Banyaknya jenis biaya yang dikeluarkan baik secara teratur ataupun tidak teratur membuat perusahaan mengalami masalah efektivitas dan efisiensi biaya overhead yang sudah dikeluarkan. Karena itulah diperlukan strategi untuk mengontrol biaya overhead secara baik.
Biaya overhead adalah istilah yang digunakan untuk menyebut pengeluaran tidak terduga.
Menentukan pengeluaran tidak terduga bukanlah hal yang mudah, mengingat kompleksnya siklus produksi dalam perusahaan manufaktur.
Selain itu, coba Anda pikirkan apakah Anda dapat membedakan listrik dalam satu bulan di perusahaan yang masuk dalam produksi, komputer, lampu, dan peralatan lainnya, sulit bukan?
Tidak heran jika kita mendengar ada perusahaan yang mengalami kerugian karena kesulitan melacak atau tidak bisa mengontrol biaya yang dikeluarkan.
Untuk itu Anda perlu membuat langkah yang tepat untuk mengontrol biaya overhead di perusahaan Anda.
Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Mekari Jurnal bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal sekarang!
Tips Mengontrol Biaya Overhead
Di bawah ini adalah beberapa tips atau cara mengontrol biaya overhead dengan tepat yang bisa Anda coba:
1. Identifikasi Semua Biaya Overhead
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengidentifikasi seluruh biaya overhead yang ada pada perusahaan.
Catatlah dengan rapi setiap beban pada laporan keuangan dan lembar anggaran, selain itu, Anda juga dapat membuat laporan kegiatan produksi.
Kemudian, pisahkan antara biaya produksi dan biaya overhead.
Dari kelompok biaya overhead tersebut, pisahkan lagi berdasarkan fungsinya seperti pemasaran, administrasi, SDM, dan lain sebagainya.
Langkah pertama ini mungkin terlihat sangat ribet untuk dibayangkan.
Namun, percayalah ini hanya akan ribet di awal, selanjutnya Anda hanya perlu menyesuaikan masing-masing biaya yang ada.
Dengan mengidentifikasi setiap biaya yang ada, akan memudahkan Anda untuk mengontrol atau mengendalikan biaya overhead – mana yang harus dikurangi, dipertahankan atau dihilangkan.
2. Bekerja Sama dengan Kepala Divisi/Bagian
Bekerja sama dengan kepala divisi atau bagian akan membantu Anda untuk mengontrol dan mengendalikan biaya overhead.
Kepala divisi atau manajer merupakan pihak yang paling mengetahui kegiatan divisi mereka masing-masing.
Mintalah kepala departemen atau manajer untuk mengajukan anggaran di setiap awal tahun.
Selanjutnya Anda dapat mengevaluasi apakah biaya yang ada diperlukan atau tidak, efektif atau tidak.
Setelah itu, Anda juga dapat meminta bantuan kepada divisi atau manajer bagian untuk mencari cara mengurangi biaya tanpa mengorbankan produktivitas, efisiensi dan kualitas.
3. Buatlah Sistem Pembelian
Maksud dari langkah ketiga ini yakni Anda perlu membuat sistem atau alur pembelian.
Pilih dan tetapkan satu orang yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui pembelian.
Sehingga orang tersebut dapat melihat semua biaya yang dianggarkan atau direncanakan.
Sebelum menyetujui pembayaran biaya-biaya yang ada, Anda dapat menyeleksi biaya yang dibutuhkan atau melakukan penawaran atas pembelian agar dapat menekan pengeluaran.
Dengan demikian biaya overhead akan lebih terkontrol.
4. Menetapkan Tarif yang Berbeda untuk Setiap Divisi
Dengan menetapkan tarif yang berbeda untuk setiap divisi atau departemen, maka perhitungan biaya overhead menjadi lebih efisien.
Setiap divisi sudah membuat rencana anggaran, selanjutnya tugas Anda mencocokan antara anggaran dan realisasi terhadap biaya yang ada.
Dari informasi tersebut, Anda dapat mengendalikan biaya untuk periode selanjutnya.
Selain itu, setiap divisi atau bagian juga akan lebih bertanggung jawab terhadap pengeluaran yang dikeluarkan.
Untuk memudahkan Anda menghitung dan mengelola semua biaya yang terjadi dalam perusahaan, Anda dapat menggunakan bantuan software akuntansi seperti Jurnal.
Jurnal memiliki fitur pembiayaan, di mana Anda dapat mengatur semua biaya yang ada pada bisnis Anda, mengelola biaya, melacak bukti pembayaran, menjadwalkan pembayaran berulang, dan melihat kategori biaya menjadi mudah.
Selain fitur pembiayaan, Jurnal juga memiliki fitur-fitur lain yang dapat membantu Anda mengelola keuangan perusahaan.
Tertarik untuk mencoba Jurnal? Hubungi kami untuk konsultasi sekarang juga!
