Jika Anda baru pertama kali membuat berita acara stock opname, Anda tidak perlu bingung karena artikel Blog Mekari Jurnal akan memberikan cara membuat serta contoh berita acara stock opname barang persediaan.
Sebuah bisnis atau usaha memang penting untuk melakukan stock opname. Kegiatan stock opname ini nantinya dilengkapi juga dengan surat berita acara stock opname.
Nah, lantas apa pengertian dari berita acara stock opname, bagaimana cara membuatnya, serta contoh file yang bisa Anda download? Yuk, langsung saja simak ulasan lengkapnya berikut ini.
Pengertian Berita Acara Stock Opname
Sebelum Anda tahu contoh berita acara stock opname barang persediaan, ketahui dulu pengertian dari berita acara stock opname agar Anda menjadi lebih paham.
Pertama, pengertian dari berita acara adalah surat yang memuat pernyataan tentang pengesahan kegiatan, seperti rapat, kerusakan, kehilangan, serah terima barang, penyelesaian pekerjaan, dan banyak lainnya.
Keberadaan berita acara ini sangatlah penting dalam dunia kerja.
Hal ini karena berita acara juga berfungsi sebagai bukti legal atau sah yang digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan seperti transaksi jual beli, serah terima, dan kegiatan perusahaan lainnya.
Sedangkan, pengertian stock opname yaitu kegiatan yang menghitung jumlah barang yang tersedia di gudang atau toko secara fisik.
Kegiatan ini bertujuan untuk bisa mengetahui pencatatan untuk pembukuan barang secara akurat.
Selain itu, stock opname juga dilaksanakan untuk merancang strategi operasional perusahaan untuk periode selanjutnya.
Jadi bisa kita simpulkan bahwa berita acara stock opname adalah dokumen atau surat yang menyatakan bahwa perhitungan persediaan barang (stock opname) telah dilakukan serta berapa jumlah barang yang ada.
Baca juga: Panduan Lengkap Kelola Stock Opname Dalam Bisnis Ritel
Tahapan Stock Opname
Selain penting juga mengetahui contoh berita acara stock opname barang persediaan, Anda juga perlu tahu tahapan dalam melakukan stock opname.
Nah, berikut ini adalah sejumlah tahapan yang perlu dilakukan untuk kegiatan stock opname.
1. Persiapan
Tahap pertama yaitu tahap persiapan. Tahap persiapan sangat krusial karena menyangkut hasil akhir dari kegiatan stock opname.
Pada tahap ini, kegiatan yang dilakukan yaitu meliputi segala pemberitahuan tentang stock opname kepada customer atau supplier, membentuk tim stock opname, dan lain sebagainya.
Baca juga: Contoh Laporan Stok Barang Gudang, Download File Excel Di Sini!
2. Pelaksanaan
Pada tahap pelaksanaan, kegiatan yang dilakukan yaitu perhitungan fisik, perhitungan count tag, pengecekan kelengkapan pengisian data, dll yang dilakukan oleh tim lapangan stock opname.
3. Pencatatan Hasil
Tahap yang terakhir yaitu pencatatan akhir. Petugas atau tim yang bertanggung jawab harus memasukkan data hasil ke sistem.
Selain itu, tim stock opname juga harus membuat berita acara stock opname yang berfungsi sebagai bukti kalau kegiatan stock opname sudah terlaksana.
Nah, inilah mengapa Anda perlu tahu contoh berita acara stock opname barang persediaan.
Permudah Pengelolaan Inventori Barang Anda dengan Jurnal. Baca Fitur Aplikasi Inventory Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Fungsi Berita Acara Stock Opname
Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, sebuah berita acara memiliki peran penting dalam sebuah perusahaan.
Selain sejumlah peran penting yang sudah disebutkan, ada fungsi berita acara stock opname lainnya yang perlu Anda ketahui.
1. Sebagai bukti legal tertulis
Berita acara stock opname berfungsi sebagai bukti yang legal dan tertulis terhadap suatu peristiwa atau transaksi tertentu dalam sebuah perusahaan.
2. Bukti keabsahan kegiatan
Fungsi berita acara stock opname lainnya yaitu sebagai bukti keabsahan untuk kegiatan-kegiatan yang sudah terlaksana.
3. Bukti otentik menyelesaikan tugas
Fungsi terakhir dari surat berita acara yaitu sebagai bukti otentik kalau penerima tugas sudah menyelesaikan tugasnya dan disertai dengan hasil kegiatan atau tugas yang dilaksanakan tersebut.
Baca juga: Kartu Stok Barang (Definisi, Fungsi, Benefit, Contoh, Dan Cara Membuat)
Cara Membuat Berita Acara Stock Opname
Selain perlu tahu contoh berita acara stock opname barang persediaan, maka Anda perlu tahu cara membuatnya terlebih dahulu.
Sebenarnya, format penulisan dari berita acara hampir sama. Namun, memang ada beberapa perbedaan tergantung dari poin-poin penting dari berita acara yang Anda buat.
Biar tidak bingung lagi, yuk simak langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk membuat berita acara stock opname.
1. Mencantumkan pihak yang berkepentingan
Poin penting pertama yang tidak boleh dilewatkan yaitu harus mencantumkan pihak-pihak yang berkepentingan dengan rinci.
Cantumkan nama, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, pekerjaan, alamat rumah, dan keterangan lainnya yang bersangkutan dengan pihak tersebut.
Selain itu, jangan lupa juga untuk mencatat nomor identitas pihak tersebut, seperti nomor KTP, SIM, NIP, NPWP, dan lain sebagainya.
Baca juga: Dokumen yang Dibutuhkan dan Tips Melakukan Stock Opname Secara Efektif
2. Mencantumkan kronologi
Langkah selanjutnya yaitu pastikan bahwa Anda sudah menulis latar belakang atau kronologi kejadian, termasuk jam kejadian, hari, tanggal, bulan dan tahun kejadian.
Cara menulis waktu kejadian tersebut yaitu harus dengan bentuk penyebutan kata-perkata.
Selain waktu, Anda juga harus mencantumkan tempat terjadinya peristiwa dilaksanakannya kegiatan stock opname, seperti mencantumkan alamat lengkap dan kode pos.
3. Tanda tangan
Karena merupakan dokumen resmi, berita acara stock opname harus dibubuhi tanda tangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dan yang berwenang yang terlibat di kegiatan tersebut.
4. Saksi
Mencantumkan saksi juga menjadi salah satu poin penting dalam berita acara agar menjaga keabsahan berita acara tersebut.
Dalam pembuatan berita acara, Anda tidak boleh menganggap hal ini remeh.
Sebaliknya, Anda harus bersungguh-sungguh dan teliti dalam membuat berita acara.
Jika hasil berita acara yang Anda buat bagus, maka profesionalitas kerja Anda juga akan meningkat.
Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan poin-poin yang sudah dijelaskan di atas dan mengetahui contoh berita acara stock opname barang persediaan.
Baca juga: Langkah atau Prosedur Pelaksanaan Cash Opname
Contoh Berita Acara Stock Opname Barang Persediaan
Nah, setelah Anda sudah tahu semua penjelasan diatas, saatnya Anda tahu contoh berita acara stock opname barang persediaan yang bisa dijadikan referensi.
atau Anda bisa klik link ini untuk download:
Prosedur Operasional Stock Opname
Pelaksanaan kegiatan stock opname membutuhkan prosedur operasional yang terstruktur dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan tersebut bisa berjalan lancar.
Selain itu, pelaksanaan kegiatan stock opname yang baik juga bertujuan agar tidak mengganggu pengiriman barang ke konsumen dan aktivitas produksi.
Nah, berikut ini adalah rangkaian prosedur untuk kegiatan stock opname.
1. Membentuk tim
Prosedur pertama yaitu perusahaan harus membentuk tim khusus untuk pelaksanaan stock opname. Tim ini harus terdiri dari minimal 1 koordinator, 1 admin, dan 1 kepala gudang.
2. Memberitahu jadwal stock opname
Prosedur kedua yaitu perusahaan sebaiknya memberitahu ke distributor atau agen jika ada jadwal untuk stock opname.
Hal ini bertujuan agar agen atau distributor tersebut tidak mengirimkan barang selama kegiatan stock opname berlangsung.
Selain memberitahu kepada agen dan distributor, perusahaan juga perlu menginformasikan kegiatan ini kepada supplier agar tidak mengirim bahan baku atau barang pada saat pelaksanaan stock opname.
4. Input data ke sistem
Prosedur selanjutnya yaitu melakukan input data ke sistem inventory management atau aplikasi oleh tim yang bertugas sebelum data persediaan dipatenkan.
5. Petugas mencetak count tag
Prosedur yang terakhir yaitu petugas harus mencetak count tag yang berisi sejumlah informasi, seperti nama barang, jumlah, tipe barang, jenis kemasan, lokasi barang, satuan, serta tanda tangan staf gudang.
Kelola Stok Persediaan Barang Jadi Lebih Mudah dengan Mekari Jurnal!
Untuk melakukan penghitungan stok barang lebih cepat dan mudah dengan sistem POS atau aplikasi akuntansi.
Penghitungan dengan sistem POS lebih mudah karena mampu mengumpulkan data barang dan transaksi dari setiap toko maupun gudang.
Setiap proses checkout konsumen baik online atau offline, produk yang dibeli secara otomatis akan dihapus dari stok yang terdaftar. Setelah itu seluruh data stok langsung diperbaharui, sehingga Anda tidak perlu menginput satu persatu.
Jurnal memiliki aplikasi stok barang yang berguna untuk mendata persediaan dan pehitungan barang. Bisnis Anda akan sangat terbantu dengan Jurnal.
Fitur aplikasi stok gudang membantu Anda dalam menghitung jumlah barang yang dimiliki di setiap gudang. Setiap perubahan data yang dilakukan juga akan otomatis mengubah seluruh data yang ada.
Selain itu data ini pun akan langsung masuk ke dalam laporan keuangan.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Nah, demikianlah penjelasan lengkap tentang apa itu berita acara stock opname serta contoh berita acara stock opname barang persediaan. Gunakan aplikasi persediaan untuk kemajuan bisnis Anda sekarang juga.
Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
