Mencegah dan Memperbaiki Kesalahan Pembukuan Perusahaan dengan Suspense Account

Pada dunia keuangan bisnis, suspense account merupakan bagian dari pengelolaan entri pembukuan keuangan yang meragukan dan perlu ada tindakan lanjut berupa analisis dan identifikasi untuk mengklasifikasikan komponen transaksi tersebut.

Dalam implementasinya, manajer keuangan dapat menggunakan rekening perusahaan untuk menjadi ruang penyimpanan dana sementara untuk proses transaksi yang belum sepenuhnya selesai.

Selain itu, dalam bidang pengelolaan keuangan bisnis lainnya, metode ini akan sedikit berbeda penggunaannya, menyesuaikan dengan bidang keuangan tersebut. Namun, pada dasarnya memiliki fungsi yang hampir sama.

Seringkali Anda melakukan kesalahan dalam membuat pembukuan akuntansi sederhana yang menyebabkan saldo debit dan kredit dalam laporan neraca (balance sheets) tidak seimbang.

Salah satu cara untuk mencegah dan memperbaiki kesalahan dalam penyusunan persamaan dasar akuntansi ini adalah dengan menggunakan suspense account.

Apa Itu Suspense Account?

Suspense account adalah salah satu akun dalam general ledger yang fungsinya menyimpan sementara setiap transaksi yang mengandung unsur ketidakpastian.

Setelah staf akuntan memeriksa dan berhasil menjelaskan akun yang benar, maka sejumlah nilai dalam suspense account akan dialihkan ke dalam akun yang benar.

Pencatatan ini dapat berada di posisi debit atau kredit. Dengan menggunakan akun ini maka kesalahan dalam membuat pembukuan perusahaan dapat diminimalisasi atau bahkan tercegah.

Mengutip dari ACCA (the Association of Chartered Certified Accountants), suspense account dapat dibuat dengan efektif dengan menggunakan:

• Akuntan atau staf keuangan yang mengakui jumlah transaksi secara langsung ke dalam suspense account sebagai bagian dari entri jurnal manual.
• Software akuntansi dengan sistem yang terautomasi untuk dapat menyeimbangkan akun entri jurnal yang sebelumnya tidak seimbang.

Permudah Pengelolaan Keuangan Bisnis dengan Sistem Automasi Mekari Jurnal. Coba Sekarang untuk Tingkatkan Pertumbuhan Bisnis Anda Lebih Efektif dan Cepat!

Menarik, Saya Ingin Konsultasi Sekarang!

Kapan Suspense Account Digunakan?

Berikut beberapa kondisi yang membuat Anda menggunakan suspense account:

1. Ketika Mempersiapkan Neraca Saldo

Ketika jumlah debit dan kredit dalam Neraca Saldo tidak seimbang, masukkan perbedaan jumlahnya ke dalam Suspense Account sementara sampai Anda mengidentifikasinya.

Buat daftar suspense account di bawah akun “Aset Lainnya” di neraca saldo Anda.

Setelah Anda melakukan koreksi, tutup suspense account agar tidak lagi menjadi bagian dari Neraca Saldo.

2. Menerima Pembayaran Kredit

Anda mungkin menerima pembayaran sebagian dari nilai kredit yang Anda berikan ke pelanggan dan tidak yakin faktur mana yang mereka bayar.

Masukkan nilai pembayaran yang sudah diterima dalam akun sampai Anda menghubungi pelanggan.

Ketika Anda sudah menemukan faktur yang sesuai, tutup akun dan pindahkan jumlahnya ke akun yang benar.

3. Tidak Mengetahui Dari Siapa Pembayaran Dilakukan

Anda mungkin menerima pembayaran tetapi tidak yakin dari pelanggan mana yang melakukan pembayaran.

Jika Anda tidak tahu siapa yang melakukan pembayaran, lihat faktur pelanggan Anda yang terkesan “luar biasa” (outstanding) dan temukan yang mana yang cocok dengan jumlah pembayaran.

Hubungi pelanggan untuk memverifikasi bahwa itu adalah pembayaran dari mereka.

Baca juga: Template Pembukuan Excel yang Bisa Anda Contoh dan Download

4. Ketika Anda Tidak Tahu Cara Mengklasifikasikan Suatu Transaksi

Anda adalah pemilik bisnis kecil dan tidak mempunyai profil sebagai akuntan. Terkadang, Anda mungkin tidak tahu cara mengklasifikasikan suatu transaksi.

Jika Anda tidak yakin tentang di mana harus mengalokasikan transaksi, buat akun suspend untuk mengalokasikan transaksi yang Anda tidak yakin dan bicarakan dengan akuntan Anda.

Apa Pentingnya Suspense Account dalam Pembukuan Perusahaan?

Pada dasarnya, fungsi dan tujuan penggunan metode ini adalah untuk menjaga entri pembukuan dari transaksi keuangan yang ambigu, aneh, dan tidak normal.

Kemudian akun ini akan berguna sebagai tempat penyimpanan sementara hingga transaksi yang sedang di analisis telah teridentifikasi dengan benar.

Oleh karena itu, perusahaan yang dapat menerapkan metode entri ini dengan baik, dapat terbesar dari kesalahan yang dapat menyebabkan saldo dalam laporan keuangan menjadi tidak berimbang.

Contoh Kasus Penggunaan Suspense Account

Agar Anda tidak bingung dalam menerapkan suspense account dalam pembukuan perusahaan, berikut adalah gambaran contoh nyatanya:

1. Pelanggan Melunasi Piutang Perusahaan Sebesar Rp 1.000.000.

Namun, pelanggan tidak memberikan faktur yang berisikan detail transaksi apa saja yang dia bayar.

Maka staf akuntan akan menjurnal sebagai berikut.

Ketika staf akuntan sudah menghubungi pelanggan terkait dan mengidentifikasi transaksi apa saja yang sudah dilunasi pelanggan, barulah staf akuntan menghapus suspense account dengan jurnal sebagai berikut.

2. Vendor Mengirimkan Invoice Sebesar Rp 2.500.000 untuk Pembelian Bahan Baku Secara Kredit.

Namun, akuntan belum bisa memastikan bagian departemen mana yang memesan barang baku tersebut.

Maka, untuk sementara waktu staf akuntan menjurnal sebagai berikut.

Setelah mendapatkan konfirmasi, ternyata departemen perakitan yang memesan dan berhak untuk ditagih.

Maka, staf akuntan langsung menjurnal sebagai berikut.

Baca juga: Ketahui Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan Excel

Tinjau setiap item dalam suspense account secara berkala dengan tujuan memindahkan transaksi ke akun yang tepat sesegera mungkin.

Jika tidak, jumlah dalam saldo akun akan terus tertumpuk hingga proporsi yang cukup besar.

Hal ini dan mempersulit proses identifikasi dan semakin membebani pencatatan dan pelaporan di bulan berikutnya.

Dengan demikian, harus dilakukan peninjauan saldo harian atau mingguan dalam suspense account yang digunakan oleh pengontrol, staf akuntan sebagai alat bantu untuk investigasi atau pengidentifikasian yang sedang berlangsung.

Kesimpulan

Melalui suspense account, Anda bisa meminimalisasi bahkan memperbaiki kesalahan-kesalahan pembukuan perusahaan khususnya dalam Laporan Neraca.

Karena pelaporan keuangan secara akurat dan reliabel sangatlah dibutuhkan demi menjaga kepercayaan investor dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

Ditambah dengan menggunakan Mekari Jurnal, proses pembukuan dan pelaporan perusahaan akan semakin mudah.

Mekari Jurnal adalah software akuntansi terbaik yang memberikan berbagai fitur unggulan sebagai solusi untuk mengatasi berbagai masalah akuntansi secara lengkap dan komprehensif.

Saya Ingin Berkonsultasi dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

Daftarkan perusahaan Anda sekarang dan dapatkan free trial dari kami untuk mengeksplorasi berbagai fitur unggulan yang terdapat di Mekari Jurnal.

Rasakan pengalamannya untuk pertama kali dan tingkatkan pertumbuhan perusahaan Anda dari sekarang!