanggal jatuh tempo pembayaran

Sederhananya, berikut ini adalah perbedaan antara purchase order (PO) dan invoice:

PO dibuat oleh pembeli kepada penjual, sementara invoice dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli.
PO adalah dokumen yang berisi detail pemesanan barang yang ingin dibeli atau jasa yang digunakan, sedangkan invoice memuat informasi mengenai penagihan atas barang atau jasa.
PO adalah dokumen yang dikirimkan ketika pembeli memesan barang atau jasa, sementarainvoice dikirimkan setelah barang atau jasa selesai dikirimkan atau dikerjakan serta saat tanggal jatuh tempo.

Untuk memudahkan Anda memahami, berikut ini akan ditampilkan tabel perbedaan pesanan pembelian (purchase order) dan faktur (invoice):

Persamaan Purchase Order (PO) dan Invoice

PO dan invoice adalah dokumen yang sangat penting dalam kegiatan transaksi dan keduanya memang memiliki kesamaan, antara lain:

PO dan invoice sama-sama menjadi bukti adanya pemesanan dan pembelian barang antara kedua belah pihak (pembeli dan penjual).
PO dan invoice adalah dokumen penting yang terikat secara hukum karena didalamnya berisi perjanjian atas pembelian dan pemesanan barang antara pihak pembeli dan penjual.
Informasi yang ada di dalam PO maupun invoice memiliki kemiripan yang berisi daftar rincian pesanan, nama perusahaan, nomor telepon, serta harga yang sudah disepakati.

Kelola Purchase Order Lebih Mudah Dengan Aplikasi Jurnal

Pesanan pembelian dan faktur pembelian merupakan bagian yang penting dari proses pembelian.

Jika Anda masih merasa kesulitan membuat template purchase order dan invoice, Anda bisa mendapatkan kemudahan dengan bantuan Mekari Jurnal.

Mekari Jurnal telah dilengkapi dengan fitur-fitur lengkap seperti pembuatan PO dan invoice elektronik melalui fitur software invoice yang mudah dan cepat.

Ingin tahu lebih lanjut mengenai fitur aplikasi Mekari Jurnal? Silahkan coba sendiri aplikasi ini dengan gratis.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!