Cara Mengelola Stok Barang di Gudang, Ini Tipsnya!

Bagaimana cara mengelola stok barang di gudang secara lebih praktis? Simak penjelasan berikut di Blog Mekari Jurnal!

Mendirikan sebuah bisnis pasti akrab sekali dengan proses mengelola stok barang baik bahan baku maupun produk yang dihasilkan.

Mengelola stok barang dalam jumlah yang kecil mungkin masih mudah dilakukan.

Anda dapat dengan gampang melacak barang apa yang dibeli, dijual, menyusut atau bahkan hilang.

Namun lain halnya apabila jumlah barang semakin meningkat hingga mencapai angka ribuan, ditambah untuk mengelola barang di gudang berbeda.

Jika sudah menyentuh angka yang rumit dibutuhkan cara mengelola stok barang yang lebih baik dan lebih serius lagi, dan penggunaan aplikasi stok barang bisa jadi solusinya.

Karena jika tidak, kemungkinan hal-hal seperti kelebihan atau kekurangan barang, kehilangan barang serta terganggunya jadwal pengiriman akan terjadi dan lebih sulit untuk diatasi.

Manfaat Mengelola Stok Barang Gudang

Pengelolaan stok barang yang tidak baik akan menghasilkan keuntungan yang tidak maksimal.

Menurut SBA (Small Business Administration – organisasi pemerintah Amerika Serikat yang mendukung pengusaha dan usaha kecil) menyatakan bahwa manajemen stok barang yang buruk adalah pembunuh UKM terbesar ke-4.”

Namun apabila Anda mengelolanya dengan baik, Anda dapat memperkirakan jumlah barang yang harus dipesan atau diproduksi untuk periode penjualan selanjutnya serta menekan risiko adanya kelebihan barang sehingga Anda tidak mengalami kerugian.

Berbicara tentang jadwal produksi, tentu saja di dalam gudang ada istilah Sistem Manajemen Gudang atau Warehouse Management System.

Artinya adalah suatu tatanan untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan kepada para peminta atau pelanggan pada waktu spesifik dan jumlah yang tepat. Manfaat dari sebuah manajemen gudang antara lain:

1. Menjaga kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan.
2. Penataan logistik dan peralatan.
3. Peningkatan pelayanan distribusi.
4. Menyediakan data dan informasi yang akurat, aktual, dan akuntabel.
5. Memudahkan akses dalam pengendalian dan pengawasan.
6. Menertibkan proses administrasi.

Tonton video di bawah ini bagaimana PT. Permata Berlian Perkasa, perusahaan yang bergerak di bidang importir dan distributor menjawab tantangan pengelolaan inventaris dengan menggunakan software Mekari Jurnal.

Cara Mengelola Stok Barang di Gudang

Berikut ini adalah cara yang bisa Anda lakukan untuk mengelola stok barang di gudang secara praktis:

1. Memiliki gudang penyimpanan yang cukup

Ketika Anda ingin mengatur dan mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda telah menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan stok barang tersebut.

Meskipun bisnis Anda terbilang masih kecil, namun sebaiknya Anda sudah menyiapkan tempat khusus tersebut untuk menimbun stok barang.

Jika memang belum memadai, maka Anda bisa menggunakan sebuah etalase, rak gudang, atau memanfaatkan barang bekas seperti kardus untuk menyimpan persediaan barang dagangan.

Permudah pengelolaan inventori dan stok barang dengan Jurnal. Coba gratis Jurnal sekarang!

2. Buat dan catat daftar stok

Ketika Anda ingin memulai untuk mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda sudah menugaskan setidaknya satu orang khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan segala jenis pencatatannya, seperti mencatat stok barang masuk dan stok barang keluar.

Dalam hal mengumpulkan data, seseorang yang bertanggung jawab mencatat dapat dibantu dengan sebuah program inventory agar pencatatan yang dihasilkan lebih akurat.

Data merupakan hal penting yang harus dimiliki dalam proses pengelolaan stok barang.

Dengan data Anda dapat melakukan pengontrolan, pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan untuk pengelolaan stok barang yang berkelanjutan.

Selain itu, Anda juga dapat mengetahui terlebih dahulu data dari periode sebelumnya, lalu menentukan target pemasaran serta ramalan atau forecast penjualan pada periode saat ini.

Beberapa perusahaan distributor atau produsen sekalipun sudah menggunakan sistem pre-order dan data pesanan yang masuk akan dijadikan sebagai landasan untuk menentukan angka persediaan.

Catatlah seluruh data secara lengkap dan akurat baik secara tradisional melalui formulir atau secara digital menggunakan aplikasi.

Baca juga: Cara Melakukan Inventory Control yang Tepat Bagi Usaha, Ini Tipsnya!

3. Membuat forecast persediaan barang dan jadwal stok

Setelah mengumpulkan data input dan output barang, maka langkah selanjutnya adalah membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang.

Anda bisa memulai dari jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode ini.

Hal ini bukan tahap yang mudah apalagi jika Anda memiliki penjualan produk dengan jenis yang bermacam-macam, karena Anda harus menentukan jumlah per item yang ada.

Perhitungan tersebut akan menjadi lebih mudah jika bisnis Anda dibantu dengan sebuah sistem manajemen penjualan dan inventaris yang tepat.

Melalui sistem tersebut, maka Anda dapat membuat manajemen persediaan barang secara ringkas dan lengkap, mulai dari pengurangan, penambahan, dan pemindahan stok dapat dikontrol dengan lebih baik.

Selanjutnya buat jadwal untuk menentukan kapan sebaiknya Anda melakukan pembelian. Forecast persediaan dan jadwal stok barang akan memudahkan Anda untuk  menghitung budget persediaan dalam periode tertentu.

Kini, pencatatan jumlah minimum stok barang dapat melakukan pada software akuntansi Mekari Jurnal dengan fitur Stock Buffer.

Fitur ini juga terdapat pada laporan persediaan barang pada software akuntansi Jurnal, di mana datanya dapat ditarik secara langsung berdasarkan produk yang jumlahnya telah ada pada batas minimum.

Hal ini dapat memudahkan Anda ketika akan melakukan pemesanan stok barang.

Selain itu, data pada software akuntansi Jurnal telah tersimpan secara terpusat dan real-time sehingga pengusaha maupun karyawan dapat bekerja secara mandiri dan efisien tanpa harus saling menunggu informasi mengenai stok barang yang akan segera habis dan dapat melakukan pemesanan stok barang, sehingga mengurangi risiko pemesanan secara dobel.

4. Buat kode pada setiap produk

Berikan kode pada setiap barang terlebih lagi jika Anda menyediakan banyak barang dengan bermacam warna, motif atau model.

Kode ini akan membantu Anda mengenali dan menyebutkan jenis barang secara spesifik dengan waktu yang lebih singkat.

Penggunaan kode juga mempermudah Anda mengelompokkan peletakan barang di gudang.

5. Pisahkan stok lama dan baru

Layaknya keuangan, mencampur aduk stok barang juga akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan.

Pisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah perhitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual dan sebaiknya keluarkan stok lama terlebih dahulu untuk mengurangi risiko kerugian.

Baca juga: Perbedaan Metode Persediaan Stok Barang FIFO, LIFO, dan Average

6. Lakukan pengecekan sebelum barang disimpan

Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa Anda selalu melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak gudang.

Pengecekan ini bisa dilakukan sebelum pemberian kode agar Anda bisa mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam tumpukan stok barang.

Pengecekan ini juga bisa membantu untuk mengetahui barang mana yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya.

Khusus untuk barang-barang yang cacat, Anda bisa mengumpulkannya ke dalam satu tempat lain dan jangan lupa pula untuk memberikan tanda atau catatan kecil mengenai keterangan cacat.

Baca juga: Kenali Apa Itu Inventory Management System dan Metode Penggunaan

Kenapa Harus Mengelola Stok Barang dengan Bantuan Software?

Mengelola stok barang bukan hal yang mudah. Terlebih lagi jika ditambah dengan bagian-bagian kecil yang sering luput serta angka-angka yang cukup rumit.

Tentu akan sangat merepotkan jika harus menggunakan cara manual. Sebaiknya Anda menggunakan software yang secara otomatis mengakomodasi seluruh kegiatan pengelolaan stok barang.

Di bawah ini dapat dilihat berbagai masalah yang kerap terjadi dalam mengelola stok berikut juga dengan solusi yang didapatkan jika mengelola stok barang dengan baik.

Mengingat tugasnya yang cukup banyak, setidaknya software yang digunakan dalam manajemen stok barang harus mempunyai beberapa fitur ini.

1. Fitur Stok Barang
2. Fitur Penjualan dan Pembelian
3. Manajemen Aset
4. Integrasi dengan program POS

Mengelola Stok Barang Lebih Mudah dan Praktis dengan Jurnal

Mekari Jurnal adalah salah satu software yang dapat diandalkan untuk mengelola stok barang secara mudah dan praktis. Apa saja yang menjadi keunggulan Jurnal?

1. Fitur lengkap mulai dari penyimpanan daftar stok, perhitungan stok, fitur multi gudang dan lain sebagainya.
2. Terintegrasi dengan pengelolaan akuntansi sehingga setiap pencatatan akan otomatis masuk ke dalam laporan keuangan.
3. Terintegrasi dengan 5 aplikasi POS.
4. Mudahnya download template laporan keuangan excel
5. Data dapat diakses secara realtime sehingga mampu memonitor pergerakan stok kapan pun dan di mana pun.
6. Mendapatkan pemberitahuan jika stok akan segera habis yang memastikan stok selalu cukup.
7. Dapat mengetahui produk terlaris sehingga dapat mengoptimalkan keuntungan.
8. Mampu memonitor jumlah stok dari waktu ke waktu.
9. Pencatatan yang akurat.
10. Dapat melakukan konsinyasi dari satu gudang ke gudang lain dengan mudah
11. Sertifikasi ISO/IEC 27001 menjamin keamanan dan kerahasiaan semua data sesuai standar internasional.

Jurnal adalah software yang mengatasi berbagai permasalahan stok barang Anda.

Untuk info lebih lanjut mengenai aplikasi stok barang dan aplikasi gudang dari Jurnal yang memudahkan Anda dalam mengelola stok barang, temukan berbagai fitur lainnya di sini.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Jadwalkan demo ke Sales Jurnal Sekarang!

Itulah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengelola stok barang gudang.

Penggunaan aplikasi stok barang dan aplikasi gudang tentu sangat membantu pengelolaan stok barang. Semoga bermanfaat!