Sebelum beralih atau upgrade ke software akuntansi lain, ada baiknya Anda mempertimbangkan beberapa hal berikut!
Ketika bisnis berkembang pesat dan mungkin Anda ingin memutuskan untuk mengubah bisnis menjadi suatu perusahaan go-public, Anda tentu harus melakukan perubahan-perubahan sistem.
Anda perlu mengganti atau meng-upgrade program akuntansi yang Anda gunakan agar sesuai dengan kebutuhan perkembangan perusahaan yang juga berubah.
Mungkin Anda juga ingin mencoba kombinasi antara software manajemen seperti ERP (Enterprises Resource Planning) dengan software akuntansi Anda.
Intinya, perubahan-perubahan yang Anda lakukan diharapkan akan meningkatkan skalabilitas dan fleksibilitas ketika lingkungan bisnis Anda yang kompleks sedang bertumbuh.
Berikut hal-hal yang harus Anda perhatikan dan pertimbangkan ketika hendak mengubah atau meng-update software akuntansi.
Apakah mengubah atau meng-update perangkat lunak akuntansi menjadi solusi yang masuk akal bagi perkembangan bisnis Anda?
Memutuskan untuk mengganti atau meng-update software akuntansi akan masuk akal jika Anda merasa sistem yang Anda gunakan saat ini dirasa kurang mencukupi kebutuhan bisnis atau perusahaan yang telah berkembang pesat.
Banyak perusahaan merasa takut untuk mengadakan perubahan sistem karena itu akan memakan banyak waktu dan tenaga dan mungkin bisa mengganggu aktivitas bisnis yang sedang berjalan.
Akan tetapi, proses perubahan tentu akan bernilai pada akhirnya, diikuti dengan alur perencanaan perubahan sistem yang terkonsep dan tertata rapi.
Cobalah untuk membuat pemetaan kebutuhan akuntansi apa saja yang sekiranya butuh Anda ganti atau update.
Lalu tanyakan pada langganan vendor software akuntansi yang Anda gunakan.
Jika vendor tersebut tidak menyediakan paket perubahan atau upgrade software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan baru bisnis Anda, maka Anda perlu mencari lagi vendor yang menawarkan paket yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan tentunya anggaran bisnis Anda.
Baca Juga: Pentingnya Aplikasi atau Software SAP ERP Bagi Perusahaan
Pilih penyedia atau vendor software akuntansi yang tepat
Terdapat perbedaan kebutuhan ketika Anda menggunakan software akuntansi untuk ukuran perusahaan yang lebih besar.
Ada berbagai kualitas dan fitur yang harus dicari dan disesuaikan dalam solusi software akuntansi baru Anda dan beberapa langkah-langkah penanganan untuk memastikan sistem baru yang Anda terapkan berhasil dimanifestasikan.
Pilih vendor software akuntansi yang menawarkan dukungan teknis dan paket yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis atau perusahaan dan tentunya anggaran biaya untuk menyewa paket tersebut.
Pastikan untuk berkonsultasi terlebih dahulu dengan vendor yang ingin Anda sewa untuk mengetahui dan mencocokkan apa yang akan menjadi kepentingan bisnis Anda.
Meskipun mungkin membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga, mengubah atau meng-update software akuntansi adalah langkah besar dan tidak boleh dianggap enteng.
Fokus pada proses migrasi data pada sistem baru dan pelatihan terhadap staf atau end-usser Anda
Sistem akuntansi yang Anda pakai sebelumnya mungkin terkesan ‘ketinggalan zaman’.
Penting untuk mentransfer semua data catatan akuntansi dari sistem lama ke sistem baru.
Ketika melakukan prosesnya, mungkin akan menjadi masalah ketika Anda tidak memetakan atau mengategorikan jenis-jenis transaksi pada catatan akuntansi lama Anda.
Namun, dengan perencanaan yang solid dan tertata, migrasi dari sistem lama menuju sistem baru dapat berjalan mulus.
Ketika menangani gagasan mengubah atau meng-update software akuntansi, proses migrasi harus menjadi prioritas utama.
Contohnya seperti bagaimana agar informasi lama bisa divalidasi dalam sistem baru dan hindari kejadian error ketika proses migrasi dilakukan.
Melatih staf akuntan Anda agar terbiasa dengan sistem yang baru juga tidak boleh Anda lewatkan dari prioritas Anda ketika sudah diperbarui.
Semua departemen yang terintegrasi dalam komponen software akuntansi yang baru juga perlu Anda latih.
Setelah sistem baru diaktifkan, lakukan uji coba secara berulang.
Carilah saran atau masukan dari semua end-user yang terlibat agar pemberlakuan sistem baru Anda benar-benar 100% berhasil.
Pertimbangan untuk menjalankan integrasi sistem baru dan lama secara paralel
Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan jalur integrasi paralel dengan menjalankan sistem akuntansi lama dan baru secara terpisah.
Meskipun terdengar rumit, tentu saja ini bisa menjadi solusi yang layak jika sistem baru mungkin belum berfungsi secara maksimal, dibarengi dengan menunggu kapan waktunya Anda benar-benar siap untuk meninggalkan sistem lama Anda.
Dengan menjaga kedua sistem ini berjalan, katakanlah setidaknya tiga bulan, Anda dapat dengan mudah melihat dan memantau bagaimana seluruh proses sistem bekerja.
Ini dapat menghilangkan berbagai masalah yang berpotensi muncul sebelum Anda sepenuhnya bergantung pada sistem baru.
Mengadakan perubahan bagi sistem keuangan Anda sekali lagi mungkin membutuhkan waktu dan tenaga lebih.
Namun ketika Anda berhasil menemukan kecocokan penggunaan software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan baru perusahaan atau bisnis, ini akan memperlancar alur kerja keuangan Anda kedepannya.
Sebagai salah satu opsi pemilihan vendor, Anda bisa mempertimbangkan Jurnal.
Jurnal adalah software akuntansi berbasis cloud dan realtime yang menyediakan berbagai paket pilihan fitur akuntansi yang cocok dengan kebutuhan bisnis Anda.
Fitur-fitur seperti pelacakan stok persediaan, membuat invoice dan faktur penjualan, dan pembuatan laporan keuangan secara otomatis tersedia secara lengkap di Jurnal.
Informasi lebih lengkap mengenai fitur-fitur produk Jurnal bisa Anda lihat di sini.
