Cara Mengelola dan Menagih Piutang Secara Efektif

Bagaimana cara mengelola dan menagih piutang secara efektif? Temukan jawabannya di artikel Blog Mekari Jurnal!

Piutang adalah salah satu jenis aktiva dalam sebuah perusahaan.

Piutang timbul karena adanya penjualan barang atau jasa yang dilakukan berdasarkan kredit.

Dengan kata lain, piutang merupakan utang dari pihak lain berupa uang akibat dari pembelian jasa/produk yang mereka lakukan secara kredit.

Dalam sudut pandang akuntansi piutang merupakan tuntutan perusahaan kepada pihak eksternal yang diharapkan akan diselesaikan dengan cara penerimaan jumlah uang tunai yang sesuai.

Merupakan hal yang biasa jika sebuah perusahaan memiliki piutang karena pada kenyataannya banyak pelaku usaha yang menerapkan kebijakan pembayaran kredit.

Meskipun sebenarnya lebih baik untuk melakukan penjualan secara tunai, tetapi piutang ternyata juga dapat meningkatkan keuntungan bisnis.

Alasan menerapkan kebijakan piutang pun sangat banyak, salah satunya karena daya beli konsumen yang terbatas.

Dengan adanya piutang diharapkan konsumen masih tetap membeli atau mengonsumsi produk atau jasa yang Anda tawarkan, sehingga penjualan akan tetap berjalan.

Namun, dalam praktiknya tentu saja tidak semudah yang dibayangkan.

Sering kali terjadi piutang yang macet atau tidak tertagih di mana hal tersebut akan menyebabkan risiko untuk kemajuan perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan harus membuat dan melakukan prosedur-prosedur yang baik dan benar terkait dengan cara mengelola dan menagih piutang.

Pastikan Anda Sudah Pakai Aplikasi Jurnal! Software Akuntansi Online Terpercaya!

Cara Mengelola Piutang Agar Efektif

Salah satu cara untuk mencegah piutang yang macet atau tidak tertagih yaitu dengan mengelola piutang dengan baik dan efektif.

Lalu bagaimana cara mengelola piutang yang efektif? Berikut tips yang dapat Anda gunakan:

1. Membuat Daftar Khusus Piutang

Langkah pertama yang dapat Anda lakukan sebagai cara untuk mengelola piutang adalah membuat daftar khusus piutang.

Rencanakan jumlah dan pengumpulan piutangnya.

Buatlah daftar piutang dengan rinci, setidaknya meliputi informasi seperti nama, tanggal piutang, tanggal jatuh tempo, jumlah terutang, alamat dan kontak yang dapat dihubungi untuk menagih.

2. Pengendalian Piutang

Kendalikan piutang perusahaan Anda dengan beberapa cara di bawah ini:

Menyaring pelanggan mana yang dapat memperoleh piutang.
Menentukan risiko kredit.
Menentukan return atau potongan-potongan kredit.
Menetapkan ketentuan untuk menghadapi piutang yang menunggak.
Melaksanakan administrasi yang berhubungan dengan penarikan kredit.

3. Menghitung Perputaran Piutang

Untuk menilai efisiensi pengumpulan piutang, Anda dapat menghitung perputaran piutang.

Perputaran piutang adalah lamanya atau periode waktu dari dana piutang tersebut.

Jika rata-rata waktu pengumpulan piutang lebih lama dibandingkan dengan batas pembayaran maka artinya pengumpulan piutang yang Anda/perusahaan lakukan kurang efisien.

Cara Mengatasi Piutang Tak Tertagih

Seringkali perusahaan juga mengalami kegagalan dalam mengelola piutangnya, biasanya perusahaan kecolongan piutang menjadi tidak tertagih dan melewati jatuh tempo yang sudah ditetapkan.

Karena piutang masih merupakan hak perusahaan, maka Anda dapat mengatasinya dengan cara berikut:

a. Melakukan penagihan dengan cara agresif

Maksud dari cara ini yakni Anda dapat menagih piutang dengan cara menghubungi pelanggan atau konsumen secara terus menerus baik melalui via telepon ataupun email untuk mengingatkan bahwa utang mereka sudah mendekati jatuh tempo.

Jika sampai tidak tertagih maka Anda juga dapat mendatangi langsung ke perusahaan atau rumah dari pelanggan yang bersangkutan.

b. Menerapkan kebijakan kredit ketat

Kebijakan kredit ketat dapat diterapkan dengan cara mempersingkat jangka waktu jatuh tempo.

Jika sebelumnya waktu jatuh tempo selama 30 hari untuk semua konsumen maka untuk mencegah piutang tak tertagih, Anda dapat memperpendek jangka waktu pembayaran selama 3 minggu atau 2 minggu saja.

Lebih ekstrim, mungkin Anda dapat membuat kebijakan hanya melayani pembelian secara tunai saja.

Penerapan pengelolaan piutang dan cara mengatasi piutang memang ampuh untuk mengatasi masalah Anda.

Namun, Anda juga harus memperhatikan dan memperhitungkan faktor-faktor lain yang memengaruhi.

Hal ini karena kebijakan piutang nantinya akan berpengaruh terhadap penjualan di mana juga akan berpengaruh dengan pendapatan dan laba-rugi perusahaan.

Jurnal merupakan software akuntansi terbaik yang dapat membantu Anda mengelola utang piutang dengan mudah. Di mana, Anda dapat mengatur batas minimal piutang yang akan diberikan kepada pelanggan.

Cara Mengelola Piutang dengan Atur Siklus Konversi Piutang Anda

Membangun sistem piutang secara efisien bisa menjadi langkah yang krusial bagi jalannya kegiatan bisnis Anda.

Jelas bagi Anda seorang pebisnis tidak mau modal yang ditanam terbuang sia-sia, baik dikarenakan pengalokasian dana atau kas yang kurang jelas atau rendahnya manajemen terhadap working capital bisnis Anda.

Sedangkan keberadaan salah satu unsur working capital dalam laporan keuangan yang memegang peran penting yakni akun piutang terkadang “disebelahmatakan.”

Anda sebagai pebisnis yang memberikan kredit kemungkinan mempunyai goal yang berbeda dengan pelanggan yang menerima kredit.

Pernyataan tersebut diutarakan oleh Jennifer Hall, spesialis treasury management di Associated Bank pada laman web sbnonline.com (2012).

Kemudian Hall menambahkan bahwa jenis konflik antara kreditur dan debitur tak lain dan tak bukan adalah seperti ini; “Anda sebagai kreditur ingin menerima piutang secepat mungkin, sedangkan pelanggan sebagai debitur ingin terus menunda pembayaran selama mungkin.

Maka menurut Hall, Anda sebagai kreditur harus memikirkan dan memberikan solusi yang tepat dan bisa diterima oleh debitur sembari tetap mempertahankan keinginan Anda, meminimalisir waktu menunggu piutang yang akan Anda terima.”

Seberapa cepat piutang Anda dibayarkan akan sangat memengaruhi stabilitas arus kas bisnis Anda.

Karena semakin cepat Anda mengumpulkan piutang, khususnya piutang yang pelunasannya diprediksi akan tertunda (outstanding), semakin efektif kas yang dipungut untuk berbagai kebutuhan bisnis Anda, seperti ekspansi, pembayaran gaji, dan biaya-biaya lainnya.

Perlu diingat, semakin besar nilai piutang bisnis Anda yang bersifat outstanding, maka akan memengaruhi stabilitas arus kas Anda sehingga bisa menyebabkan keterlambatan untuk membayar berbagai kebutuhan bisnis Anda.

Ada banyak cara untuk mengelola dan memperkecil risiko piutang bisnis Anda. Pada artikel sebelumnya, sudah dijelaskan cara menghitung dan membuat anggaran piutang sederhana.

Namun, di artikel ini akan memberikan penjelasan tambahan mengenai pentingnya mengatur siklus konversi piutang (Recevables Conversion Cycle) Anda.

Berikut lima cara agar siklus konversi piutang Anda terjaga dengan baik.

Buat Transaki Penjualan Kredit Anda Mudah Dilaksanakan

Satu hal yang paling penting adalah atur agar produk yang Anda jual secara kredit mudah untuk dijual.

Dalam artian, transaksi penjualan kredit harus diatur secara akurat, mudah, dan cepat.

Tinjau Lebih Dalam Fungsi Customer Service Anda

Maksimalkan fungsi Customer Service Anda agar bisa melayani berbagai pertanyaan dan masalah lainnya terkait transaksi penjualan kredit sehingga transaksi penjualan semakin efektif dan memungkinkan turunnya siklus konversi piutang.

Tinggalkan Proses Pelaksanaan Transaksi yang Kuno

Hindari pemesanan melalui surat atau hal serupa yang berbau tradisional karena akan memperlambat proses transaksi pembayaran dan membuat pelanggan menjadi enggan untuk bertransaksi lebih lanjut hingga berujung meningkatkan siklus konversi piutang Anda.

Segera Kirim Faktur dalam Waktu 1 x 24 Jam

Tidak lupa untuk mengatur agar pengiriman produk yang sudah dipesan dikirim secara tepat waktu.

Usahakan agar pengiriman faktur dilakukan dalam 1 x 24 jam karena pelanggan sangat jarang atau bahkan tidak akan melakukan pembayaran sampai faktur benar-benar diterima.

Perhatikan Desain Faktur Anda

Cara mengelola piutang selanjutnya adalah buat desain faktur yang sederhana.

Karena faktur yang terlihat kompleks akan menghabiskan banyak waktu untuk dicatat, memperlambat sistem pembayaran transaksi kredit, dan dimungkinkan akan membuat poin utama informasi yang termuat dalam faktur menjadi kabur.

Tidak peduli seberapa sehat kondisi penjualan bisnis Anda, jika proses pengumpulan piutang usaha Anda tidak efisien akan memperlambat pertumbuhan bisnis Anda kedepannya.

Menetapkan Timeline Jadwal Secara Tepat

Ketika Anda mengirimkan faktur untuk penjualan kredit, perjelas persyaratan seperti biaya bunga, denda keterlambatan, dan tenggat waktu pelunasan untuk akun piutang.

Ini tidak hanya untuk memastikan bahwa debitur Anda membayar tepat waktu, tetapi juga mencegah terjadinya kredit macet.

Saat menetapkan timeline, sebisa mungkin jaga dan atur waktu penagihan yang singkat.

Tujuan utamanya adalah menyelesaikan transaksi sedini mungkin.

Pada saat yang sama, menetapkan timeline secara jelas juga akan memastikan bahwa Anda membayar utang tepat waktu.

Kondisi keuangan Anda akan terlihat lebih siap ketika jatuh tempo pelunasan utang tiba.

Membuat Kebijakan Kredit

Saat Anda mempertimbangkan untuk membuat kebijakan kredit untuk perusahaan Anda, ingatlah faktor-faktor berikut ini:

a. Siapa debitur perusahaan Anda. Periksa track record debitur dari database debitur perusahaan untuk melihat siapa saja debitur yang tertib dan yang suka menunggak pembayaran piutang.

b. Berapa plafon kredit yang diberikan. Hal ini bergantung pada seberapa baik kinerja modal kerja Anda.

c. Berapa lama jangka waktu kredit. Buat daftar umur piutang mulai dari 15 hari. Anda dapat memutuskan untuk memperpanjangnya berdasarkan standar perusahaan dan hubungan dengan debitur Anda.

Gunakan Software yang Mengotomatisasi Transaksi sebagai Cara Mengelola Piutang

Pelacakan transaksi utang-piutang bisa jadi sangat merepotkan terutama ketika Anda melakukannya secara manual.

Untuk proses sistematis pelacakan transaksi khususnya utang-piutang harian Anda, gunakan software akuntansi yang bisa mengotomatisasi transaksi.

Transaksi Anda akan dicatat secara realtime dan ini akan memungkinkan Anda untuk menghindari berbagai kesalahan atau gangguan teknis.

Melacak dan mengelola piutang dan utang sangat penting karena tidak hanya untuk menilai efektivitas tetapi juga cara untuk membantu manajemen membuat keputusan keuangan yang lebih cermat.

Pelajari cara mudah kelola keuangan dengan program aplikasi Jurnal

Kelola Utang dan Piutang Perusahaan Menggunakan Software Akuntansi Mekari Jurnal

Mengelola utang dan piutang perusahaan atau bisnis Anda mungkin bisa menjadi pekerjaan yang menantang terutama ketika bisnis Anda sedang berkembang.

Transaksi utang-piutang Anda akan semakin termudahkan dengan menggunakan software akuntansi yang mumpuni.

Maka dari itu, Jurnal sebagai software akuntansi online hadir untuk menjawab solusi permasalahan bisnis Anda salah satunya terkait dengan proses pengumpulan piutang Anda.

Dengan Jurnal, Anda dapat mengelola utang-piutang dengan mudah, mulai dari menentukan batas maksimal utang-piutang, menentukan syarat pembayaran, pengingat piutang dan utang, dan masih banyak lagi.

Jurnal menyediakan fitur-fitur software invoice.seperti invoice reminder, template faktur yang sederhana dan bisa disesuaikan dengan logo perusahaan Anda, dan masih banyak aplikasi keuangan lainnya.

Selain itu, Anda juga dapat mengirimkan email tagihan secara otomatis sebelum atau sesudah jatuh tempo.

Dengan begitu, Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih.

Jurnal juga dilengkapi dengan berbagai fitur yang memudahkan pengelolaan bisnis, mulai dari pembuatan faktur, mengelola aset, stok barang, mempermudah rekonsiliasi, dan masih banyak lagi.

Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!